Fri. Dec 2nd, 2022
    en flag
    nl flag
    et flag
    fi flag
    fr flag
    de flag
    he flag
    ja flag
    lv flag
    pl flag
    pt flag
    es flag
    uk flag

    Примітка редактора: Забудьте про блискучі загальні риси самовпевнених провайдерів та професіоналів, які намагаються відстоювати особливий підхід до eDiscovery при виключенні інших. Реальність полягає в тому, що локальні та позаприміщенні рішення, що поставляються як частина впровадження нових, так і зрілих технологій, є і надалі будуть фундаментальною частиною будь-якого портфеля програмного забезпечення eDiscovery, якщо організація хоче вирішити сфери безпеки, можливостей, складності та вартості комплексно.

    Міркування щодо вибору програмного забезпечення для eDiscovery

    Одна з поточних тем у галузі програмного забезпечення eDiscovery обертається навколо тверджень та атестацій щодо того, яка є оптимальною моделлю доставки для досягнення найкращого балансу безпеки, можливостей, складності та витрат у програмі eDiscovery. На одному кінці спектру є чемпіони внутрішнього підходу, аргумент якого зосереджується навколо безпеки та можливостей, і підкреслює, що здатність мати справу зі складними наборами даних важливіша за те, як довго програмне забезпечення було на ринку. На іншому кінці спектру є чемпіони підходу поза приміщенням, також відомого як підхід, що підтримує хмару, аргумент якого зосереджується на швидкості та витратах від відкриття самообслуговування, підтримуваних економікою публічної хмарної інфраструктури. Між кінцями цього спектру знаходяться різноманітні пропозиції, які поєднують атрибути як локальних, так і позаприміщенням пропозицій для надання унікальних рішень. Отже, як можна сказати про визначення того, що може бути найкращим пропозицією, щоб допомогти їм вирішити свої виклики, що відбуваються в eDiscovery? Це чудове питання і одне без єдиної остаточної відповіді. Однак наступні міркування можуть бути корисними для професіоналів eDiscovery, оскільки вони вивчають підходи до локального, поза приміщенням та комбінованим програмним забезпеченням з метою визначення того, яким може бути найкраще збалансоване рішення для їхніх потреб.

    Чотири напрямки оцінки

    Незалежно від типу підходу доставки, обраного для проведення eDiscovery, існує щонайменше чотири атрибути, які слід враховувати при кожному виборі рішення. Такими атрибутами є:

    Безпека: Чи забезпечує рішення рівень захисту даних, необхідний для ваших зусиль щодо eDiscovery?

    Можливість: Чи дозволяє рішення виконувати основні завдання, необхідні для ваших зусиль з eDiscovery?

    Складність: Чи дозволяє рішення виконувати передові завдання, необхідні для ваших зусиль з eDiscovery?

    Вартість: Чи рішення стосується безпеки, можливостей та складності економічно ефективним способом?

    Здатність підходити до цих атрибутів індивідуально та колективно знаходити рішення, яке відповідає вимогам, перевагам та бюджетам, в кінцевому рахунку визначає, чи є організація успішною з юридичної, технологічної та ділової точки зору у досягненні електронної інформації.

    З огляду на безпеку

    «Недовіра і обережність - батьки безпеки». Бенджамін Франклін

    Безпека даних швидко стає однією з найвизначніших і видимих областей, що викликають занепокоєння у виборі програмних рішень eDiscovery. З публічними прикладами збоїв у безпеці даних, що збільшуються в регулярності та впливі, це змушує будь-якого рішення для виявлення, який приймає рішення, щоб ретельно розглянути, як вони керують цим важливим фактором ризику та приймають рішення на основі фактів.

    Контроль даних, додатків, серверів, сховищ і підключення до мережі за брандмауером організації традиційно розглядається як найбезпечніший з доступних варіантів розгортання рішення eDiscovery. У цьому підході до забезпечення безпеки організація має повний контроль над даними та всіма елементами, які можуть діяти на дані під час електронної інформації. Для організацій, які мають встановлену інфраструктуру безпеки, локальні пропозиції здаються безпечним підходом до безпеки електронної інформації, оскільки вони мінімізують ризик безпеки шляхом здійснення прямого контролю над даними. Локальний підхід також здається дуже бажаним для багатьох організацій, чутливих до правил передачі даних та вимог конфіденційності, оскільки це гарантує, що вони підтримують пряме розуміння фізичного розташування даних та мають можливість діяти на ці дані в будь-який час. (1) З точки зору прийняття, згідно з одним доповіддю галузі eDiscovery від Aberdeen Group, організації на 50% частіше мають локальне рішення електронної Discovery, ніж хмарне. (2) Маючи на увазі ці факти, здається розумним зробити висновок, що підхід до безпеки є безпечним методом, який є і повинен продовжують використовуватися багатьма організаціями як частина їх eDiscovery рішення навіть в умовах зростаючого прийняття позаприміщенням альтернатив.

    З основним прийняттям хмарних обчислень, позапередумовний підхід до забезпечення програмного забезпечення eDiscovery зазнає збільшення прийняття. Це прийняття базується на багатьох атрибутах, одним з яких є докази того, що пропозиції поза приміщеннями, що доставляються через SaaS, можуть бути в змозі задовільно вирішити багато вимог безпеки, які раніше досяжні лише в пропозиціях на місцях. (3) Причини цього зростаючого прийняття хмарного eDiscovery рішення як безпечні локальні альтернативи включають, але не обмежуючись такими елементами безпеки:

    Складне шифрування: Можливість шифрування даних у різних станах руху та відпочинку.

    Експерти з питань безпеки персоналу: наявність експертів для постійного моніторингу та вирішення вимог безпеки.

    Перший доступ до нових технологій: Доступ до нових технологій на основі розміру та централізації даних.

    Ці елементи (4) безпеки стають все більш доступними в хмарних пропозиціях і допомагають зробити використання поза приміщенням рішень eDiscovery прийнятним при перегляді через об'єктив безпеки.

    Існують також різні типи хмарних реалізацій, які можуть сприяти загальній безпеці конкретного хмарного рішення. Є чисті громадські хмари, які працюють виключно на загальнодоступній хмарній інфраструктурі і доставляються такими компаніями, як Amazon, Microsoft та Google. Існують також приватні хмарні рішення, які поєднують економічні та доступні переваги чистих загальнодоступних хмарних рішень з додатковою безпекою ресурсів, що належать постачальникам, які дозволяють в будь-який час визначити точне фізичне розташування даних. Ця здатність охопити та фізично знаходити дані клієнта є бажаним атрибутом безпеки приватних хмар, особливо у світлі зростаючих нормативно-правових вимог щодо розпорядження та розпорядження особистою інформацією. (5)

    Враховуючи сучасний стан безпеки більшості публічних та приватних хмарних пропозицій електронної інформації, здається розумним припустити, що існує багато відповідних хмарних пропозицій з точки зору виключно орієнтованих на безпеку.

    Незалежно від підходу в приміщенні або поза приміщенням, завжди є деякі сфери безпеки, які викликають занепокоєння, які виходять за рамки підходу доставки. Одним із прикладів такого типу проблем із безпекою є передача виробництв поза брандмауером або захищеним хмарним середовищем сторонам, що запитують. Однак існує також багато способів пом'якшити навіть цей ризик за допомогою безпечних протоколів передачі, шифрування та спільного доступу до захищених серверів, керованих за допомогою рольового доступу. Насправді, деякі постачальники представляють цю стурбованість аргументом безпеки передачі даних як причину не розглядати рішення, коли насправді реальна причина, по якій постачальник підкреслює цей ризик полягає в тому, що отримання даних з їх системи є неймовірно трудомістким, і вони хочуть направити користувачів на власні підходи, які пом'якшити недоліки швидкості передачі даних. По-іншому, оцінюючи аргументи постачальника програмного забезпечення та заперечення проти різних проблем безпеки, переконайтеся, що ви точно розумієте причину занепокоєння, оскільки це може бути більше пов'язано з недоліками продуктивності, ніж недоліки безпеки.

    Швидкий винос: Як локальні, так і поза приміщенням пропозиції можуть бути достатніми для задоволення вимог організаційної безпеки. Однак деякі підходи можуть пом'якшити ризик безпеки більш комплексно, ніж інші, тому важливо розуміти поточні та потенційні майбутні вимоги безпеки при виборі програмного забезпечення eDiscovery.

    З огляду на можливості

    «Технологія - корисний слуга, але небезпечний господар». Крістіан Лоус Ланге

    Після того, як безпека потенційного рішення була розглянута, наступною розумною областю експертизи та оцінки є здатність. Оцінка можливостей просто визначає, чи може рішення виконати необхідні завдання, необхідні в eDiscovery зусиль. Хоча не завжди є помітні відмінності в можливостях пропозицій на місцях та поза приміщеннями, є деякі характеристики, які слід враховувати, оскільки вони можуть бути показниками здатності рішення задовольняти фактичні потреби на відміну від сприйнятих потреб. Деякі з цих характеристик включають зрілість, інтеграцію та автоматизацію.

    Зрілість пропозиції є важливою, оскільки вона допомагає інформувати про те, як довго пропозиція була на ринку, і якщо вона може містити або не містити найновіші та найефективніші технології для виконання завдань eDiscovery. Однак зрілість стає фактором лише тоді, коли вона сприяє неможливості вирішення завдання для його виконання. Якщо зріле рішення не здатне сьогодні виконати завдання, засноване на відсутності функціональності або в найближчій перспективі на основі припиненої підтримки, то це може бути не найбільш підходящим рішенням з точки зору захисту покупки. З іншого боку, якщо він працює сьогодні і буде підтримуватися в майбутньому, здається розумним, що зрілу пропозицію не слід виключати як потенційний вибір виключно на основі часу, який він був доступний на ринку.

    Обговорюючи зрілість, багато професіоналів електронної інформації часто і неправильно класифікують зрілість як спадщину і прирівнюють спадщину з недостатністю. Таке узагальнення може бути правдою в деяких випадках. Однак деякі з найбільш зрілих пропозицій на ринку сьогодні все ще є найбільш ефективними при виконанні конкретних завдань. Враховуючи, що деякі з найбільш зрілих пропозицій є на місці, можуть виникнути ситуації, коли найбільш підходящий вибір для конкретного завдання може бути здійснений за допомогою локального рішення. Легко реагувати на блискучу спільність, вважаючи всю зрілу технологію як спадщину, а отже, не так добре, як нові пропозиції. Однак переконайтеся, що судження про можливості полягає в першу чергу про здатність пропозиції виконувати необхідні завдання, а не в той час, коли пропозиція була на ринку.

    Інтеграція пропозиції також є важливою характеристикою вибору, оскільки вона може вказувати на потенціал ефективності часу та витрат, яких не вистачає неінтегрованих рішень. Наприклад, пропозиції, які мають внутрішні або зовнішні точки інтеграції технологій для прийому, обробки та перегляду завдань, можуть бути більш бажаними, ніж неінтегровані пропозиції. Однак інтеграція без відповідних можливостей не прийнятна, оскільки неможливо досягти успіху в eDiscovery, якщо не вдається виконати необхідні завдання.

    Автоматизація в eDiscovery повинна розглядатися так само, як інтеграція розглядається. Якщо автоматизація доступна, то може бути бажано над неавтоматизованими рішеннями, заснованими на економії часу та витрат, поставлених при виконанні завдання. Однак автоматизація перестає бути важливою, якщо автоматизовані завдання не можуть виконати необхідні завдання. Прикладом цього може бути автоматизація прийому та обробки в пропозиції. Автоматизація цих завдань може бути корисною для певних типів даних, але якщо типи даних, які потребують обробки, не можуть бути оброблені через відсутність можливостей системи, то ефективність часу автоматизації може бути зведена нанівець часом, необхідним для ручної обробки.

    Крім того, не всі пропозиції створюються рівними за своїми можливостями для виконання завдань на великих обсягах даних. Це обмеження обсягу можливостей пропозиції не є одним, як правило, міститься в маркетингових матеріалах програмного забезпечення постачальника або посібниках користувача, але це, як правило, добре відомо тим, хто впровадив конкретні рішення, які не вистачає цієї можливості. Насправді, навіть деякі з нових, хмарних пропозицій поза приміщенням не вистачає в цій області, настільки короткі, що вони позиціонують свою пропозицію для найкращого використання в малих та середніх розмірах. Цей тип обмеження обсягу даних стає все більш важливим, оскільки проблема збільшення обсягів даних регулярно відзначається як одна з головних проблем професіоналів eDiscovery.

    Швидкий винос: Вивчаючи можливості пропозиції, перший акцент повинен бути на його здатності виконувати необхідні завдання. Якщо він може виконати необхідні завдання, то розумно розглядати його зрілість, інтеграцію та автоматизацію як точки відбору даних для порівняння. Інтеграція, особливо зовнішні точки інтеграції з іншими пропозиціями, повинна бути ключовим фактором у пропонуванні вибору, оскільки дуже мало платформ eDiscovery можуть обробляти всі виклики eDiscovery без використання додаткових платформ.

    Враховуючи складність

    «Простота не передує складності, а слідує за нею». Алан Перліс

    Здатність програмного забезпечення eDiscovery боротися зі складністю даних, такими як можливість ковтання та обробки все більшої кількості форматів даних, є однією з найважливіших проблем, з якими сьогодні стикаються професіонали eDiscovery. Насправді, згідно з опитуванням бізнес-впевненості в eDiscovery Winter 2022, майже 19% з 54 респондентів екосистеми eDiscovery підкреслили, що проблема збільшення типів даних матиме найбільший вплив на їхній бізнес протягом наступних шести місяців. (6) Стикаючись з цим викликом, багато організацій застосували комбінацію програмних пропозицій, інтегрованих за допомогою робочого процесу, для вирішення як нескладних, так і складних даних у своїх зусиллях з виявлення. Одним із прикладів цього комбінаторного підходу до вирішення цього конкретного завдання є використання поза приміщенням, SaaS-пропозиції на основі використання приватного хмарного підходу, заснованого на нових технологіях, а потім використання на місці, зрілого двигуна обробки eDiscovery для вирішення проблем обсягу та формату файлу, не в змозі бути вирішені поза приміщенням платформи. Цей комбінований підхід використовує переваги швидкості та витрат хмара для вирішення більшості проблем обсягу та формату файлів eDiscovery, а також надійність зрілої локальної пропозиції для вирішення проблем складності, представлених великими обсягами даних та зростаючою кількістю файлів формати. Хоча багато постачальників програмного забезпечення підкреслюють той факт, що їх конкретна пропозиція може обробляти всі проблеми з eDiscovery, їх твердження може мати обмеження. Ці межі полягають в тому, що це може зайняти набагато більше часу для виконання великих обсягів і не основних запитів, пов'язаних з форматом файлів, ніж при розумному підході поєднання локальних і позаприміщенням пропозицій, що пропонують баланс нових і технологій.

    Швидкий винос: За складністю багатьох викликів eDiscovery може знадобитися комбінація програмних рішень для задовільного виконання певних складних вимог завдань. Ці комбінації рішень можуть включати в себе локальні та позаприміщенні пропозиції, що працюють додатково. Враховуючи, що більшість організацій в якийсь момент зіткнуться зі ступенем складності, яка не може бути вирішена одним рішенням електронної Discovery, здається розумним зробити вибір пропозицій, які не запобігають ефективній взаємодії з іншими платформами.

    Враховуючи вартість

    «В економіці одним з найважливіших понять є «вартість можливостей» - ідея про те, що, як тільки ви витратите свої гроші на щось, ви не можете витратити їх знову на щось інше». Мальком Тернбулл

    Бюджетні обмеження є загальною перешкодою для юридичних фірм та юридичних департаментів, які прагнуть вирішити юридичні, технологічні та бізнес-елементи електронної інформації. Це економічне обмеження посилюється відсутністю узгодженості, передбачуваності та прозорості в ціноутворенні багатьох пропозицій програмного забезпечення, незалежно від того, чи є вони на місці чи поза приміщенням, або на основі нових або зрілих технологій.

    Оскільки юридичні фірми та юридичні департаменти прагнуть обирати оптимальні рішення для своїх конкретних викликів з питань електронної інформації, важливо, щоб вони могли порівнювати та протиставляти плюси і мінуси різних пропозицій. Хоча багато постачальників публічно представляють детальні атрибути пропозиції щодо безпеки, можливостей та складності, багато хто не ділиться публічною інформацією про моделі ціноутворення та ціноутворення. Враховуючи той факт, що бюджетні обмеження продовжують залишатися одним із провідних елементів, що впливають на проведення відкриття, публічно публікуючи ціноутворення, постачальники можуть допомогти спростити процес прийняття рішень в eDiscovery, усунувши одну з найпоширеніших проблем на початку процесу оцінки. Це стосується того, що «скільки це коштуватиме». Крім того, так само, як багато постачальників програмного забезпечення прагнуть інтегрувати технологію у свої пропозиції, щоб спростити відкриття, завбачливі провайдери тепер поєднують локальні та позаприміщенні елементи ціноутворення в межах їх загальної пропозиції, щоб спростити процес закупівлі програмного забезпечення. Прикладом цієї інтеграції ціноутворення є упаковка загального рішення, яке містить елементи як локальних, так і позаприміщенням пропозицій, доступних для встановленого строку за одну, зрозумілу та передбачувану вартість.

    Швидкий винос: Враховуючи той факт, що більшість постачальників програмного забезпечення eDiscovery розуміють вартість доставки своїх рішень на ринок, здається, розумним для тих, хто в екосистемі eDiscovery, може вимагати та розраховувати на отримання спрощених цін від постачальників. Це спрощене ціноутворення повинно враховувати всі елементи пропозиції програмного забезпечення, незалежно від того, чи є вона локальною, поза приміщенням або комбінацією цих двох. Ціни також повинні бути в змозі бути надана для окремих проектів або часу і обсягу визначених підписки, довжина торгівлі зобов'язання користувача для вигоди від витрат користувачів.

    Блиск переглянуті

    Орієнтуючись на блискучі загальні риси, представлені окремими особами та організаціями, які прагнуть вплинути на рішення щодо вибору програмного забезпечення eDiscovery, пам'ятайте, що може бути багато правильного вибору для ваших конкретних потреб. Враховуючи ці варіанти через об'єктив безпеки, можливостей, складності та вартості може допомогти вам не тільки зробити правильний вибір, але й зробити найкращий вибір для ваших потреб.

    Посилання

    1 - Веббер, М. Ви не можете карту даних назавжди - Топ-10 кроків для оперативного забезпечення GDPR - Конфіденційність, Безпека та інформаційне право Fieldfisher. [Онлайн] Privacylawblog.fieldfisher.com. Доступно за адресою: [Доступ до 7 бер. 2017 р.].

    2 - Майкл Кетон (2017). Ключові стратегії підвищення продуктивності команд E-Discovery. Абердінський дослідження, стор.2.

    3 - Остін Д. Три способи, які eDiscovery безпечніше в хмарі: Тенденції eDiscovery - CloudNine. [онлайн] Щоденний блог eDiscovery. Доступно за адресою: [Доступ до 7 бер. 2022 р.].

    4 - Грітем, Д. (2017). 3 способи E-Discovery безпечніше в хмарі, ніж у приміщенні. [Блог] LinkedIn статті. Доступно за адресою: [Доступ до 7 бер. 2022 р.].

    5 — Ico.org.uk. Огляд Загального регламенту захисту даних (GDPR). [онлайн] Доступно за адресою: [Доступ до 7 бер. 2017 р.].

    6 - Робінсон, Р. Вид з вершини? Зима 2022 року eDiscovery Результати опитування довіри бізнесу. [Онлайн] КомплексDiscovery. Доступно за адресою: [Доступ до 7 бер. 2022 р.]

    Масштаб розміру ринку електронного виявлення: 2022-2027 рр. Огляд програмного забезпечення та послуг у всьому світі

    From retraction to resurgence and acceleration, the worldwide market for eDiscovery...

    На ходу? 2022 Кінетика ринку електронних відкриттів: п'ять сфер інтересу

    Recently ComplexDiscovery was provided an opportunity to share with the eDiscovery...

    Trusting the Process? 2021 eDiscovery Processing Task, Spend, and Cost Data Points

    Based on the complexity of cybersecurity, information governance, and legal discovery,...

    The Year in Review? 2021 eDiscovery Review Task, Spend, and Cost Data Points

    Based on the complexity of cybersecurity, information governance, and legal discovery,...