Uwaga redaktora: Przygotowany pierwotnie w celu wsparcia rozszerzonego doradztwa konsultingowego z wiodącym branżowym doradztwem, przedstawia ramy umożliwiające ocenę, doradzanie, nadzorowanie i zarządzanie zarządzaniem informacjami (IG) oraz zadaniami, projektami i programami eDiscovery, począwszy od ukierunkowanych kontroli kondycji IG do całościowych programów zarządzania dostawcami i nadzoru nad dostawcami elektronicznych materiałów dowodowych. Chociaż nie wszystkie potencjalnie dostępne pakiety możliwości, opisy te i przykłady mają na celu podzielenie się tym, w jaki sposób prawni dostawcy technologii mogą być w stanie zwiększyć swoje przychody jutro poprzez produkcję zdolności, które już posiadają dzisiaj i pakowanie tej zdolności, aby sprostać technologii, wiedzy fachowej i potrzeb biznesowych korporacji i działów prawnych.
Niedostatecznie wykorzystane podejście do wzrostu przychodów
Połączenie zdrowia na rynku i hiperkonkurencyjności w dalszym ciągu skłania dostawców usług prawnych do zbadania obszarów produkcji wykraczających poza funkcje i funkcje technologiczne, aby zwiększyć strumienie przychodów, zwiększyć marże i zmniejszyć cykle sprzedaży. Jedną z technik produkcji, które mogą pomóc dostawcom w zwiększeniu przychodów, jest tworzenie pakietów usług, które nie tylko spełniają potrzeby technologiczne i specjalistyczne klientów, ale także spełniają potrzeby biznesowe w zakresie planowania i przewidywalności korporacji i kancelarii prawnych. Te pakiety usług wydają się być niedostatecznie wykorzystane, ale ważne podejście do rosnących przychodów.
Definicje porównawcze
Usługa: Usługa polega na wytwarzaniu zasadniczo korzyści niematerialnych, zarówno na własną rękę, jak i jako znaczący element produktu materialnego, który poprzez jakąś formę wymiany zaspokaja zidentyfikowaną potrzebę.
Usługa pakietowa: usługa pakietowa to wstępnie skonfigurowany zestaw zadań, które mają być wykonane dla klientów w określonym okresie czasu za ustaloną cenę.
Usługa zarządzana: oferta, która umożliwia organizacji outsourcingowe dostarczanie, operacje i zarządzanie usługą.
Tworzenie pakietów usług składa się z obsługi pakowania uprzednio dostarczonej w ramach czystych modeli konsultingowych do pakietów, które są wstępnie zdefiniowane pod względem zadań, ram czasowych i cen. Pakowane usługi mogą pomóc prawnym dostawcom usług technologicznych zlikwidować lukę między tradycyjnymi ofertami doradztwa godzinowego a w pełni zarządzanymi usługami. Mogą one również stanowić silną okazję do stworzenia dodatkowych punktów sprzedaży i potencjalnych nowych strumieni przychodów poprzez ułatwienie zrozumienia, łatwiejszego do oceny i łatwiejszego zakupu dostępu do aktualnych ofert konsultingowych.
Szansa rynkowa dla usług pakowanych
Wielu dostawców usług w zakresie wykrywania danych i wykrywania legalnego oferuje portfolio ofert konsultingowych, które są dostarczane na rynek w ramach tradycyjnej godziny konsultacji dla każdego modelu zaangażowania lub jako część konwencjonalnego elementu wiersza zbierania elektronicznych materiałów dowodowych (np. ceny dla każdego zadania) lub modelu kosztu całkowitego (np. ryczałtowa stawka za poszczególne zadania) kustosz). Modele te są konkurencyjne we własnym zakresie, ale nie w pełni odnoszą się do wspólnego punktu bólu zakupu, polegającego na zapewnieniu możliwości i dostępności usług po uprzednio zdefiniowanym, przewidywalnym koszcie, ponieważ zmienne czasu i/lub wielkości są zawsze obecne. Tworząc wstępnie skonfigurowany zestaw zadań, które mają być wykonane dla klientów w określonym okresie czasu za stałą cenę, wydaje się, że wielu dostawców może spakować część swoich bieżących ofert konsultingowych w taki sposób, aby rozwiązać ten punkt bólu zakupu i usunąć zmienne, które ograniczają koszty przewidywalność.
Synergie sprzedaży z usług pakowanych
Oprócz rozwiązania klient kupuje punkt bólu przewidywalnych cen, zestaw pakietów ofert służyłby również uproszczeniu procesu sprzedaży, ponieważ komunikowanie zadań i wartości pakietów usług może być wykonane przez przedstawicieli handlowych, którzy mogą nie mieć głębokiej wiedzy domeny wymaganej do opracowywania tradycyjnych umów konsultingowych. Pozwoliłoby to na sprzedaż pakietów usług zarówno przez konsultantów, jak i skupionych na sprzedaży członków zespołu usługodawcy, bez konieczności korzystania z aktywów doradczych o wysokich dolarach na froncie transakcji sprzedaży. Ponadto zdefiniowane materiały sprzedaży usług pakowanych można opracować na bardziej szczegółowy poziom wyjaśnienia niż tradycyjne konsultingowe materiały sprzedaży, ponieważ zadania, ramy czasowe i rezultaty oferty są wstępnie zdefiniowane. Ten szczegółowy poziom wyjaśnień zwiększyłby kompletność reprezentowania zdolności i wartości ofert w materiałach sprzedażowych i powinien odpowiednio zmniejszyć cykl sprzedaży/komunikacyjny z potencjalnymi klientami.
Usługa pakietowana: przykładowe opisy ofert
Poniżej przedstawiono sześć opisów ofert, które mogą być wyprodukowane i prezentowane jako usługi pakietowe w celu zaspokojenia potrzeb klientów w obszarach zarządzania informacją i odkrywania elektronicznego.
Pakowane usługi zarządzania informacją (IG)
IG Health Check Service: Oceny procesów i praktyk IG, aby pomóc organizacjom zrozumieć i spełnić wymogi prawne, regulacyjne i normy.
IG Retention Requirements Research Service: Identyfikacja przepisów, które mają wpływ na wymagania dotyczące przechowywania i dyspozycji organizacji w celu określenia ważności harmonogramu przechowywania rekordów organizacji.
IG File Analysis/Defensible Disposition Service: proces obsługujący technologię zapewniający wgląd i kontrolę nad danymi nieustrukturyzowanymi, identyfikację zawartości, która nie ma dodatkowej wartości lub stwarza zagrożenie dla organizacji, obniżając koszty przechowywania, tworzenia kopii zapasowych i zbierania elektronicznych materiałów dowodowych.
Usługi w zakresie pakietów elektronicznych Discovery (ED)
Usługa kontroli zdrowia ED: oceny procesów i praktyk ED, aby pomóc organizacjom zrozumieć i zoptymalizować wykonywanie i zarządzanie odnajdywaniem.
ED Request for Information/Propozycja Management Service: Opracowanie i zarządzanie organizacyjnymi procesami RFI i RFP w celu zapewnienia standaryzowanego, kompletnego i opłacalnego pozyskiwania technologii i usług.
ED Vendor Management and Oversight Service: Zarządzanie i nadzór nad technologiami i usługami pozyskiwanymi przez dostawców, aby pomóc organizacjom zoptymalizować inwestycje w odnajdywanie (czas i pieniądze).
Ponadto poniżej przedstawiono przykłady, jak przetłumaczyć te opisy usług wysokiego poziomu na oferty podlegające zaskarżeniu.
Usługi pakietowe: Sześć przykładowych ofert
#1: Pakiet IG Health Check Service
Oceny procesów i praktyk IG, aby pomóc organizacjom zrozumieć i spełnić wymogi prawne, regulacyjne i normy.
Usługa IG Health Check obejmuje:
Ocena zasad programu IG, procedur i zgodności
Analiza wyników w stosunku do najlepszych praktyk
Opracowanie planu wdrożenia i strategii
Dostawy IG Health Check Service obejmują:
Stwierdzenie faktów i ocena (wywiady/dochodzenie)
Ocena modelu zapadalności (Wyniki/Raport)
Ocena ryzyka analizy luk (wyniki/raport)
Zalecenia, plan wdrożenia i plan działania (wyniki/sprawozdanie)
Prezentacja kosztów wykonawczych/korzyści (prezentacja)
IG Health Check Service można kupić na dwa sposoby:
Jednej kontroli zdrowia (od dwóch do trzech tygodni)
Roczna subskrypcja: wstępna kontrola kondycji i kwartalne aktualizacje (12 miesięcy)
Zadania oferujące usługi kontroli kondycji Packaged IG
Pakiet IG Health Check Service można zakupić jako jednorazową kontrolę lub usługę roczną i składa się z czterech etapów:
Planowanie - Krok 1
Deklaracja celów
IG Program bieżący komponent/Dokumentacja
Identyfikacja uczestników programu IG
Omówienie organizacji środowisk prawnych, technicznych i operacyjnych
Określenie obszarów podlegających ocenie
Określenie kryteriów modelu dojrzałości
Spotkanie Rozpoczęcie
Ocena - Krok 2
Przegląd wszystkich komponentów IG
Przegląd zarządzania dokumentacją i informacjami w cyklu życia, w tym:
Klasyfikacja i metody indeksowania
Procedury zatrzymywania i rozporządzania
Procesy i technologie przechowywania informacji
Wymagania dotyczące dostępu i pobierania
Praktyki prawne
Raportowanie — Krok 3
Analiza wyników
Identyfikacja zagadnień i analiza luk
Ocena zapadalności
Zalecane rozwiązania i strategia wdrażania
Prezentacja wyników
Ciągłość — Krok 4 (tylko subskrypcja roczna)
Wszystkie powyższe z kwartalnym odprawą w celu oceny usprawnień i wpływu na ocenę zapadalności
Zalecane modyfikacje strategii
#2: Usługa badawcza Packaged IG Retention Service
Identyfikacja przepisów, które mają wpływ na wymagania dotyczące przechowywania i rozporządzania rejestrów organizacji w celu określenia ważności harmonogramu przechowywania rekordów organizacji.
Pakiet IG Retention Requiments Service obejmuje:
Definicja zakresu jurysdykcji (federalne i stanowe USA; do 4 dodatkowych krajów)
Definicja zakresu operacyjnego badań (ogólna działalność gospodarcza i branżowa)
Usługi badawcze
Analiza wyników badań do istniejącej polityki retencji
Wymogi IG Retention Research Service obejmują:
Matryca regulacyjna dla każdego kraju
Ustalenia i zalecenia (wyniki/sprawozdanie)
IG Retention Requirements Research Service można kupić na dwa sposoby:
Sprawdzenie wymagań jednorazowych (dwa - trzy tygodnie)
Roczne odświeżanie badań (roczna subskrypcja)
Pakiet IG Retention Wymagania Research Service Oferujący zadania
Pakiet IG Retention Requirements Research Service można zakupić jako jednorazowy czek lub jako roczny dostęp i składa się z czterech etapów:
Planowanie - Krok 1
Deklaracja celów
Omówienie zasad przechowywania rekordów
Zrozumienie śladu geograficznego firmy i struktury podmiotów prawnych
Zrozumienie funkcji biznesowych w zakresie
Ocena - Krok 2
Prowadzenie badań regulacyjnych (Adwokat z dużym doświadczeniem badawczym regulacyjnych)
Skompilować badania w matrycy regulacyjnej według jur
Przeprowadzanie analizy istniejących zasad przechowywania
Opracowanie analizy luk i zaleceń dotyczących zmian istniejących zasad
Raportowanie — Krok 3
Prześlij matrycę
Prezentacja wyników
Ciągłość — Krok 4
Odświeżona/zaktualizowana matryca regulacyjna dla jurysdykcji w zakresie początkowym
#3: Analiza plików Packaged IG/Defensible Resposition Service
Proces obsługujący technologię zapewniający wgląd w dane niestrukturalne i kontrolę nad nimi, identyfikację zawartości, która nie ma dodatkowej wartości lub stwarza zagrożenie dla organizacji, obniżając koszty przechowywania, tworzenia kopii zapasowych i zbierania elektronicznych materiałów dowodowych.
Pakiet IG File Analysis/Defensible Disposition Service obejmuje:
Zapasy metadanych nad zdefiniowanym zestawem danych
Odkrywanie ukrytych możliwości oszczędzania kosztów oraz zagrożeń bezpieczeństwa i zgodności
Dyspozycja danych w celu zaoszczędzenia pieniędzy i zmniejszenia ryzyka
IG File Analysis/Defensible Disposition Service Dostawy obejmują:
Wyniki skanowania plików na podstawie wstępnie zdefiniowanych parametrów (daty, wiek, rozszerzenie, właściciel itp.) Dostarczony graficznie do natychmiastowej identyfikacji możliwości dysponowania (Wyniki/Raport)
Analiza i zalecenia dotyczące przypadków biznesowych (wyniki/raport)
IG File Analysis/Defensible Disposition Service można kupić jako:
Projekt jednorazowy (jeden miesiąc)
Pakowana analiza plików IG/Defensible Disposition Service Zadania oferujące
Pakiet IG File Analysis/Defensible Disposition Service składa się z trzech etapów:
Planowanie - Krok 1
Deklaracja celów
Omówienie zawartości bez struktury
Przegląd bieżącej polityki zatrzymywania
Zakres skanowania plików
Wymagania techniczne
Identyfikacja
Spotkanie Rozpoczęcie
Ocena - Krok 2
Przeprowadź skanowanie
Analiza wyników skanowania
Definiowanie kategorii dyspozycyjnych
Zbieranie statystyk kosztów
Opracowanie sprawy biznesowej
Raportowanie — Krok 3
Opracowywanie graficznych reprezentacji wyników skanowania
Obecny przypadek biznesowy i metryki
Prezentacja Executive
#4: Pakiet ED Health Check Service
Oceny procesów i praktyk ED, aby pomóc organizacjom zrozumieć i zoptymalizować realizację i zarządzanie odnajdywaniem.
Usługa ED Health Check obejmuje:
Ocena programu, procesów i technologii Discovery
Analiza wyników badań w oparciu o najlepsze praktyki i niestandardowe kryteria kontroli zdrowia
Opracowanie strategii i planu poprawy
Doświadczenia usługi ED Health Check obejmują:
Audyt i ocena (wywiady/dochodzenie)
Analiza luk ocena zdolności, kosztów i ryzyka (wyniki)
Zalecenia, plan wdrożenia i plan działania (wyniki/sprawozdanie)
Prezentacja kosztów wykonawczych/korzyści (prezentacja)
Nasze usługi ED Health Check Service można kupić na dwa sposoby:
Jednej kontroli zdrowia (od dwóch do trzech tygodni)
Roczna subskrypcja: kontrola wstępna+aktualizacje kwartalne (12 miesięcy)
Zadania oferujące usługi kontroli kondycji Packaged ED
Usługa Packaged ED Health Check Service może być zakupiona jako jednorazowa kontrola lub jako usługa roczna i składa się z czterech etapów:
Planowanie - Krok 1
Deklaracja celów
ED Zainteresowane strony
Przegląd platformy ED
Omówienie protokołów zadań ED
Przegląd infrastruktury pamięci masowej i zabezpieczeń
Omówienie wymagań dotyczących wsparcia geograficznego
Omówienie wymagań dotyczących pomocy technicznej dla
Przegląd celów budżetowych, zasobów i ograniczeń
Określenie obszarów podlegających ocenie
Ustanowienie niestandardowych kryteriów kontroli zdrowia
Spotkanie Rozpoczęcie
Ocena - Krok 2
Przegląd metod zbierania elektronicznych
Przegląd procesów i technologii zbierania elektronicznych materiałów dowodowych
Przegląd umów i licencji dotyczących pomocy technicznej dotyczącej zbierania elektronicznych materiałów dowodowych
Przegląd zwrotu z inwestycji w e-Discovery
Raportowanie — Krok 3
Analiza wyników
Zalecenia podejścia do zbierania elektronicznych materiałów
Identyfikacja zaleceń dotyczących zdolności i efektywności
Identyfikacja zaleceń dotyczących integracji i ryzyka
Identyfikacja zaleceń dotyczących wsparcia
Identyfikacja zaleceń dotyczących zwrotu z inwestycji
Analiza luk ocena zdolności, kosztów i ryzyka
Prezentacja wyników
Ciągłość — Krok 4
Wszystkie powyższe z kwartalnym zameldowaniem w celu oceny ulepszeń
Wymagania wewnętrzne, rozwój branży i aktualizacja najlepszych praktyk
Zgłoś analizę luk za pomocą poprzednich rapor
Zalecana strategia, plan wdrożenia i modyfikacje mapy drogowej
#5: Pakiet ED Żądanie Informacji/Usługa zarządzania propozycjami
Opracowanie i zarządzanie organizacyjnymi procesami RFI i RFP w celu zapewnienia standaryzowanego, kompletnego i opłacalnego pozyskiwania technologii i usług.
Usługa ED Żądanie Informacji/Zarządzania Propozycjami obejmuje:
Opracowanie standaryzowanych procesów RFI/P
Opracowywanie niestandardowych żądań RFI/P (w oparciu o wymagania)
Zarządzanie dystrybucją i komunikacją RFI/P
Dostawy ED RFI/P Management Service obejmują:
Definicja wymagań RFI/P (wywiady/dochodzenie)
Rozwój RFI/P (Dokumenty/Formularze)
Dystrybucja, śledzenie i agregacja RFI/P (proces wstępnego wyboru)
Podążanie za dostawcami RFI/P (proces wyboru po)
Aktualizacje szybkiego reagowania (Dyskusje na wezwanie)
Nasze usługi zarządzania ED RFI/P można kupić na dwa sposoby:
Projekt jednorazowy: Trzy miesiące
Roczna subskrypcja: Projekt wstępny+wsparcie roczne (12 miesięcy)
Konsultacje z pakietem ED prośba o informacje/usługi zarządzania propozycjami
Nasz pakiet ED RFI/P Management Service można zakupić jako projekt jednorazowy lub jako usługa roczna i składa się z czterech etapów:
Planowanie - Krok 1
Deklaracja celów
Przegląd celu RFI/P w zakresie zbierania elektronicznych materiałów dowodowych
Rozwój RFI/P eDiscovery (dokument)
Plan projektu procesu eDiscovery RFI/P
Zalecenia zaproszenia do dostawców elektronicznych materiałów dowodowych
Spotkanie Rozpoczęcie
Ocena - Krok 2
Zarządzanie dystrybucją RFI/P
Zarządzanie umowami o nieujawnianiu informacji RFI/P
Zarządzanie pytaniami, rozważaniami i odpowiedziami RFI/P
Zarządzanie terminami odpowiedzi RFI/P
Zarządzanie sprawdzaniem referencyjnym/Sprawdzanie poprawności informacji kluczowych/Kontrole konfliktów
Opracowanie macierzy oceny odpowiedzi dostawcy
Opracowanie zaleceń Finalistów Sprzedawcy do szczegółowej oceny
Koordynacja komunikacji w następnym kroku (finaliści i niefinaliści)
Zarządzanie prezentacjami Finalistów Sprzedawcy (Treść/Planowanie)
Zarządzanie Wywiadami/Testowanie Finalistów Sprzedawcy (Planowanie i Scoping)
Rozwój Matrix Ocena Finalista Sprzedawcy
Opracowanie rekomendacji wyboru dostawców
Koordynacja komunikacji Finalistów Sprzedawcy (selectee i nieselectees)
Rozwój/Wsparcie dostawcy Selectee Wstępne zestawienie pracy
Monitorowanie początkowego spotkania dostawcy selectee Kickoff
Monitorowanie wstępnych spotkań projektu selectee dostawcy (90 dni)
Raportowanie — Krok 3
Analiza procesu RFI/P
Analiza wyników RFI/P
Opracowanie sprawozdania RFI/P po działaniu
Prezentacja wyników
Ciągłość — Krok 4
Opracowanie przewodnika Process Guide i FAQ
Monitorowanie zgodności wybranych dostawców z procesami RFI/P
Wymagania wewnętrzne, rozwój branży i aktualizacja najlepszych praktyk
Aktualizacje szybkiego reagowania (Dyskusje na wezwanie)
#6 Usługa zarządzania dostawcami i nadzoru w pakiecie ED
Zarządzanie i nadzór nad technologiami i usługami pozyskiwanymi przez dostawców, aby pomóc organizacjom zoptymalizować inwestycje w odnajdywanie (czas i pieniądze).
Usługa zarządzania dostawcami i nadzoru firmy ED obejmuje:
Definicja wymagań technologicznych i serwisowych
Wybór dostawców, zaangażowanie i zarządzanie
Oceny nowych technologii i usług
Dostawy ED Vendor Management and Oversight Service obejmują:
Audyt i ocena (wywiady/dochodzenie)
Ustalenia i zalecenia (wyniki/sprawozdanie)
Miesięczne wymagania i przegląd wyników (sprawozdanie/spotkanie)
Aktualizacje szybkiego reagowania (Dyskusje na wezwanie)
ED Vendor Management and Oversight Service można zakupić jako:
Projekt jednorazowy: Trzy miesiące
Roczna subskrypcja: Projekt wstępny+wsparcie roczne (12 miesięcy)
Doradztwo w zarządzaniu dostawcami pakietów ED i omówieniu zadań usługi
Nasze pakiety ED Vendor Management and Oversight Service (VMO) można zakupić jako projekt jednorazowy lub jako usługa roczna i składa się z czterech etapów:
Planowanie - Krok 1
Deklaracja celów
Przegląd krajobrazu dostawcy
Identyfikacja interesariuszy dostawcy
Recenzja RFI lub programu RFP do zbierania elektronicznych materiałów dowodowych
Omówienie organizacji środowisk prawnych, technicznych i operacyjnych
Identyfikacja strategicznych i taktycznych wymagań organizacji dotyczących zbierania elektronicznych materiałów dowodowych
Spotkanie Rozpoczęcie
Ocena - Krok 2
Ocena bieżących relacji z dostawcami
Ustanowienie formalnego programu zarządzania dostawcami i nadzoru
Załóżmy zarządzanie bieżącymi i nowymi dostawcami
Ustalanie kwartalnych aktualizacji konta
Ustanowienie przeglądów półrocznych przeglądów kont
Raportowanie — Krok 3
Macierz zdolności i zaangażowania
Raport wyrównania kosztów i kontroli
Raport o ryzyku i bezpieczeństwie
Aktualizacja harmonogramu zadań i technologii (w celu uwzględnienia stanu na pokładzie)
Kwartalny i półroczny raport z przeglądu
Prezentacja wyników
Ciągłość — Krok 4
Wszystkie powyższe z kwartalnym zameldowaniem w celu oceny stanu i postępu
Zalecane modyfikacje programu zarządzania dostawcami
Chociaż nie wszystkie potencjalnie dostępne pakiety możliwości, opisy te i przykłady mają na celu podzielenie się tym, w jaki sposób prawni dostawcy technologii mogą być w stanie zwiększyć swoje przychody jutro poprzez produkcję zdolności, które już posiadają dzisiaj i pakowanie tej zdolności, aby sprostać technologii, wiedzy fachowej i potrzeb biznesowych korporacji i działów prawnych.
źródło: ComplexDiscovery
