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    編集者注:他の人を排除して、eDiscoveryへの特定のアプローチを支持しようとする、意見のあるプロバイダーや専門家のきらびやかな一般性は忘れてください。現状では、組織がセキュリティ、機能、複雑さ、およびコストの領域に対処したいと考えている場合、オンプレミスとオフプレミスのソリューションが新興および成熟の両方のテクノロジ実装の一部として提供され、今後も電子情報開示ソフトウェアポートフォリオの基本要素となります。包括的に。

    電子情報開示ソフトウェアの選択に関する考慮事項

    電子情報開示ソフトウェアの分野で現在行われているトピックの 1 つは、電子情報開示ソフトウェア製品でセキュリティ、機能、複雑さ、およびコストの最適なバランスを実現するための最適な配信モデルは何かに関するアサーションとアテステーションを中心に展開しています。その一端には、セキュリティと機能を中心に議論するオンプレミス・アプローチの支持者がおり、ソフトウェアが市場に出回っている期間よりも複雑なデータセットを処理する能力の方が重要であることを強調しています。反対に、クラウド対応アプローチとも呼ばれるオフプレミスアプローチの支持者がいます。その議論は、パブリッククラウドインフラストラクチャの経済性に支えられたセルフサービスディスカバリーのスピードとコスト面でのメリットを中心にしています。この範囲の両端には、オンプレミスとオフプレミスの両方の機能を組み合わせて独自のソリューションを提供するさまざまなサービスが存在します。では、進行中の電子情報開示の課題の解決に役立つ、最適なソリューションを判断するにはどうすればよいでしょうか。それは素晴らしい質問であり、決定的な答えが1つもない質問です。ただし、電子情報開示の専門家は、オンプレミス、オフプレミス、およびコンビネーションソフトウェアのアプローチを検討し、ニーズに最適なバランスのとれたソリューションを決定するために、次の考慮事項が役立つ場合があります。

    4つの評価分野

    電子情報開示の実施のために選択された配信アプローチの種類にかかわらず、すべてのソリューションの選択において考慮すべき項目が少なくとも 4 つあります。これらの属性には次のものがあります。

    セキュリティ:このソリューションは、電子情報開示の取り組みに必要なレベルのデータ保護を提供していますか。

    機能:このソリューションでは、電子情報開示に必要な基本タスクを完了できますか。

    複雑さ:このソリューションでは、電子情報開示の取り組みに必要な高度なタスクを完了できますか。

    コスト:このソリューションは、セキュリティ、機能、複雑さをコスト効率の良い方法で解決していますか。

    これらの特性に個別に、または集合的にアプローチして、要件、優先順位、予算を満たすソリューションを見つける能力によって、組織が電子情報開示の達成において法的、技術的、およびビジネス上の観点から成功しているかどうかが最終的に決まります。

    セキュリティを考える

    「不信と注意が安全の親だ」ベンジャミン・フランクリン

    データのセキュリティは、電子情報開示ソフトウェアソリューションの選択において、最も顕著かつ目に見える懸念事項の 1 つになりつつあります。データセキュリティ障害の規則性と影響が増大しているという一般的な例を踏まえ、ディスカバリーソリューションの意思決定者は、この重要なリスク要因をどのように管理しているかを慎重に検討し、事実に基づいて意思決定を行う必要があります。

    組織のファイアウォールの内側にあるデータ、アプリケーション、サーバー、ストレージ、およびネットワーク接続の制御は、従来最も安全な電子情報開示ソリューション導入オプションと見なされてきました。このオンプレミスのセキュリティアプローチでは、組織はデータと、電子情報開示の過程でデータに作用する可能性のあるすべての要素を完全に制御できます。セキュリティインフラストラクチャが確立されている組織にとって、オンプレミス製品はデータを直接制御することでセキュリティリスクを最小限に抑えるため、eDiscovery セキュリティに対する安全なアプローチであるように思われます。オンプレミスのアプローチは、データ転送規制やプライバシー要件に敏感な多くの組織にとっても、データの物理的な場所を直接理解し、そのデータに常時対応できることが保証されるため、非常に望ましいと思われます。(1) 受け入れの観点から、Aberdeen GroupのeDiscovery業界レポートによると、組織はクラウドベースのソリューションよりもオンプレミスの電子情報開示ソリューションを導入する可能性が 50% 高くなっています。(2) これらの事実を念頭に置いて、セキュリティに対するオンプレミスのアプローチは安全な方法であると結論付けるのは妥当と思われます。オフプレミスの代替案の受け入れが拡大しているにもかかわらず、eDiscovery ソリューションの一部として多くの組織で引き続き使用されています。

    クラウドコンピューティングが主流に受け入れられるようになり、電子情報開示ソフトウェアを提供するオフプレミスのアプローチはますます受け入れられつつあります。この受け入れは、SaaSを介して提供されるオフプレミス製品が、以前はオンプレミス製品でしか達成できなかった多くのセキュリティ要件に十分に対応できる可能性があるという証拠など、多くの特性に基づいています。(3) クラウド中心の電子情報開示が受け入れられるようになった理由安全なオンプレミスの代替手段としてのソリューションには、次のセキュリティ要素が含まれますが、これらに限定されません。

    高度な暗号化:さまざまな移動状態と休止状態のデータを暗号化する機能。

    セキュリティエキスパートのスタッフ:セキュリティ要件を継続的に監視し、対処するエキスパートの可用性。

    新しいテクノロジーへの最初のアクセス:データの規模と一元化に基づく新しいテクノロジーへのアクセス。

    これらのセキュリティ要素 (4) は、クラウドサービスにおいてますます利用可能になっており、セキュリティという観点から見れば、社外の eDiscovery ソリューションを容認できるものにしています。

    また、特定のクラウド中心型ソリューションの全体的なセキュリティに寄与する可能性のあるクラウド実装にはさまざまな種類があります。パブリッククラウドインフラストラクチャのみで運用され、Amazon、Microsoft、Google などの企業によって提供される、純粋なパブリッククラウドがあります。また、ピュア・パブリック・クラウド・ソリューションの経済的およびアクセス上のメリットと、プロバイダーが所有するリソースのセキュリティを強化し、データの正確な物理的な場所をいつでも特定できるプライベート・クラウド・ソリューションもあります。クライアントデータにアクセスして物理的に特定できるこの機能は、特に個人を特定できる情報の処分と廃棄に関する規制や法的要件の増大を踏まえて、プライベートクラウドにとって望ましいセキュリティ属性です (5)。

    ほとんどのパブリッククラウドおよびプライベートクラウドの電子情報開示サービスのセキュリティの現状を考えると、セキュリティ中心の観点から見れば、適切なクラウドベースのオファリングが多数存在することを提案するのは妥当と思われます。

    オンプレミスまたはオフプレミスのアプローチを問わず、デリバリーアプローチを超えるセキュリティ上の懸念事項が常に存在します。このようなセキュリティ上の懸念の一例として、ファイアウォールやクラウドで保護された環境の外にプロダクションをリクエスト元に転送することが挙げられます。ただし、安全な転送プロトコル、暗号化、役割ベースのアクセスで管理される安全なサーバーへの共有アクセスを使用することで、このリスクを軽減する方法も多数あります。実際、一部のベンダーは、データ転送のセキュリティに関する懸念をソリューションを検討しない理由として挙げています。実際、ベンダーがこのリスクを強調する本当の理由は、システムからデータを取り出すのに非常に時間がかかり、ユーザーに独自のアプローチを誘導したいと考えているからです。データ転送速度の低下を緩和します。言い換えれば、異なるセキュリティ上の懸念に対するソフトウェアプロバイダの主張や異議を評価するときは、問題の原因を正確に理解するようにしてください。セキュリティ上の欠陥よりもパフォーマンスの欠陥に関連している可能性があるからです。

    手っ取り早く:組織のセキュリティ要件を満たすには、オンプレミスとオフプレミスの両方の製品で十分な場合があります。ただし、セキュリティリスクを他のアプローチよりも包括的に軽減できるアプローチもあるため、電子情報開示ソフトウェアを選択する際には、現在および将来のセキュリティ要件を理解することが重要です。

    能力考慮

    「テクノロジーは役に立つしもべだけど危険な主人だ」クリスチャン・ルー・ランゲ

    潜在的なソリューションのセキュリティが考慮されると、次に妥当な検討と評価の領域は能力です。機能の評価とは、電子情報開示に必要なタスクをソリューションが達成できるかどうかを判断することだけです。オンプレミスとオフプレミスのサービスの機能には常に明確な違いがあるわけではありませんが、認識されているニーズとは対照的に、ソリューションが実際のニーズを満たす能力を示す指標となる可能性があるため、考慮すべきいくつかの特性があります。これらの特性には、成熟度、統合、自動化などがあります。

    オファリングの成熟度は、オファリングが市場に出回っている期間や、電子情報開示タスクを実行するための最新かつ最も効率的なテクノロジが含まれているかどうかを示すのに役立つため、重要です。ただし、成熟度が要因になるのは、ソリューションが完了するように求められているタスクを実行できないことに寄与する場合のみです。成熟したソリューションが、機能不足またはサポート終了により短期的にタスクを完了できない場合、購入保護の観点からは最適なソリューションではない可能性があります。一方、それが今日機能し、将来も維持されるのであれば、市場で入手可能になった時間だけに基づいて、成熟したオファリングを潜在的な選択肢として除外すべきではないことは理にかなっているようです。

    多くの電子情報開示担当者は、成熟度をレガシーとして誤って分類し、レガシーを不十分と見なして成熟度について議論します。この一般化は、場合によっては当てはまることがあります。しかし、今日の市場で最も成熟した製品のいくつかは、依然として特定のタスクを達成するのに最も効果的です。最も成熟したサービスの一部はオンプレミス型であるため、オンプレミスのソリューションを使用すれば、特定のタスクに最も適した選択肢が得られる場合があります。すべての成熟したテクノロジーをレガシーと見なすため、新しい製品ほど優れていないというきらびやかな一般性に反応するのは簡単です。ただし、能力の判断は、オファリングが市場に投入された時間ではなく、オファリングが必要なタスクを完了する能力に優先して行われるようにしてください。

    オファリングの統合は、統合されていないソリューションでは時間とコスト効率に欠ける可能性を示す可能性があるため、重要な選択特性でもあります。たとえば、取り込み、処理、およびレビュータスクのための内部または外部のテクノロジー統合ポイントを持つオファリングの方が、統合されていないオファリングよりも望ましい場合があります。ただし、必要なタスクを実行できないと電子情報開示を成功させることができないため、適切な機能を持たない統合は受け入れられません。

    eDiscovery の自動化は、統合を考慮するのと同じ方法で検討する必要があります。自動化が利用できる場合、タスク完了時に得られる時間とコストの削減に基づいて、自動化されていないソリューションよりも自動化が望ましい場合があります。ただし、自動化されるタスクが必要なタスクを完了できない場合、自動化は重要ではなくなります。その一例として、オファリングでの取り込みと処理の自動化が挙げられます。これらのタスクの自動化は、特定のデータタイプにとって有益ですが、システム機能が不足しているために処理する必要のあるデータタイプを処理できない場合、自動化の時間効率は手動処理に要する時間によって打ち消される可能性があります。

    また、すべての製品が、大量のデータに対してタスクを実行できるという点で同等に作成されているわけではありません。オファリングの機能に対するこのボリューム制限は、プロバイダのソフトウェアマーケティング資料やユーザーズガイドには通常見られるものではありませんが、この機能に満たない特定のソリューションを実装したユーザーにはよく知られています。実際、一部の新しいクラウドベースのオフプレミス製品でさえ、この分野では不十分なため、中小規模のケースサイズで最適に使用できると位置付けています。このようなデータ量の制限は、データ量の増加という課題が電子情報開示プロフェッショナルの最大の関心事の 1 つとして定期的に注目されているため、ますます重要になっています。

    クイック・テイクアウェイ:オファリングの能力を検討するにあたっては、まず必要なタスクを達成する能力に焦点を当てる必要があります。必要なタスクを完了できる場合は、成熟度、統合、および自動化を比較のための選択データポイントとして検討するのが妥当です。補完的なプラットフォームを使用せずにすべての電子情報開示の課題に対処できる電子情報開示プラットフォームはごくわずかであるため、特に他のサービスとの外部統合ポイントとの統合は、オファリングの選択において重要な考慮事項となるはずです。

    複雑さを考える

    「シンプルさは複雑さに先行するのではなく、それに続く」アラン・ペルリス

    電子情報開示ソフトウェアが、増え続けるデータ形式を取り込んで処理できるなど、データの複雑さに対処する能力は、今日の電子情報開示の専門家が直面している最も重要な課題の 1 つです。実際、2022年冬のeDiscoveryのビジネス信頼度調査によると、電子情報開示エコシステムの54人の回答者のほぼ 19% が、今後6か月間にデータの種類を増やすという課題がビジネスに最も大きな影響を与えるだろうと回答しています。(6) この課題に直面する中、多くの組織がは、証拠開示の取り組みにおいて、複雑ではないデータと複雑なデータの両方に対応するために、ワークフローを通じて統合されたソフトウェア製品を組み合わせて採用しています。この特定の課題を解決するためのこの組み合わせアプローチの一例は、新しいテクノロジーに基づくプライベートクラウドアプローチを使用するオフプレミスの SaaS ベースのサービスを採用し、オンプレミスの成熟した電子情報開示処理エンジンを活用して、ボリュームとファイル形式の課題に対処することです。オフプレミスのプラットフォームで対処する。この組み合わせアプローチでは、クラウドの速度とコストのメリットを活用して、電子情報開示のボリュームとファイルフォーマットの課題の大部分に対処し、成熟したオンプレミス製品の堅牢性を利用して、大量のデータとファイル数の増加に伴う複雑さの課題に対処します。フォーマット。多くのソフトウェアプロバイダは、自社の製品があらゆる電子情報開示の課題に対処できるという事実を強調していますが、その主張には限界がある場合があります。こうした制限は、オンプレミスとオフプレミスのサービスを組み合わせて新興とテクノロジーのバランスをとるという慎重なアプローチよりも、大量かつ非メインストリームのファイル形式関連のリクエストを完了するのにかかる時間がはるかに長くなる可能性があることです。

    手っ取り早く:電子情報開示に関する多くの課題が複雑なため、特定の複雑なタスク要件を十分に達成するには、ソフトウェアソリューションを組み合わせることが必要になる場合があります。これらのソリューションの組み合わせには、補完的な方法で機能するオンプレミスとオフプレミスのサービスが含まれます。ほとんどの組織は、単一の電子情報開示ソリューションでは解決できないある程度の複雑さに直面することを考えると、他のプラットフォームとの効率的な相互運用性を妨げないようなソリューションを選択するのが妥当と思われます。

    コストを考慮する

    経済学において最も重要な概念の 1 つは「機会費用」です。つまり、一度お金を何かに使うと、それを別のものに再び使うことはできないという考え方です」マルコム・ターンブル

    予算の制約は、電子情報開示の法的、技術的、ビジネス上の要素に対処しようとする法律事務所や法務部門にとって共通の障害です。この経済的制約は、オンプレミスかオフプレミスか、新興または成熟したテクノロジーに基づいているかにかかわらず、多くのソフトウェア製品の価格設定に一貫性、予測可能性、透明性の欠如によってさらに悪化します。

    法律事務所や法務部門は、電子情報開示に関する特定の課題に対して最適なソリューションを選択しようと努力しているため、さまざまなサービスの長所と短所を比較対照できることが重要です。多くのベンダーは、セキュリティ、機能、複雑性に関する詳細なオファリング属性を公開していますが、多くのベンダーは価格設定や価格モデルに関する公開情報を共有していません。予算の制約が証拠開示の実施に影響を及ぼす主要な要素の1つであり続けていることを考えると、ベンダーは価格を公開することで、評価プロセスの早い段階で最も一般的な懸念事項の1つを取り除き、eDiscoveryの意思決定プロセスを簡素化することができます。その懸念は、「これにはどれくらいの費用がかかりますか」ということです。さらに、多くのソフトウェアプロバイダーが発見を簡素化するために自社の製品にテクノロジーを統合しようとしているのと同様に、賢明なプロバイダーは現在、ソフトウェア調達プロセスを簡素化するために、オンプレミスとオフプレミスの価格設定要素を組み合わせて製品全体に組み込んでいます。この価格統合の一例として、オンプレミスとオフプレミスの両方のオファリングの要素を含むソリューション全体のパッケージングが挙げられます。このパッケージには、決められた時間枠で、わかりやすく、予測可能な単一のコストで利用できます。

    手っ取り早く:ほとんどの電子情報開示ソフトウェアプロバイダーは、自社のソリューションを市場に配信するためのコストを理解しているという事実を考えると、電子情報開示エコシステムの担当者は、プロバイダーに簡素化された価格設定を要求し、受け取ることを期待できるのは妥当と思われます。この簡素化された価格設定は、オンプレミス、オフプレミス、または両者の組み合わせに関係なく、ソフトウェアオファリングのあらゆる要素を考慮する必要があります。価格は、個々のプロジェクトまたは時間とボリュームが定義されたサブスクリプション、ユーザーの費用対効果のためのユーザーコミットメントの取引期間についても提供できる必要があります。

    グリッター再考

    電子情報開示ソフトウェアの選択の決定に影響を与えようとしている個人や組織が提示するきらびやかな一般性を理解するには、特定のニーズに適した選択肢が多数存在することを忘れないでください。セキュリティ、機能、複雑さ、コストの観点からこれらの選択を検討することは、正しい選択をするだけでなく、ニーズに最適な選択をするのにも役立ちます。

    リファレンス

    1-ウェバー、M. (2017).いつまでもデータマッピングできない-GDPRを運用するための上位10ステップ-プライバシー、セキュリティ、情報に関する法律 Fieldfisher。[オンライン] privacylawblog.fieldfisher.com。入手可能場所:[2017年3月7日にアクセス]。

    2-マイケル・ケイトン(2017)。電子情報開示チームのパフォーマンスを向上させる主な戦略アバディーンリサーチ、p.2。

    3-オースティン、D.(2017)。クラウドで電子情報開示をより安全にする 3 つの方法:電子情報開示の動向-CloudNine[オンライン] 電子情報開示デイリーブログ。入手可能:[2022年3月7日にアクセス]。

    4-Greetham, D. (2017) 電子情報開示をオンプレミスよりもクラウドでより安全にする3つの方法[ブログ] LinkedInの記事。入手可能:[2022年3月7日にアクセス]。

    5-ico.org.uk. (2022).一般データ保護規則 (GDPR) の概要[オンライン] [2017 年 3 月 7 日にアクセス] で入手できます。

    6-ロビンソン、R.(2022)。頂上からの眺め?2022 年冬 eDiscovery ビジネス信頼度調査の結果[オンライン] コンプレックスディスカバリー。で利用可能:[2022年3月7日にアクセス]

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