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    Note de l'éditeur : Préparé initialement à l'appui d'un engagement de conseil étendu avec un cabinet de conseil de premier plan du secteur, l'aperçu suivant fournit un cadre pour évaluer, conseiller, superviser et gérer les tâches, projets et programmes de gouvernance de l'information (IG) et eDiscovery, allant des contrôles de santé ciblés de l'IG aux programmes holistiques de gestion et de surveillance des fournisseurs eDiscovery. Bien qu'elles ne comprennent pas toutes les opportunités de services groupée potentiellement disponibles, ces descriptions et exemples sont conçus pour expliquer comment les fournisseurs de technologies juridiques peuvent être en mesure d'augmenter leurs revenus demain en produisant les capacités qu'ils possèdent déjà aujourd'hui et en empaquetant cette capacité pour répondre à la technologie, expertise et besoins commerciaux des entreprises et des services juridiques.

    Une approche sous-utilisée pour augmenter le chiffre d'affaires

    La combinaison de la santé du marché et de l'hypercompétitivité continue d'inciter les fournisseurs de services technologiques juridiques à étudier des domaines de production au-delà des caractéristiques et des fonctions technologiques afin d'augmenter les flux de revenus, d'augmenter les marges et de réduire les cycles de vente. Une technique de production qui peut aider les fournisseurs à augmenter leurs revenus est la création de services groupée qui répondent non seulement aux besoins de technologie et d'expertise des clients, mais répondent également aux besoins commerciaux de planification et de prévisibilité des entreprises et des cabinets d'avocats. Ces services grouillés semblent représenter une approche sous-utilisée mais importante de la croissance du chiffre d'affaires.

    Définitions comparatives

    Service : Un service est la production d'un avantage essentiellement intangible, soit en soi, soit en tant qu'élément important d'un produit tangible, qui, par une forme d'échange, répond à un besoin identifié.

    Service empaqueté : Un service empaqueté est un ensemble de tâches préconfigurées à accomplir pour les clients sur une période donnée à un prix fixe.

    Managed Service : offre qui permet à une organisation d'externaliser la livraison, les opérations et la gestion d'un service.

    La création de services packagés consiste en un support de conditionnement précédemment fourni sous des modèles de conseil pur dans des packages prédéfinis en termes de tâches, de délais et de prix. Les services grouillés peuvent aider les fournisseurs de services de technologie juridique à combler le fossé entre les offres de conseil horaires traditionnelles et les services entièrement gérés. Ils peuvent également offrir une excellente opportunité de créer des points d'entrée de vente supplémentaires et de nouveaux flux de revenus potentiels en rendant l'accès aux offres de conseil actuelles plus facile à comprendre, à évaluer et à acheter plus facilement.

    Une opportunité de marché pour les services packagés

    De nombreux fournisseurs de services de découverte de données et de découverte juridique offrent un portefeuille d'offres de conseil qui sont livrées sur le marché selon une heure de consultation traditionnelle par modèle d'engagement ou dans le cadre d'une ligne de découverte électronique classique (par exemple, la tarification pour chaque tâche) ou d'un modèle de coût total (par exemple, un tarif forfaitaire par gardien). Bien que ces modèles soient compétitifs à part entière, ils ne répondent pas entièrement au problème d'achat courant de la capacité et de l'accessibilité aux services à un coût prédéfini et prévisible, car les variables de temps et/ou de volume sont toujours présentes. En créant un ensemble de tâches préconfigurées à accomplir pour les clients sur une période donnée à un prix fixe, il semble que de nombreux fournisseurs puissent regrouper une partie de leurs offres de conseil actuelles de manière à résoudre ce problème d'achat et à supprimer les variables qui limitent le coût. prévisibilité.

    Synergies commerciales issues de services packagés

    En plus de remédier au problème de l'achat des clients liés à la tarification prévisible, un ensemble d'offres groupés servirait également à simplifier le processus de vente, car la communication des tâches et de la valeur des services groupés pourrait être effectuée par des représentants commerciaux qui ne possèdent peut-être pas les connaissances approfondies requises en matière de domaine. pour développer des accords de consultation traditionnels. Cela permettrait de vendre des services emballés par des membres centrés sur le conseil et les membres centrés sur les ventes de l'équipe d'un fournisseur de services sans nécessiter l'utilisation d'actifs de conseil à un montant élevé au premier plan des engagements de vente. En outre, les supports de vente de services conditionnés définis peuvent être développés à un niveau d'explication plus précis que les supports de vente traditionnels de conseil, car les tâches, les délais et les livrables des offres sont prédéfinis. Ce niveau d'explication granulaire améliorerait l'exhaustivité de la capacité et de la valeur des offres dans le matériel de vente et devrait en conséquence réduire le cycle de vente/communication avec les clients potentiels.

    Service empaqueté : exemples de descriptions d'offres

    Vous trouverez ci-dessous six descriptions d'offres qui pourraient être productisées et présentées comme des services emballés pour répondre aux besoins des clients dans les domaines de la gouvernance de l'information et de la découverte électronique.

    Services packagés de gouvernance de l'information (IG)

    Service de bilan de santé de l'IG : évaluations des processus et des pratiques de l'IG pour aider les organisations à comprendre et à se conformer aux exigences légales, réglementaires et normatives.

    Service de recherche sur les exigences de conservation de l'IG : Identification des règlements qui ont une incidence sur les exigences de conservation et de disposition des documents d'une organisation afin de déterminer la validité du calendrier de conservation des documents de l'organisation.

    IG File Analysis/Defensible Disposition Service : Processus technologique qui fournit des informations et un contrôle sur les données non structurées, identifie le contenu qui n'a plus de valeur ou présente des risques pour l'organisation, réduisant les coûts de stockage, de sauvegarde et de découverte électronique.

    Services emballés de découverte électronique (ED)

    Service de bilan de santé ED : évaluations des processus et des pratiques ED pour aider les organisations à comprendre et à optimiser l'exécution et la gestion de la découverte.

    Service de gestion des demandes d'information/des propositions d'ED : Développement et gestion des processus organisationnels de DDR et de DP afin d'assurer un approvisionnement normalisé, complet et rentable de technologies et de services.

    Service de gestion et de surveillance des fournisseurs ED : Gestion et supervision de la technologie et des services fournis par des fournisseurs pour aider les entreprises à optimiser leurs investissements dans la découverte (temps et argent).

    En outre, vous trouverez ci-dessous des exemples de la façon de traduire ces descriptions de services de haut niveau en offres exploitables.

    Services emballés : six exemples d'offres

    #1 : Service de bilan de santé IG emballé

    Évaluations des processus et des pratiques de l'IG pour aider les entreprises à comprendre et à se conformer aux exigences légales, réglementaires et normatives.

    Le service de bilan de santé IG comprend :

    Évaluation des politiques, des procédures et de la conformité du programme IG

    Analyse des résultats par rapport aux meilleures pratiques

    Développement du plan et de la stratégie de mise en œuvre

    Les livrables du service IG Health Check sont les suivants :

    Recherche et évaluation des faits (entrevues et enquêtes)

    Évaluation du modèle de maturité (résultats/rapport)

    Analyse des écarts Évaluation des risques (résultats/rapport)

    Recommandations, plan de mise en œuvre et feuille de route (résultats/rapport)

    Présentation des coûts et des avantages de la direction (présentation)

    Le service IG Health Check peut être acheté de deux manières :

    Un bilan de santé unique (deux à trois semaines)

    Abonnement annuel : bilan de santé initial et mises à jour trimestrielles (12 mois)

    Tâches d'offre de services de vérification de santé IG

    Le service de bilan de santé IG peut être acheté en tant que contrôle unique ou en tant que service annuel. Il se compose de quatre étapes :

    Planification - Étape 1

    Énoncé des objectifs

    Composante actuelle du programme de l'IG /identification

    Identification des intervenants du programme IG

    Vue d'ensemble des environnements juridiques, techniques et opérationnels de l'organisation

    Détermination des zones à évaluer

    Détermination des critères du modèle de maturité

    Rencontre de coup d'envoi

    Évaluation - Étape 2

    Examen de tous les composants IG

    Examen de la gestion du cycle de vie des dossiers et des informations, y compris :

    Approches de classification et d'indexation

    Procédures de conservation et de disposition

    Processus et technologies de stockage d'informations

    Exigences d'accès et de récupération

    Pratiques de retenue juridique

    Reporting - Étape 3

    Analyse des résultats

    Identification des problèmes et analyse des lacunes

    Cote de maturité

    Solutions recommandées et stratégie de mise en œuvre

    Présentation des résultats

    Continuité - Étape 4 (abonnement annuel uniquement)

    Tout ce qui précède avec enregistrement trimestriel pour évaluer les améliorations et l'impact sur la cote de maturité

    Modifications de stratégie recommandées

    #2 : Service de recherche sur les exigences de rétention d'IG

    Identification des règlements qui ont une incidence sur les exigences de conservation et de disposition des documents d'une organisation afin de déterminer la validité du calendrier de conservation des documents de l'organisation.

    Le service de recherche sur les exigences de rétention d'IG comprend :

    Définition de la portée juridictionnelle (fédéral et État américain ; jusqu'à 4 autres pays)

    Définition de la portée opérationnelle de la recherche (entreprise générale et spécifique à l'industrie)

    Services de recherche

    Analyse des résultats de la recherche par rapport à la politique de conservation existante

    Les livrables du service de recherche sur les exigences de conservation de l'IG

    Matrice réglementaire pour chaque pays

    Conclusions et recommandations (résultats/rapport)

    Le service de recherche sur les exigences de rétention de l'IG peut être acheté de deux manières :

    Vérification unique des exigences (deux à trois semaines)

    Actualisation annuelle de la recherche (abonnement annuel)

    Tâches d'offre de services de recherche sur les exigences de conservation IG

    Le service de recherche sur les exigences en matière de rétention de l'IG peut être acheté en tant que vérification unique ou en tant qu'accès annuel et se compose de quatre étapes :

    Planification - Étape 1

    Énoncé des objectifs

    Présentation de la stratégie de conservation des enregistrements

    Comprendre l'empreinte géographique de l'entreprise et la structure de l'entité juridique

    Comprendre les fonctions métier dans Scope

    Évaluation - Étape 2

    Effectuer des recherches en réglementation (avocat possédant une vaste expérience de recherche en réglementation)

    Compiler des recherches sur la matrice réglementaire par juridiction

    Effectuer une analyse de la stratégie de conservation existante

    Élaborer une analyse des écarts et des recommandations pour modifier les politiques existantes

    Reporting - Étape 3

    Soumettre la matrice réglementaire

    Présentation des résultats

    Continuité - Étape 4

    Matrice réglementaire actualisée/mise à jour pour les juridictions relevant du champ d'application initial

    #3 : Analyse de fichier IG empaqueté/Service de disposition défendable

    Processus technologique qui fournit des informations et un contrôle sur les données non structurées, identifie le contenu qui n'a plus de valeur ou qui présente des risques pour l'entreprise, réduisant les coûts de stockage, de sauvegarde et de découverte électronique.

    Le service Packaged IG File Analysis/Defensible Disposition comprend :

    Inventaire des métadonnées sur un ensemble de données défini

    Découverte d'opportunités d'économie cachées et de risques de sécurité et de conformité

    Disposition des données pour économiser de l'argent et réduire les risques

    Les livrables du service IG File Analysis/Defensible Disposition sont les suivants :

    Résultats de l'analyse des fichiers basés sur des paramètres prédéfinis (dates, âge, extension, propriétaire, etc.) Fourni graphiquement pour l'identification immédiate des possibilités de disposition (résultats/rapport)

    Recommandations d'analyse et d'analyse de rentabilisation (résultats/rapport)

    IG File Analysis/Defensible Disposition Service peut être acheté comme suit :

    Projet unique (un mois)

    Analyse de fichier IG empaqueté/Tâches d'offre de service de disposition défensible

    Le service Packaged IG File Analysis/Defensible Disposition se compose de trois étapes :

    Planification - Étape 1

    Énoncé des objectifs

    Présentation du contenu non structuré

    Examen de la politique de rétention actuelle

    Étendue de l'analyse des fichiers

    Exigences techniques

    Identifier les intervenants

    Rencontre de coup d'envoi

    Évaluation - Étape 2

    Analyse

    Analyser les résultats du scan

    Définir les catégories de disposition

    Collecter des statistiques de coûts

    Développer une analyse de cas

    Reporting - Étape 3

    Développer des représentations graphiques des résultats de numérisation

    Présenter l'analyse de rentabilisation et les mesures

    Présentation exécutive

    #4 : Service de bilan de santé ED emballé

    Évaluations des processus et des pratiques ED pour aider les entreprises à comprendre et à optimiser l'exécution et la gestion de la découverte.

    Le service de bilan de santé ED comprend :

    Évaluation du programme de découverte, des processus et des technologies

    Analyse des résultats par rapport aux meilleures pratiques et aux critères de contrôle de santé personnalisés

    Développement d'une stratégie et d'un plan d'amélioration

    Les livrables du service de bilan de santé ED comprennent :

    Audit et évaluation (entrevues et enquêtes)

    Analyse des écarts Évaluation des capacités, des coûts et des risques (résultats)

    Recommandations, plan de mise en œuvre et feuille de route (résultats/rapport)

    Présentation des coûts et des avantages de la direction (présentation)

    Notre service de bilan de santé ED peut être acheté de deux manières :

    Un bilan de santé unique (deux à trois semaines)

    Abonnement annuel : contrôle initial+mises à jour trimestrielles (12 mois)

    Tâches d'offre de service de vérification de santé ED

    Le service de bilan de santé ED emballé peut être acheté en tant que chèque unique ou en tant que service annuel. Il se compose de quatre étapes :

    Planification - Étape 1

    Énoncé des objectifs

    Aperçu des parties prenantes de la

    Présentation de la plateforme ED

    Présentation des protocoles de tâches ED

    Présentation de l'infrastructure de stockage et de sécurité

    Vue d'ensemble des besoins en support géographique

    Présentation des exigences de support spécifiques à un domaine

    Vue d'ensemble de l'objectif budgétaire, des ressources et des contraintes

    Détermination des zones à évaluer

    Établissement de critères de contrôle de santé personnalisés

    Rencontre de coup d'envoi

    Évaluation - Étape 2

    Examen des approches eDiscovery

    Examen des processus et technologies de découverte électronique

    Examen des contrats de support et des licences eDiscovery

    Examen du retour sur investissement eDiscovery

    Reporting - Étape 3

    Analyse des résultats

    Recommandations d'approche eDiscovery

    Identification des recommandations de capacité et d'efficacité

    Identification des recommandations relatives à l'intégration et aux risques

    Identification des recommandations de soutien

    Identification des recommandations sur le retour sur investissement

    Analyse des écarts Évaluation des capacités, des coûts et des risques

    Présentation des résultats

    Continuité - Étape 4

    Tout ce qui précède avec enregistrement trimestriel pour évaluer les améliorations

    Exigences internes, développements de l'industrie et mise à jour des meilleures pratiques

    Analyse des écarts de rapports avec les rapports précédents

    Stratégie, plan de mise en œuvre et modifications de feuille de route recommandées

    #5 : Service de demande d'information/de gestion des propositions d'ED emballé

    Développement et gestion des processus organisationnels de DDR et de DP afin d'assurer un approvisionnement normalisé, complet et rentable de technologies et de services.

    Le service de gestion des demandes d'information/des propositions d'ED comprend :

    Développement de processus RFI/P normalisés

    Développement de demandes de RFI/P personnalisées (basées sur les exigences)

    Gestion de la distribution des RFI/P et des communications

    Les livrables du service de gestion des RFI/P ED comprennent :

    Définition des exigences de RFI/P (entreviews/enquête)

    Développement RFI/P (Documents/Formulaires)

    Distribution, suivi et agrégation RFI/P (processus de présélection)

    Suivi des fournisseurs RFI/P (processus de post-sélection)

    Mises à jour de réponse rapide (discussions sur appel)

    Notre service de gestion ED RFI/P peut être acheté de deux manières :

    Projet unique : trois mois

    Abonnement annuel : projet initial+support annuel (12 mois)

    Tâches d'offre de services de gestion des demandes d'informations/de propositions de services de conseil

    Notre service de gestion des RFI/P ED peut être acheté en tant que projet unique ou en tant que service annuel et se compose de quatre étapes :

    Planification - Étape 1

    Énoncé des objectifs

    Présentation des objectifs RFI/P eDiscovery

    Développement RFI/P eDiscovery (document)

    Plan de projet de processus RFI/P eDiscovery

    Recommandations d'invitation des fournisseurs eDiscovery

    Rencontre de coup d'envoi

    Évaluation - Étape 2

    Gestion de la distribution RFI/P

    Gestion des accords de non-divulgation des RFI/P

    Gestion des questions, considérations et réponses RFI/P

    Gestion des délais de réponse aux demandes de RFI/P

    Gestion des vérifications de références/Validation des informations clés/vérifications de conflits

    Développement d'une matrice d'évaluation des réponses des fournisseurs

    Élaboration de recommandations des finalistes des fournisseurs pour une évaluation détaillée

    Coordination des communications Next Step (finalistes et non finalistes)

    Gestion des présentations finalistes des fournisseurs (Content/Scheduling)

    Gestion des entretiens/tests des finalistes des fournisseurs (planification/portée)

    Développement de la matrice de notation des finalistes des fournisseurs

    Développement de recommandations de sélection des fournisseurs

    Coordination des communications des finalistes des fournisseurs (sélectionnés et non sélectionnés)

    Développement/soutien de l'énoncé de travail initial du vendeur sélectionné

    Suivi de la réunion initiale de lancement du vendeur sélectionné

    Suivi des réunions initiales du projet sélectionné par le fournisseur (90 jours)

    Reporting - Étape 3

    Analyse du processus RFI/P

    Analyse des résultats des RFI/P

    Élaboration du rapport après action RFI/P

    Présentation des résultats

    Continuité - Étape 4

    Élaboration d'un guide de processus RFI/P et de FAQ

    Surveillance de la conformité des fournisseurs sélectionnés avec le processus RFI/P

    Exigences internes, développements de l'industrie et mise à jour des meilleures pratiques

    Mises à jour de réponse rapide (discussions sur appel)

    #6 Service de gestion et de surveillance des fournisseurs ED

    Gestion et supervision de la technologie et des services fournis par les fournisseurs pour aider les entreprises à optimiser leurs investissements dans la découverte (temps et argent).

    Le service de gestion et de surveillance des fournisseurs ED comprend :

    Définition des besoins en technologie et en service

    Sélection, engagement et gestion des fournisseurs

    Évaluations des nouvelles technologies et des services

    Les livrables du service de gestion et de surveillance des fournisseurs d'ED comprennent :

    Audit et évaluation (entrevues et enquêtes)

    Conclusions et recommandations (résultats/rapport)

    Revue mensuelle des exigences et du rendement (rapport/réunion)

    Mises à jour de réponse rapide (discussions sur appel)

    Le service de gestion et de surveillance des fournisseurs d'ED peut être acheté comme suit :

    Projet unique : trois mois

    Abonnement annuel : projet initial+support annuel (12 mois)

    Consulting Packaged ED Vendor Management and Overview Tâches d'offre de services

    Notre service de gestion et de surveillance des fournisseurs (VMO) d'ED peut être acheté en tant que projet unique ou en tant que service annuel et se compose de quatre étapes :

    Planification - Étape 1

    Énoncé des objectifs

    Revue du paysage des fournisseurs

    Identification des parties prenantes du fournisseur

    Examen du programme de RFI ou de DP pour eDiscovery des fournisseurs

    Vue d'ensemble des environnements juridiques, techniques et opérationnels de l'organisation

    Identification des exigences stratégiques et tactiques de l'organisation pour la découverte électronique

    Rencontre de coup d'envoi

    Évaluation - Étape 2

    Évaluer les relations avec les fournisseurs actuels

    Établir un programme officiel de gestion et de surveillance des fournisseurs

    Assumer la gestion des engagements actuels et nouveaux fournisseurs

    Établir des mises à jour trimestrielles

    Établir des examens semestriels des comptes d'examen

    Reporting - Étape 3

    Matrice de capacités et d'engagement

    Rapport sur l'alignement et les contrôles des coûts

    Rapport sur les risques et la sécurité

    Mise à jour de la feuille de route des tâches et de la technologie (pour inclure le statut d'intégration)

    Rapport d'examen trimestriel et semestriel

    Présentation des résultats

    Continuité - Étape 4

    Tout ce qui précède avec enregistrement trimestriel pour évaluer l'état et les progrès réalisés

    Modifications recommandées au programme de gestion des fournisseurs

    Bien qu'elles ne comprennent pas toutes les opportunités de services groupée potentiellement disponibles, ces descriptions et exemples sont conçus pour expliquer comment les fournisseurs de technologies juridiques peuvent être en mesure d'augmenter leurs revenus demain en produisant les capacités qu'ils possèdent déjà aujourd'hui et en empaquetant cette capacité pour répondre à la technologie, expertise et besoins commerciaux des entreprises et des services juridiques.

    Source : ComplexDiscovery

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