Revisões e decisões? Novas considerações sobre análises remotas seguras de eDiscovery

One of the key revision and decision areas that business, legal, and IT professionals in the eDiscovery ecosystem are currently having to consider is how they plan for and execute the core eDiscovery task of review in today’s new world. From review market sizing to remote review decisions, the following update provides context and considerations that may be helpful for eDiscovery decision-makers as they consider the critical eDiscovery task of review during 2020.

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Nota do Editor: Dada a mudança das condições ambientais e econômicas com base no surto e impacto da doença coronavírus 2019 (COVID-19), os profissionais da eDiscovery estão considerando revisões de negócios para seus planos 2020 e também tomando ou acelerando decisões de eDiscovery apoiando a coleção, processamento e revisão das informações armazenadas eletronicamente (ESI). Uma das principais áreas de revisão e decisão que os profissionais de negócios, jurídicos e de TI do ecossistema de eDiscovery estão atualmente tendo que considerar é como eles planejam e executam a principal tarefa de análise de eDiscovery no novo mundo de hoje. Do dimensionamento do mercado de análise às decisões de revisão remota, a atualização a seguir fornece contexto e considerações que podem ser úteis para os tomadores de decisão de eDiscovery, pois consideram a tarefa crítica de análise de eDiscovery durante 2020.

Revisões no tamanho do mercado: uma nova estimativa de revisão

Ao considerar os custos relativos das três principais tarefas de eDiscovery de coleta, processamento e revisão, em 2020, estima-se que a tarefa principal de revisão represente aproximadamente 68% do total de despesas de eDiscovery. Embora a doença coronavírus 2019 (COVID-19) pareça ter um impacto substancial na economia e execução do eDiscovery, não parece, neste momento, na avaliação de seu impacto em curso, ter alterado significativamente as estimativas percentuais de tarefas em 2020 para coleta, processamento, e revisar.

Gráfico 1 - Despesas Relativas da Tarefa Principal de Descoberta Eletrônica - 2020

1 — Despesas Relativas de Tarefas Principais — 2020

As estimativas iniciais (novembro de 2019) sugeriram que o tamanho do mercado para a tarefa de revisão do eDiscovery fosse de US$8,61 B durante 2020. Estimativas de modelagem revisadas que levam em consideração as mudanças no cenário legal impulsionadas pelo surto e impacto do COVID-19 reduziram as estimativas de tamanho de mercado para a tarefa de revisão do eDiscovery em aproximadamente 23%, com a estimativa de trabalho revisada agora sendo de US$6,65B para 2020. O modelo leva em consideração o crescimento geralmente padrão do mercado no primeiro trimestre de 2020, bem como ajustes nas estimativas de receita com base nas alterações do mercado durante os últimos três trimestres civis de 2020.

Gráfico 2 - eDiscovery Market for Review - 2020 - Revisão

2 — eDiscovery Market for Review — 2020 — Revisão

As estimativas iniciais do modelo de mercado para 2020 (não publicadas) sugeriram que aproximadamente 90% das revisões seriam realizadas no local, enquanto quase 10% seriam realizadas remotamente. No entanto, com o surto e o impacto do COVID-19 e as correspondentes restrições de viagens dependentes da localização e agregação de grupos, as estimativas revistas para a porcentagem de avaliações realizadas no local foram reduzidas de 90% para 10% para 2020. Correspondentemente, a porcentagem estimada de revisões a serem realizadas remotamente em 2020 aumentou de 10% para 90%.

Gráfico 3 - Despesas Relativas da Tarefa de Revisão Principal da Descoberta Eletrônica - 2020 - Revisão

3 — Descobertas Relativas Principais Despesas da Tarefa de Revisão Eletrônica — 2020 — Revisão

Ao aplicar estimativas de modelo de mercado revisadas para a porcentagem de revisões realizadas no local ou remotamente às estimativas de receita revisadas para 2020, parece que o mercado de análise remota aumentará de projeções de tamanho de mercado originais de US$0,86 bilhões para US$4,28 bilhões. Além disso, o mercado de revisão no local diminuirá de projeções originais de tamanho de mercado de US$7,75 bilhões para US$2,37 bilhões. O modelo também leva em consideração a taxa de porcentagem de revisão remota segura geralmente padrão para análise no local no primeiro trimestre de 2020, bem como ajustes dessas percentagens com base nas alterações do mercado durante os últimos três trimestres civis de 2020.

Gráfico 4 - eDiscovery Market for Onsite and Remote Review - 2020 - Revisão

4 — eDiscovery Market for Onsite and Remote Review -2020 — Revisão

Essas revisões de tamanho de mercado centradas em análise serão, sem dúvida, revisadas e consideradas no desenvolvimento de mashups anuais de eDiscovery Market Size pela ComplexDiscovery. No entanto, eles podem ser benéficos para profissionais de negócios, jurídicos e de tecnologia da informação, uma vez que consideram a crescente aceitação e a trajetória de tamanho do mercado para revisões remotas seguras na condução da eDiscovery.

Decisões para análise remota segura: perguntas e considerações de qualificação

Dadas as rápidas mudanças no ambiente de serviços de revisão durante 2020, muitas organizações que não empregaram avaliações remotas anteriormente como parte de seu arsenal de eDiscovery agora estão avaliando ativamente e agressivamente serviços de análise remota seguros. Como nem todas as ofertas e provedores de revisão remota segura são iguais, as seguintes perguntas e considerações de qualificação podem ser úteis para escritórios de advocacia e corporações em sua avaliação de serviços de revisão remota.

Perguntas e considerações sobre a qualificação da oferta de revisão remota

Perguntas gerais que podem ajudar a esclarecer a experiência e a experiência de um provedor com serviços de revisão segura remota incluem, mas não se limitam a:

Há quanto tempo você ofereceu serviços seguros de análise remota (quando foi a sua primeira questão)?

Quantos projetos somente de revisão remota segura você concluiu e para aproximadamente quantos clientes distintos?

Para seus projetos de revisão remota segura, qual é o tamanho médio da equipe e qual é o maior tamanho de equipe para esses projetos?

Quantos de seus revisores e gerentes de revisão participaram de um projeto de revisão remota segura e qual é o número médio de projetos em que participaram, incluindo o tempo médio para esses projetos?

Quantos revisores em tempo integral, QCers e gerentes de revisão participaram e estão disponíveis para projetos de revisão remota segura?

Quantos de seus revisores e gerentes de revisão participaram de um programa de treinamento e certificação projetado por sua organização para projetos de revisão remota seguros? Descreva seu programa de treinamento remoto e certificação.

O serviço seguro de análise remota que você está oferecendo é orgânico à sua organização ou fornecido por meio de uma parceria? Se este último, nomeie o (s) parceiro (s).

Forneça três referências de cliente distintas para suas análises remotas seguras.

As áreas que devem ser questionadas e avaliadas ao selecionar provedores de serviços de revisão remota incluem:

Tecnologia remota

Segurança Remota

Processos remotos (incluindo QC/QA, comunicações e auditoria)

Perguntas sobre essas três áreas críticas de experiência incluem, mas não se limitam a:

Sua oferta de análise remota segura fornece um recurso de serviço único integrado para comunicação, conexão e realização de revisões?

Descreva detalhadamente o hardware, a tecnologia e a infraestrutura que fornecem/fornece sua oferta de análise remota segura e descreva os requisitos de segurança, incluindo proteções em vigor se os revisores usarem seu próprio hardware e estiverem usando WiFi.

Sua oferta inclui um recurso de e-mail seguro com recursos limitados de envio de e-mail?

Como impedir o acesso para revisar espaços de trabalho de computadores locais?

Sua infraestrutura segura suporta controles para restringir direitos administrativos, desabilitar o acesso USB a dispositivos periféricos, impedir a instalação/upload de software e acesso de leitura/gravação a unidades/mídia locais, restringir o download e exportação para máquinas locais e negar impressão (local, rede e screenprint)?

Sua infraestrutura segura suporta o redirecionamento da área de transferência (sem copiar/cortar/colar) e o redirecionamento de arquivo/pastas?

Descreva detalhadamente seus processos remotos de QC/QA individual e de equipe e como eles diferem das avaliações no local, bem como como como eles diferem de outros provedores, incluindo como você garante que os revisores estão codificando de forma precisa e consistente durante toda a revisão do início ao fim.

Descreva detalhadamente seus processos de comunicação remota (com clientes/consultores e comunicações internas da equipe) e como eles diferem das avaliações no local, incluindo o uso de bate-papo criptografado.

Descreva detalhadamente os procedimentos de auditoria de tempo e produtividade, incluindo a garantia de entrada precisa do tempo e o tratamento do tempo de inatividade.

Na área de pessoal de revisão remota segura, as perguntas a seguir podem fornecer informações sobre a capacidade do provedor.

Descreva os processos de pessoal, triagem e recrutamento para projetos remotos seguros e como eles diferem das avaliações no local.

Como os revisores são selecionados para projetos de revisão remota seguros?

Que tipos de verificações (por exemplo, antecedentes, segurança, referências etc.) são executadas contra candidatos de revisão remota segura e membros da equipe, para incluir a frequência com que essas verificações são validadas.

Quais métricas concretas são usadas para selecionar novos revisores (para sua organização) e veteranos (dentro de sua organização) para seus projetos de revisão remota segura?

O que os revisores devem concordar em termos de segurança tecnológica e física, horários de trabalho e proteções de privacidade? Fornecer documentação de exemplo, incluindo Acordos de NDA/Confidencialidade e Regras de Trabalho a partir de Casa (WFH).

Além disso, do ponto de vista da experiência coletiva, as perguntas a seguir podem fornecer informações sobre a experiência organizacional e aptidão para apoiar projetos de revisão remota seguros.

Descreva a estrutura de equipes remotas, incluindo a primeira linha, controle de qualidade e taxas de gerente de revisão.

Sua organização tem uma estrutura de gerenciamento interno dedicada para dar suporte ao processo de revisão completo?

Sua organização tem equipes dedicadas de gerenciamento de revisão com experiência em trabalhar juntas?

Sua organização tem um grupo de revisores treinados, qualificados e certificados que trabalharam juntos para apoiar projetos de revisão?

A partir das respostas a essas perguntas qualificadas, os tomadores de decisão de eDiscovery devem ter informações suficientes para fazer uma avaliação inicial dos provedores que estão sendo considerados para projetos de revisão remota seguros e estar preparados para avançar para avaliações formais de provedores que incluem apresentações, demonstrações e discussões.

Leitura Adicional

Continuidade de negócios de eDiscovery: Considerações sobre o trabalho remoto

Uma análise de 2020 sobre eDiscovery Review: pontos de dados de tarefas, gastos e custos

Fonte: ComplexDiscovery

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