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    Anmerkung des Herausgebers: Die folgende Übersicht wurde ursprünglich zur Unterstützung einer erweiterten Beratungsaktion mit einer führenden Branchenberatung vorbereitet und bietet einen Rahmen für die Bewertung, Beratung, Überwachung und Verwaltung von Informationen Governance (IG) und eDiscovery-Aufgaben, Projekten und Programmen, die von gezielten IG-Gesundheitschecks reichen zu ganzheitlichen eDiscovery Vendor Management- und Aufsichtsprogrammen. Obwohl diese Beschreibungen und Beispiele nicht allumfassend für potenziell verfügbare Servicemöglichkeiten enthalten, sollen diese Beschreibungen und Beispiele zeigen, wie Anbieter von Rechtstechnologien morgen ihren Umsatz steigern können, indem sie Produktivitätsfähigkeit, die sie bereits heute besitzen, und die Fähigkeit verpacken, die Technologie, Fachwissen und Geschäftsbedürfnisse von Unternehmen und Rechtsabteilungen.

    Ein nicht ausgelasteter Ansatz zur Umsatzsteigerung

    Die Kombination aus Marktgesundheit und übermäßiger Wettbewerbsfähigkeit drängt Anbieter von juristischen Technologieservices weiterhin dazu, Produktisierungsbereiche über Technologiemerkmale und Funktionen hinaus zu untersuchen, um die Umsatzströme zu erhöhen, die Margen zu erhöhen und die Verkaufszyklen zu senken. Eine Produktisierungstechnik, die Anbietern dabei helfen kann, den Umsatz zu steigern, ist die Schaffung von Paketdiensten, die nicht nur die Technologie- und Fachbedürfnisse von Kunden erfüllen, sondern auch die Anforderungen von Unternehmen und Anwaltskanzleien in Planung und Vorhersehbarkeit erfüllen. Diese Paketdienste scheinen einen nicht ausgelasteten, aber wichtigen Ansatz zur Umsatzsteigerung darzustellen.

    Vergleichende Definitionen

    Service: Eine Dienstleistung ist die Erzeugung eines im Wesentlichen immateriellen Nutzens, entweder für sich selbst oder als wesentliches Element eines materiellen Produkts, das durch irgendeine Form des Austauschs einen identifizierten Bedarf erfüllt.

    Packaged Service: Ein Paketdienst ist ein vorkonfigurierter Satz von Aufgaben, die für Kunden über einen bestimmten Zeitraum zu einem Festpreis ausgeführt werden sollen.

    Managed Service: Ein Angebot, das es einer Organisation ermöglicht, die Bereitstellung, den Betrieb und die Verwaltung eines Dienstes auszulagern.

    Das Erstellen von Paketdiensten besteht darin, den Support, der zuvor unter reinen Beratungsmodellen geliefert wurde, in Pakete zu verpacken, die in Bezug auf Aufgaben, Zeitrahmen und Preisgestaltung vordefiniert sind. Paketdienste können Anbietern von juristischen Technologiediensten helfen, die Lücke zwischen traditionellen stündlichen Beratungsangeboten und vollständig verwalteten Diensten zu schließen. Sie können auch eine starke Gelegenheit bieten, zusätzliche Verkaufseinstiegspunkte und potenzielle neue Umsatzströme zu schaffen, indem sie den Zugang zu aktuellen Beratungsangeboten einfacher verständlich, einfacher zu bewerten und einfacher zu kaufen machen.

    Eine Marktchance für Paketdienste

    Viele Anbieter von Datenerkennungs- und Rechtsermittlungsdiensten bieten ein Portfolio an Beratungsangeboten an, die im Rahmen einer traditionellen Beratungsstunde pro Interaktionsmodell oder als Teil einer herkömmlichen eDiscovery-Einzelposten (z. B. Depotbank). Obwohl diese Modelle für sich selbst wettbewerbsfähig sind, gehen sie nicht vollständig auf den gemeinsamen Kaufschwachpunkt ein, die Fähigkeit und Zugänglichkeit für Dienstleistungen zu vordefinierten, vorhersehbaren Kosten bereitzustellen, da die Variablen für Zeit und/oder Volumen immer vorhanden sind. Durch das Erstellen einer vorkonfigurierten Reihe von Aufgaben, die für Kunden über einen bestimmten Zeitraum zu einem Festpreis erledigt werden sollen, könnten viele Anbieter einen Teil ihres aktuellen Beratungsangebots so verpacken, um diesen Kaufschwachpunkt zu beheben und die Variablen zu entfernen, die die Kosten begrenzen Vorhersehbarkeit.

    Vertriebssynergien aus Paketdiensten

    Neben der Bewältigung des Kundkaufs bei vorhersehbaren Preisen würde eine Reihe von Paketangeboten auch dazu dienen, den Verkaufsprozess zu vereinfachen, da die Kommunikation der Aufgaben und des Wertes der verpackten Dienstleistungen von Handelsvertretern durchgeführt werden könnte, die möglicherweise nicht über das erforderliche tiefe Domänenwissen verfügen zur Entwicklung traditioneller Beratungsverträge. Dies würde es ermöglichen, verpackte Dienstleistungen sowohl von beratungsorientierten als auch von vertriebsorientierten Mitgliedern des Teams eines Dienstleisters zu verkaufen, ohne dass die Verwendung von Beratungsvermögen mit hohem Dollar am vorderen Ende der Verkaufsverpflichtungen erforderlich wäre. Definierte Verkaufsmaterialien für verpackte Dienstleistungen können auch auf eine detailliertere Erklärung entwickelt werden als herkömmliche Beratungsverkaufsmaterialien, da die Aufgaben, Zeitrahmen und Leistungen der Angebote vordefiniert sind. Diese granulare Erklärung würde die Vollständigkeit der Darstellung der Leistungsfähigkeit und des Wertes von Angeboten in Verkaufsmaterialien verbessern und den Vertriebs-/Kommunikationszyklus mit potenziellen Kunden entsprechend verringern.

    Packaged Service: Beispiel-Angebotsbeschreibungen

    Im Folgenden finden Sie sechs Beschreibungen von Angeboten, die produziert und als Paketdienste präsentiert werden können, um die Kundenbedürfnisse in den Bereichen Information Governance und elektronische Entdeckung zu erfüllen.

    Paketdienste zur Information Governance (IG)

    IG Health Check Service: Bewertungen von IG-Prozessen und Praktiken, um Unternehmen zu helfen, rechtliche, regulatorische und Normenanforderungen zu verstehen und einzuhalten.

    Forschungsdienst für IG-Aufbewahrungsanforderungen: Identifizierung der Vorschriften, die sich auf die Aufbewahrungs- und Dispositionsanforderungen einer Organisation auswirken, um die Gültigkeit des Aufbewahrungsplans für Aufzeichnungen der Organisation zu bestimmen.

    IG-Dateianalyse/ Defensible Disposition Service: Technologiefähiger Prozess, der Einblicke und Kontrolle über unstrukturierte Daten bietet, Inhalte identifiziert, die keinen weiteren Wert haben oder ein Risiko für die Organisation darstellen, wodurch die Kosten für Speicher, Backup und eDiscovery gesenkt werden.

    Elektronische Discovery (ED) Paketdienste

    ED Health Check Service: Bewertungen von ED-Prozessen und Praktiken, um Unternehmen zu helfen, die Ausführung und das Management von Discovery zu verstehen und zu optimieren.

    ED Request for Information and Proposal Management Service: Entwicklung und Verwaltung von organisatorischen RFI- und RFP-Prozessen, um eine standardisierte, vollständige und kostengünstige Beschaffung von Technologie und Dienstleistungen zu gewährleisten.

    ED Vendor Management and Oversight Service: Management und Überwachung von Technologien und Dienstleistungen aus Anbietern, um Unternehmen bei der Optimierung von Discovery-Investitionen (Zeit und Geld) zu unterstützen.

    Im Folgenden finden Sie außerdem Beispiele, wie diese Servicebeschreibungen auf hoher Ebene in umsetzbare Angebote umgesetzt werden können.

    Paketdienste: Sechs Beispielangebote

    #1: Verpackter IG Health Check Service

    Beurteilungen von IG-Prozessen und Praktiken, um Unternehmen zu helfen, rechtliche, regulatorische und Normenanforderungen zu verstehen und einzuhalten.

    Der IG Health Check Service beinhaltet:

    Bewertung der Richtlinien, Verfahren und Compliance des IG-Programms

    Analyse der Ergebnisse gegen Best Practices

    Entwicklung des Umsetzungsplans und der Strategie

    Zu den Leistungen des IG Health Check Service gehören:

    Faktenfindung und Bewertung (Interviews/Untersuchung)

    Bewertung des Fälligkeitsmodells (Ergebnis/Bericht)

    Risikobewertung der Lückenanalyse (Ergebnis/Bericht)

    Empfehlungen, Umsetzungsplan und Roadmap (Ergebnis/Bericht)

    Präsentation von Kosten/Nutzen für Führungskräfte (Präsentation)

    Der IG Health Check Service kann auf zwei Arten erworben werden:

    Einmaliger Gesundheitscheck (zwei bis drei Wochen)

    Jahresabonnement: Erster Gesundheitscheck+vierteljährliche Updates (12 Monate)

    Packaged IG Health Check Service, der Aufgaben anbietet

    Der verpackte IG Health Check Service kann als einmaliger Check oder als jährlicher Service erworben werden und besteht aus vier Schritten:

    Planung - Schritt 1

    Erklärung der Ziele

    IG-Programm Aktuelle Komponente/Identifikation der Dokumentation

    Identifikation der Interessengruppen des IG-Programms

    Überblick über rechtliche, technische und betriebliche Umgebungen der Organisation

    Bestimmung der zu bewertenden Bereiche

    Bestimmung der Reifegradmodellkriterien

    Meeting starten

    Bewerten - Schritt 2

    Überprüfung aller IG-Komponenten

    Überprüfung des Lebenszyklusmanagements von Datensätzen und Informationen einschließlich:

    Ansätze zur Klassifizierung und Indexierung

    Aufbewahrungs- und Dispositionsverfahren

    Prozesse und Technologien zur Informationsspeicherung

    Zugriffs- und Abrufanforderungen

    Praktiken zur rechtlichen Aufbewahrung

    Reporting - Schritt 3

    Analyse der Ergebnisse

    Identifizierung von Problemen und Gap-Analyse

    Fälligkeitsbewertung

    Empfohlene Lösungen und Umsetzungsstrategie

    Präsentation der Ergebnisse

    Kontinuität - Schritt 4 (nur Jahresabonnement)

    Alle oben genannten Punkte mit vierteljährlichem Check-in zur Bewertung von Verbesserungen und Auswirkungen auf das Fälligkeitsrating

    Empfohlene Strategieänderungen

    #2: Packaged IG Retention Recherche-Service

    Identifizierung der Vorschriften, die sich auf die Aufbewahrungs- und Dispositionsanforderungen einer Organisation auswirken, um die Gültigkeit des Aufbewahrungsplans für Aufzeichnungen der Organisation zu bestimmen.

    Der verpackte Forschungsdienst für IG Retention Requirements

    Definition des Geltungsbereichs der Gerichtsbarkeit (US-Bund und Länder; bis zu 4 weitere Länder)

    Definition des operativen Umfangs für Forschung (Allgemeines Geschäfts- und Branchenspezifisch)

    Forschungs-Services

    Analyse der Forschungsergebnisse zu bestehenden Aufbewahrungsrichtlinien

    Zu den Leistungen des IG Retention Recherche Service gehören:

    Regulatorische Matrix für jedes Land

    Ergebnisse und Empfehlungen (Ergebnisse/Bericht)

    IG Retention Requirements Research Service kann auf zwei Arten erworben werden:

    Einmal-Requirements Check (zwei - drei Wochen)

    Jährliche Refresh der Forschung (Jahresabonnement)

    Packaged IG Retention Requirements Research Service Angebote

    Packaged IG Retention Requirements Research Service kann als einmalige Prüfung oder als jährlicher Zugang erworben werden und besteht aus vier Schritten:

    Planung - Schritt 1

    Erklärung der Ziele

    Überblick über die Aufbewahrungsrichtlinie von

    Verstehen des geografischen Fußabdrucks und der juristischen Körperschaft

    Geschäftsfunktionen innerhalb des Geltungsbereichs verstehen

    Bewerten - Schritt 2

    Führen Sie regulatorische Forschung durch (Anwalt mit umfangreicher Erfahrung in regulatorischer

    Zusammenstellung der Recherche zur regulatorischen Matrix nach Gerichtsbarkeit

    Analyse der bestehenden Aufbewahrungsrichtlinie durchführen

    Entwickeln von Lückenanalysen und Empfehlungen für Änderungen an bestehenden Richtlinien

    Reporting - Schritt 3

    Zulassungsmatrix einreichen

    Präsentation der Ergebnisse

    Kontinuität - Schritt 4

    Aktualisiert/Aktualisierte regulatorische Matrix für Gerichtsbarkeiten im ursprünglichen Umfang

    #3: Paketierte IG-Dateianalyse/Defensible Disposition Service

    Ein technologiefähiger Prozess, der Einblicke und Kontrolle über unstrukturierte Daten bietet, Inhalte identifiziert, die keinen weiteren Wert haben oder ein Risiko für das Unternehmen darstellen, wodurch die Kosten für Speicher, Backup und eDiscovery gesenkt werden.

    Packaged IG File Analyse/ Defensible Disposition Service beinhaltet:

    Metadatenbestand über definierten Datensatz

    Entdeckung versteckter Kostensparmöglichkeiten sowie Sicherheits- und Compliance-Risiken

    Disposition von Daten, um Geld zu sparen und Risiken zu reduzieren

    Zu den Leistungen des IG-Dateianalyse/ Zu den Leistungen des vertretbaren Disposition Service gehören:

    Ergebnisse der Dateiscan-Grundlage vordefinierter Parameter (Datum, Alter, Erweiterung, Eigentümer usw.) Grafisch zur sofortigen Identifizierung von Möglichkeiten zur Disposition bereitgestellt (Ergebnis/Bericht)

    Analyse und Business Case Empfehlungen (Ergebnis/Bericht)

    IG-Dateianalyse/ Defensible Disposition Service kann erworben werden als:

    Einmal-Projekt (ein Monat)

    Paketierte IG-Dateianalyse/ Defensible Disposition Service bietet Aufgaben

    Packaged IG File Analyse/ Defensible Disposition Service besteht aus drei Schritten:

    Planung - Schritt 1

    Erklärung der Ziele

    Überblick über unstrukturierte Inhalte

    Überprüfung der aktuellen Aufbewahrungsrichtlinie

    Umfang des Dateiscans

    Technische Anforderungen

    Identifizieren Sie Interessengruppen

    Meeting starten

    Bewerten - Schritt 2

    Scan durchführen

    Analysieren von Scan-Ergebnissen

    Definition von Dispositionskategorien

    Sammeln Sie Kostenstatistiken

    Business Case entwickeln

    Reporting - Schritt 3

    Entwickeln Sie grafische Darstellungen von Scan-Ergebnissen

    Präsentieren Business Case und Metriken

    Präsentation für Führungskräfte

    #4: Verpackter ED Health Check Service

    Bewertungen von ED-Prozessen und Praktiken, um Unternehmen zu helfen, die Ausführung und das Management von Discovery zu verstehen und zu optimieren.

    Der ED Health Check Service umfasst:

    Bewertung von Discovery-Programm, Prozessen und Technologien

    Analyse der Ergebnisse anhand von Best Practices und benutzerdefinierten Gesundheitscheckkriterien

    Entwicklung von Verbesserungsstrategie und -plan

    Zu den Leistungen des ED Health Check Service gehören:

    Audit und Bewertung (Interviews/Untersuchung)

    Bewertung der Lückenanalyse von Fähigkeiten, Kosten und Risiken (Ergebnisse)

    Empfehlungen, Umsetzungsplan und Roadmap (Ergebnis/Bericht)

    Präsentation von Kosten/Nutzen für Führungskräfte (Präsentation)

    Unser ED Health Check Service kann auf zwei Arten erworben werden:

    Einmaliger Gesundheitscheck (zwei bis drei Wochen)

    Jahresabonnement: Erstprüfung+Quartalsaktualisierungen (12 Monate)

    Packaged ED Health Check Service, der Aufgaben anbietet

    Der verpackte ED Health Check Service kann als einmaliger Check oder als jährlicher Service erworben werden und besteht aus vier Schritten:

    Planung - Schritt 1

    Erklärung der Ziele

    Übersicht über ED Stakeholder

    Überblick über die ED Platform

    Übersicht über ED Task-Protokolle

    Überblick über Speicher- und Sicherheitsinfrastruktur

    Überblick über die geografischen Supportanforderungen

    Übersicht über domänenspezifische Supportanforderungen

    Übersicht über Haushaltsziel, Ressourcen und Beschränkungen

    Bestimmung der zu bewertenden Bereiche

    Festlegung benutzerdefinierter Gesundheitscheckkriterien

    Meeting starten

    Bewerten - Schritt 2

    Überprüfung von eDiscovery Ansätze

    Überprüfung von eDiscovery-Prozessen und Technologien

    Überprüfung von eDiscovery Supportvereinbarungen und Lizenzen

    Überprüfung der eDiscovery Return on Investment

    Reporting - Schritt 3

    Analyse der Ergebnisse

    Empfehlungen für eDiscovery-Ansatz

    Identifizierung von Fähigkeiten- und Effizienzempfehlungen

    Identifizierung von Integrations- und Risikoempfeh

    Identifizierung von Support-Empfehlungen

    Identifizierung von Return on Investment Empfehlungen

    Bewertung der Lückenanalyse von Fähigkeiten, Kosten und Risiken

    Präsentation der Ergebnisse

    Kontinuität - Schritt 4

    Alle oben genannten Punkte mit vierteljährlichem Check-in zur Bewertung von Verbesserungen

    Interne Anforderungen, Branchenentwicklungen und Best Practices Update

    Lückenanalyse mit früheren Berichten melden

    Empfohlene Strategie-, Implementierungsplan und Roadmap-Änderungen

    #5: Verpackte ED-Anfrage für Informationen/Angebotsverwaltung

    Entwicklung und Verwaltung von organisatorischen RFI- und RFP-Prozessen zur Gewährleistung einer standardisierten, vollständigen und kostengünstigen Beschaffung von Technologie und Dienstleistungen.

    Der ED-Informations-/Angebotsverwaltungsdienst umfasst:

    Entwicklung standardisierter RFI/P-Prozesse

    Entwicklung kundenspezifischer RFI/P-Anfragen (anforderungsbasiert)

    Management von RFI/P Distribution und Kommunikation

    Zu den Leistungen des ED RFI/P Management Service gehören:

    Definition der RFI/P-Anforderungen (Interviews/Untersuchung)

    RFI/P-Entwicklung (Dokumente/Formulare)

    RFI/P-Verteilung, Tracking und Aggregation (Vorauswahlprozess)

    Nachverfolgung des RFI/P-Anbieters (Nachauswahlprozess)

    Schnelle Response-Updates (Diskussionen auf Abruf)

    Unser ED RFI/P Management Service kann auf zwei Arten erworben werden:

    Einmal-Projekt: Drei Monate

    Jahresabonnement: Erstes Projekt+Jährlicher Support (12 Monate)

    Beratung Paketed ED-Anfrage für Informationen/Angebotsmanagement Service Angebotsaufgaben

    Unser verpackter ED RFI/P Management Service kann als einmaliges Projekt oder als jährlicher Service erworben werden und besteht aus vier Schritten:

    Planung - Schritt 1

    Erklärung der Ziele

    eDiscovery RFI/P Objective Überblick

    eDiscovery RFI/P Entwicklung (Dokument)

    eDiscovery RFI/P Prozessprojektplan

    Empfehlungen für eDiscovery-Anbieter-Einladung

    Meeting starten

    Bewerten - Schritt 2

    Management der RFI/P-Verteilung

    Verwaltung von RFI/P-Geheimhaltungsvereinbarungen

    Management von RFI/P-Fragen, Überlegungen und Antworten

    Verwaltung der RFI/P-Antwortfristen

    Verwaltung von Referenzprüfungen/Validierung von Schlüsselinformationen/Konfliktprüfungen

    Entwicklung der Vendor Response Rating Matrix

    Entwicklung von Empfehlungen für Vendor Finalist zur detaillierten Evaluierung

    Koordination der Next Step Communications (Finalisten und Non-Finalisten)

    Verwaltung von Vendor Finalist Präsentationen (Inhalt/Scheduling)

    Verwaltung von Vendor Finalist Interviews/Testing (Scheduling/Scoping)

    Entwicklung der Vendor Finalist Rating Matrix

    Entwicklung von Empfehlungen zur Anbieterauswahl

    Koordination der Vendor Finalist Communications (Ausgewählte und Nicht-Ausgewählte)

    Entwicklung/Unterstützung von Vendor Selectee Erstausstellung

    Überwachung des ersten Kickoff-Meetings für Vendor Selectee

    Überwachung der ersten Projektbesprechungen von Vendor Selectee (90 Tage)

    Reporting - Schritt 3

    Analyse des RFI/P-Prozesses

    Analyse der RFI/P-Ergebnisse

    Entwicklung von RFI/P After Action Report

    Präsentation der Ergebnisse

    Kontinuität - Schritt 4

    Entwicklung von RFI/P Process Guide und FAQ

    Überwachung der Einhaltung des RFI/P-Prozesses ausgewählter Anbieter

    Interne Anforderungen, Branchenentwicklungen und Best Practices Update

    Schnelle Response-Updates (Diskussionen auf Abruf)

    #6 Paketierter ED Vendor Management und Oversight Service

    Management und Überwachung von Technologien und Dienstleistungen aus Anbietern, um Unternehmen bei der Optimierung von Discovery-Investitionen (Zeit und Geld) zu unterstützen.

    Der ED Vendor Management and Oversight Service umfasst:

    Definition von Technologie- und Serviceanforderungen

    Auswahl, Engagement und Management von Anbietern

    Neue Technologie- und Servicebewertungen

    Zu den Leistungen von ED Vendor Management und Oversight Service gehören:

    Audit und Bewertung (Interviews/Untersuchung)

    Ergebnisse und Empfehlungen (Ergebnisse/Bericht)

    Monatliche Anforderungen und Leistungsüberprüfung (Bericht/Meeting)

    Schnelle Response-Updates (Diskussionen auf Abruf)

    ED Vendor Management and Oversight Service kann wie folgt erworben werden:

    Einmal-Projekt: Drei Monate

    Jahresabonnement: Erstes Projekt+Jährlicher Support (12 Monate)

    Beratung Paketed ED Vendor Management und Überblick Serviceangebotsaufgaben

    Unser verpackter ED Vendor Management and Oversight Service (VMO) kann als einmaliges Projekt oder als jährlicher Service erworben werden und besteht aus vier Schritten:

    Planung - Schritt 1

    Erklärung der Ziele

    Vendor Landscape Bewertung

    Identifikation der Anbieter-Interessengruppen

    Überprüfung des Anbieters eDiscovery RFI- oder RFP-Programm

    Überblick über rechtliche, technische und betriebliche Umgebungen der Organisation

    Identifizierung der strategischen und taktischen Anforderungen der Organisation für eDiscovery

    Meeting starten

    Bewerten - Schritt 2

    Bewerten Sie aktuelle Lieferantenbeziehungen

    Einrichten eines formellen Vendor Management- und Aufsichtsprogramms

    Nehmen Sie an, Verwaltung aktueller und neuer Vendor Engagements

    Einrichten vierteljährlicher Kontoaktualisierungen

    Erstellen Sie halbjährliche Überprüfungskonten

    Reporting - Schritt 3

    Fähigkeits- und Verpflichtungsmatrix

    Bericht „Kostenausrichtung und Kontrollen“

    Risiko- und Sicherheitsbericht

    Update für Aufgaben und Technologie-Roadmap (um den Onboarding-Status einzuschließen)

    Quartals- und halbjährlicher Überprüfungsbericht

    Präsentation der Ergebnisse

    Kontinuität - Schritt 4

    Alle oben genannten Punkte mit vierteljährlichem Check-in zur Beurteilung von Status und Fortschritt

    Empfohlene Änderungen des Vendor Management-Programms

    Obwohl diese Beschreibungen und Beispiele nicht allumfassend für potenziell verfügbare Servicemöglichkeiten enthalten, sollen diese Beschreibungen und Beispiele zeigen, wie Anbieter von Rechtstechnologien morgen ihren Umsatz steigern können, indem sie Produktivitätsfähigkeit, die sie bereits heute besitzen, und die Fähigkeit verpacken, die Technologie, Fachwissen und Geschäftsbedürfnisse von Unternehmen und Rechtsabteilungen.

    Quelle: ComplexDiscovery

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