Opmerking van de redacteur: Het volgoverzicht is oorspronkelijk voorbereid ter ondersteuning van een uitgebreide consultancy en biedt een kader voor het beoordelen, adviseren, begeleiden en beheren van taken, projecten en programma's van informatiegovernance (IG) en eDiscovery, variërend van gerichte IG-gezondheidscontroles tot holistische eDiscovery-programma's voor leveranciersbeheer en toezichtprogramma's. Hoewel deze beschrijvingen en voorbeelden niet allesomvattend zijn van potentieel beschikbare servicemogelijkheden, zijn deze beschrijvingen en voorbeelden ontworpen om te delen hoe juridische technologieleveranciers morgen hun omzet kunnen verhogen door productiecapaciteit te maken die ze nu al bezitten en verpakkingen die in staat zijn om te voldoen aan de technologie, expertise en zakelijke behoeften van bedrijven en juridische afdelingen.
Een onderbenutte benadering van groeiende omzet
De combinatie van marktgezondheid en hyperconcurrentievermogen blijft juridische technologiedienstverleners ertoe aanzetten om productiegebieden te onderzoeken die verder gaan dan technologische functies en functies om de omzetstromen te verhogen, marges te verhogen en de verkoopcycli te verminderen. Een productietechniek die aanbieders kan helpen hun omzet te verhogen, is het creëren van pakketdiensten die niet alleen voldoen aan de behoeften van klanttechnologie en expertise, maar ook voldoen aan de behoeften van bedrijven en advocatenkantoren op het gebied van planning en voorspelbaarheid. Deze pakketdiensten lijken een onderbenutte, maar belangrijke benadering van groeiende omzet te zijn.
Vergelijkende definities
Service: Een dienst is de productie van een wezenlijk immaterieel voordeel, hetzij op zichzelf, hetzij als een belangrijk element van een tastbaar product, dat door middel van een of andere vorm van uitwisseling aan een bepaalde behoefte voldoet.
Pakketservice: Een pakketservice is een vooraf geconfigureerde reeks taken die voor klanten gedurende een bepaalde periode moeten worden uitgevoerd tegen een vaste prijs.
Managed Service: Een aanbod waarmee een organisatie de levering, de werking en het beheer van een service kan uitbesteden.
Het creëren van verpakte services bestaat uit verpakkingsondersteuning die eerder werd geleverd onder pure adviesmodellen in pakketten die vooraf zijn gedefinieerd in termen van taken, tijdsbestekken en prijzen. Verpakte services kunnen leveranciers van juridische technologiediensten helpen om de kloof te overbruggen tussen traditioneel consultancyaanbod per uur en volledig beheerde services. Ze kunnen ook een sterke kans bieden om extra verkooptoegangspunten en potentiële nieuwe inkomstenstromen te creëren door de toegang tot het huidige adviesaanbod gemakkelijker te begrijpen, te evalueren en gemakkelijker aan te schaffen.
Een marktkans voor verpakte services
Veel dienstverleners voor gegevensdetectie en juridische detectie bieden een portfolio van adviesaanbiedingen die op de markt worden geleverd volgens een traditioneel adviesuur per engagementmodel of als onderdeel van een conventioneel eDiscovery-lijnitem (bijv. prijzen voor elke taak) of totaalkostenmodel (bijv. vast tarief per taak) bewaarder). Hoewel deze modellen op zichzelf concurrerend zijn, gaan ze niet volledig in op de gebruikelijke kooppijn van het bieden van mogelijkheden en toegankelijkheid voor diensten tegen een vooraf gedefinieerde, voorspelbare kosten, omdat de variabelen van tijd en/of volume altijd aanwezig zijn. Door een vooraf geconfigureerde reeks taken te maken die voor klanten gedurende een bepaalde periode voor een vaste prijs moeten worden uitgevoerd, lijkt het erop dat veel aanbieders een deel van hun huidige adviesaanbod kunnen verpakken op een manier om dit aankooppijnpunt aan te pakken en de variabelen te verwijderen die de kosten beperken. voorspelbaarheid.
Sales synergieën van verpakte services
Naast het aanpakken van de kooppijn van de klant van voorspelbare prijzen, zou een set verpakte aanbiedingen ook dienen om het verkoopproces te vereenvoudigen, omdat het communiceren van de taken en waarde van de verpakte diensten kan worden gedaan door verkoopvertegenwoordigers die mogelijk niet over de vereiste diepgaande domeinkennis beschikken. voor het ontwikkelen van traditionele adviesovereenkomsten. Dit zou het mogelijk maken dat pakketdiensten worden verkocht door zowel adviserende als verkoopgerichte leden van het team van een serviceprovider zonder dat het gebruik van hoge dollars aan de voorkant van verkoopopdrachten vereist is. Ook kunnen gedefinieerde verkoopmaterialen voor verpakte diensten worden ontwikkeld met een meer gedetailleerde uitleg dan traditioneel adviesmateriaal, omdat de taken, termijnen en resultaten van het aanbod vooraf zijn gedefinieerd. Dit granulaire niveau van uitleg zou de volledigheid vergroten van de mogelijkheden en waarde van het aanbod in verkoopmaterialen en zou de verkoop-/communicatiecyclus met potentiële klanten dienovereenkomstig moeten verminderen.
Verpakte service: Voorbeeld met beschrijvingen
Hieronder staan zes beschrijvingen van aanbiedingen die kunnen worden geproduceerd en gepresenteerd als verpakte services om te voldoen aan de behoeften van de klant op het gebied van informatiebeheer en elektronische ontdekking.
Information Governance (IG) Verpakte services
IG Health Check Service: Evaluaties van IG-processen en -praktijken om organisaties te helpen de wettelijke, regelgevende en standaarden te begrijpen en te voldoen.
IG Retention Requirements Research Service: Identificatie van de voorschriften die van invloed zijn op de vereisten voor het bewaren en afzetten van gegevens van een organisatie om de geldigheid van het registratieschema van de organisatie te bepalen.
IG File Analysis/Defensible Disposition Service: Technologie ingeschakeld proces biedt inzicht en controle over ongestructureerde gegevens, het identificeren van inhoud die geen verdere waarde heeft, of een risico vormt voor de organisatie, waardoor de kosten voor opslag, back-up en eDiscovery worden verlaagd.
Electronic Discovery (ED) Verpakte services
ED Health Check Service: Evaluaties van ED processen en -praktijken om organisaties te helpen de uitvoering en het beheer van ontdekkingen te begrijpen en te optimaliseren.
ED Request for Information/Proposal Management Service: Ontwikkeling en beheer van organisatorische RFI- en RFP-processen om te zorgen voor een gestandaardiseerde, complete en kosteneffectieve sourcing van technologie en diensten.
ED Vendor Management and Oversight Service: Beheer en toezicht op technologie en services die afkomstig zijn van leveranciers om organisaties te helpen bij het optimaliseren van ontdekkingsinvesteringen (tijd en geld).
Hieronder vindt u bovendien voorbeelden van hoe u deze servicebeschrijvingen op hoog niveau kunt vertalen naar bruikbare aanbiedingen.
Verpakte services: Zes voorbeeldaanbiedingen
#1: Verpakte IG Health Check Service
Evaluaties van IG-processen en -praktijken om organisaties te helpen de wettelijke, regelgevende en standaarden te begrijpen en te voldoen.
IG Health Check Service omvat:
Beoordeling van het beleid, de procedures en de naleving van IG-programma's
Analyse van bevindingen tegen best practices
Ontwikkeling van implementatieplan en strategie
De resultaten van de IG Health Check Service omvatten:
Feiten vinden en beoordelen (interviews/onderzoek)
Beoordeling volwassenheidsmodellen (resultaten/rapport)
Risicobeoordeling van klopanalyse (resultaten/rapport)
Aanbevelingen, implementatieplan en routekaart (resultaten/rapport)
Presentatie van uitvoerende kosten en baten (presentatie)
IG Health Check Service kan op twee manieren worden aangeschaft:
Eenmalige gezondheidscontrole (twee tot drie weken)
Jaarabonnement: Initial Health Check+driemaandelijkse updates (12 maanden)
Verpakte IG Health Check-service met taken
De verpakte IG Health Check Service kan worden aangeschaft als eenmalige cheque of als jaarlijkse dienst en bestaat uit vier stappen:
Planning - Stap 1
Verklaring van doelstellingen
IG-programma huidige component/ identificatie van documentatie
Identificatie van belanghebbenden
Overzicht van juridische, technische en operationele omgevingen van de organisatie
Bepaling van gebieden die moeten worden geëvalueerd
Bepaling van criteria voor volwassenheidsmodel
Aftrap vergadering
Evalueren - Stap 2
Beoordeling van alle IG-componenten
Herziening van levenscyclusbeheer van records en informatie, waaronder:
Classificatie en indexering
Retentie- en Dispositieprocedures
Processen en technologieën voor gegevensopslag
Vereisten voor toegang en ophalen
Juridische praktijken
Rapportering - Stap 3
Analyse van resultaten
Identificatie van problemen en analyse van kloof
Beoordeling volwassenheid
Aanbevolen oplossingen en implementatiestrategie
Presentatie van resultaten
Continuïteit - Stap 4 (Alleen jaarabonnement)
Al het bovenstaande met driemaandelijks inchecken om verbeteringen en impact op de volwassenheidsbeoordeling te beoordelen
Aanbevolen wijzigingen in strategie
#2: Verpakte IG-retentievereisten Research Service
Identificatie van de voorschriften die van invloed zijn op de vereisten voor het bewaren en afzetten van gegevens van een organisatie om de geldigheid van het registratieschema van de organisatie te bepalen.
Onderzoeksservice voor verpakte IG retentievereisten omvat:
Definitie van jurisdictioneel toepassingsgebied (Amerikaans federaal en staat; maximaal 4 extra landen)
Definitie van operationele reikwijdte voor onderzoek (algemeen bedrijfs- en industriespecifiek)
Research Services
Analyse van onderzoeksresultaten naar bestaand retentiebeleid
De resultaten van de IT-retentievereisten Research Service omvatten:
Regelgevende matrix voor elk land
Bevindingen en aanbevelingen (resultaten/rapport)
IG Retention Requirements Research Service kan op twee manieren worden aangeschaft:
Controle op eenmalige vereisten (twee tot drie weken)
Jaarlijks onderzoek vernieuwen (jaarabonnement)
Vereisten voor verpakte IG retentie Research Service
Packaged IG Retention Requirements Research Service kan worden aangeschaft als eenmalige controle of als jaarlijkse toegang en bestaat uit vier stappen:
Planning - Stap 1
Verklaring van doelstellingen
Overzicht van het bewaarbeleid van records
Begrijp de geografische voetafdruk en de structuur van juridische entiteiten
Begrijp zakelijke functies binnen bereik
Evalueren - Stap 2
Regelgeving uitvoeren (Advocaat met uitgebreide ervaring op het gebied van regelgeving)
Onderzoek samenstellen naar regelgevingsmatrix per rechtsgebied
Analyse uitvoeren van bestaand bewaarbeleid
Ontwikkel Gapanalyse en aanbevelingen voor wijzigingen in bestaand beleid
Rapportering - Stap 3
Regelgevende matrix indienen
Presentatie van resultaten
Continuïteit - Stap 4
Vernieuwde/bijgewerkte regelgevingsmatrix voor rechtsgebieden binnen het initiële bereik
#3: Verpakte IG-bestandsanalyse/ Defensible Disposition Service
Een technologisch proces dat inzicht biedt in en controle biedt over ongestructureerde gegevens, waarbij inhoud wordt geïdentificeerd die geen toegevoegde waarde heeft, of risico vormt voor de organisatie, waardoor de kosten voor opslag, back-up en eDiscovery worden verlaagd.
Verpakte IG-bestandsanalyse/ Defensible Disposition Service omvat:
Inventarisatie van metagegevens over gedefinieerde gegevensverzameling
Ontdekking van verborgen kostenbesparende mogelijkheden en risico's voor beveiliging en naleving
Beschikbaarheid van gegevens om geld te besparen en risico's te verminderen
De resultaten van de IT-bestandsanalyse/ Defensible Disposition Service zijn onder andere:
Resultaten van bestandsscan Gebaseerd op vooraf gedefinieerde parameters (datums, leeftijd, extensie, eigenaar, enz.) Grafisch geleverd voor onmiddellijke identificatie van mogelijkheden voor dispositie (resultaten/rapport)
Aanbevelingen voor analyse en business case (resultaten/rapport)
IG File Analysis/Defensible Disposition Service kan worden aangeschaft als:
Eenmalig project (één maand)
Verpakte IG-bestandsanalyse/ Defensible Disposition Service voor het aanbieden van taken
Packaged IG File Analysis/Defensible Disposition Service bestaat uit drie stappen:
Planning - Stap 1
Verklaring van doelstellingen
Overzicht van ongestructureerde content
Herziening van het huidige bewaarbeleid
Toepassingsgebied van bestandsscan
Technische vereisten
Stakeholders identificeren
Aftrap vergadering
Evalueren - Stap 2
Scan uitvoeren
Scanresultaten analyseren
Categorieën voor dispositie definiëren
Kostenstatistieken verzamelen
Business case ontwikkelen
Rapportering - Stap 3
Grafische representaties van scanresultaten ontwikkelen
Presenteer business case en statistieken
Executive Presentatie
#4: Verpakte ED Health Check Service
Beoordelingen van ED processen en -praktijken om organisaties te helpen de uitvoering en het beheer van ontdekkingen te begrijpen en te optimaliseren.
ED Health Check Service omvat:
Beoordeling van het Discovery Program, Processen en Technologieën
Analyse van bevindingen op basis van best practices en aangepaste gezondheidscriteria
Ontwikkeling van verbeterstrategie en plan
De leverbare producten van de ED Health Check Service omvatten:
Audit en evaluatie (interviews/onderzoek)
Analyse van de kloof van capaciteit, kosten en risico (resultaten)
Aanbevelingen, implementatieplan en routekaart (resultaten/rapport)
Presentatie van uitvoerende kosten en baten (presentatie)
Onze ED Health Check Service kan op twee manieren worden aangeschaft:
Eenmalige gezondheidscontrole (twee tot drie weken)
Jaarabonnement: eerste controle+kwartaalupdates (12 maanden)
Verpakte ED Health Check Service met taken
Packaged ED Health Check Service kan worden aangeschaft als eenmalige cheque of als jaarlijkse dienst en bestaat uit vier stappen:
Planning - Stap 1
Verklaring van doelstellingen
Overzicht van ED stakeholders
Overzicht van het ED Platform
Overzicht van ED Taakprotocollen
Overzicht van opslag- en beveiligingsinfrastructuur
Overzicht van vereisten voor geografische ondersteuning
Overzicht van domeinspecifieke ondersteuningsvereisten
Overzicht begrotingsdoelstellingen, hulpbronnen en beperkingen
Bepaling van gebieden die moeten worden geëvalueerd
Oprichting van aangepaste gezondheidscriteria
Aftrap vergadering
Evalueren - Stap 2
Overzicht van eDiscovery Approaches
Beoordeling van eDiscovery Processen en Technologieën
Herziening van ondersteuningsovereenkomsten en licenties voor eDiscovery
Beoordeling van eDiscovery Return on Investment
Rapportering - Stap 3
Analyse van resultaten
Aanbevelingen voor eDiscovery
Identificatie van aanbevelingen voor capaciteiten en efficiëntie
Identificatie van aanbevelingen voor integratie en risico's
Identificatie van ondersteuningsaanbevelingen
Identificatie van aanbevelingen voor rendement op investeringen
Analyse van de kloof van capaciteit, kosten en risico's
Presentatie van resultaten
Continuïteit - Stap 4
Al het bovenstaande met driemaandelijks inchecken om verbeteringen te beoordelen
Interne vereisten, ontwikkelingen in de sector en update van best practices
Gapanalyse rapporteren met eerdere rapporten
Aanbevolen strategie, implementatieplan en wijzigingen in de routekaart
#5: Verpakt ED verzoek om informatie/Proposal Management Service
Ontwikkeling en beheer van organisatorische RFI- en RFP-processen om te zorgen voor een gestandaardiseerde, complete en kosteneffectieve inkoop van technologie en diensten.
ED Request for Information & Proposal Management Service omvat:
Ontwikkeling van gestandaardiseerde RFI/P-processen
Ontwikkeling van aangepaste RFI/P-aanvragen (gebaseerd op vereisten)
Beheer van RFI/P-distributie en communicatie
De resultaten van ED RFI/P Management Service omvatten:
Definitie van RFI/P-vereisten (interviews/onderzoek)
RFI/P-ontwikkeling (documenten/formulieren)
RFI/P-distributie, tracking en aggregatie (voorselectieproces)
Follow-up van RFI/P-leverancier (na selectieproces)
Rapid Response Updates (Discussies bij gesprekken)
Onze ED RFI/P Management Service kan op twee manieren worden aangeschaft:
Eenmalig project: drie maanden
Jaarabonnement: Initieel project+jaarlijkse ondersteuning (12 maanden)
Consulting Packaged ED Request for Information & Proposal Management Service
Onze verpakte ED RFI/P Management Service kan worden aangeschaft als eenmalig project of als jaarlijkse dienst en bestaat uit vier stappen:
Planning - Stap 1
Verklaring van doelstellingen
Overzicht van eDiscovery RFI/P objectief
eDiscovery RFI/P-ontwikkeling (document)
Projectplan eDiscovery RFI/P Process
Aanbevelingen voor eDiscovery Vendor
Aftrap vergadering
Evalueren - Stap 2
Beheer van RFI/P-distributie
Beheer van RFI/P Non-Disclosure Agreements
Beheer van RFI/P-vragen, overwegingen en antwoorden
Beheer van RFI/P Response Deadlines
Beheer van referentiecontroles/Validatie van belangrijke informatie/Conflictcontroles
Ontwikkeling van beoordelingsmatrix voor leveranciersrespons
Ontwikkeling van aanbevelingen voor finalisten van leveranciers voor gedetailleerde evaluatie
Coördinatie van de volgende stap communicatie (finalisten en niet-finalisten)
Beheer van presentaties voor finalisten van leveranciers (inhoud/planning)
Beheer van interviews/testen van vendor finalist (planning/scoping)
Ontwikkeling van de finalist Rating Matrix voor leveranciers
Ontwikkeling van aanbevelingen voor leveranciersselectie
Coördinatie van de finalistische communicatie van leveranciers (geselecteerde en niet-geselecteerde)
Ontwikkeling/ondersteuning van door de leverancier geselecteerde eerste werkverklaring
Monitoring van de eerste door de leverancier geselecteerde aftrap vergadering
Monitoring van door de leverancier geselecteerde initiële projectvergaderingen (90 dagen)
Rapportering - Stap 3
Analyse van het RFI/P-proces
Analyse van RFI/P-resultaten
Ontwikkeling van RFI/P na actierapport
Presentatie van resultaten
Continuïteit - Stap 4
Ontwikkeling van RFI/P Process Guide en FAQ
Monitoring van de naleving van geselecteerde leveranciers met het RFI/P-proces
Interne vereisten, ontwikkelingen in de sector en update van best practices
Rapid Response Updates (Discussies bij gesprekken)
#6 Verpakte ED Vendor Management en Oversight Service
Beheer en toezicht op technologie en diensten die afkomstig zijn van leveranciers om organisaties te helpen bij het optimaliseren van ontdekkingsinvesteringen (tijd en geld).
ED Vendor Management en Oversight Service omvat:
Definitie van technologie- en servicevereisten
Selectie, betrokkenheid en beheer van leveranciers
Evaluaties van nieuwe technologie en service
De leverbare producten van ED Vendor Management en Oversight Service omvatten:
Audit en evaluatie (interviews/onderzoek)
Bevindingen en aanbevelingen (resultaten/rapport)
Maandelijkse vereisten en prestatiebeoordeling (rapportage/vergadering)
Rapid Response Updates (Discussies bij gesprekken)
ED Vendor Management en Oversight Service kunnen worden aangeschaft als:
Eenmalig project: drie maanden
Jaarabonnement: Initieel project+jaarlijkse ondersteuning (12 maanden)
Consulting Packaged ED Vendor Management en Overzichtsservicetaken
Onze verpakte ED Vendor Management and Oversight Service (VMO) kan worden aangeschaft als eenmalig project of als jaarlijkse dienst en bestaat uit vier stappen:
Planning - Stap 1
Verklaring van doelstellingen
Overzicht van Vendor Landschap
Identificatie van stakeholders van leveranciers
Review van het eDiscovery RFI- of RFP-programma van leverancier
Overzicht van juridische, technische en operationele omgevingen van de organisatie
Identificatie van strategische en tactische vereisten voor eDiscovery van de
Aftrap vergadering
Evalueren - Stap 2
Huidige relaties met leveranciers beoordelen
Formeel leveranciersbeheer- en toezichtprogramma opzetten
Ga ervan uit dat het beheer van huidige en nieuwe leveranciersverplichtingen wordt beheerd
Actupdates voor kwartaalaccounts opstellen
Reviews van halfjaarlijkse beoordelingsaccounts opstellen
Rapportering - Stap 3
Matrix capaciteit en toewijding
Rapport kostenuitlijning en regelaars
Risico- en beveiligingsrapport
Update van de stappenplan voor taken en technologie (inclusief de status van inloggen)
Driemaandelijks en halfjaarlijks evaluatieverslag
Presentatie van resultaten
Continuïteit - Stap 4
Al het bovenstaande met driemaandelijks inchecken om status en voortgang te beoordelen
Aanbevolen wijzigingen in het leveranciersbeheer
Hoewel deze beschrijvingen en voorbeelden niet allesomvattend zijn van potentieel beschikbare servicemogelijkheden, zijn deze beschrijvingen en voorbeelden ontworpen om te delen hoe juridische technologieleveranciers morgen hun omzet kunnen verhogen door productiecapaciteit te maken die ze nu al bezitten en verpakkingen die in staat zijn om te voldoen aan de technologie, expertise en zakelijke behoeften van bedrijven en juridische afdelingen.
Bron: ComplexDiscovery
