Toimittajan huomautus: Valmistettu alun perin tukemaan laajennettua konsultointia alan johtavan konsultoinnin kanssa, seuraava yleiskatsaus tarjoaa puitteet tietohallinnon (IG) ja eDiscoveryn tehtävien, projektien ja ohjelmien arviointiin, neuvontaan, valvontaan ja hallintaan kokonaisvaltaisiin eDiscovery-toimittajien hallinta- ja valvontaohjelmiin. Vaikka nämä kuvaukset ja esimerkit eivät ole kaikki kattavia mahdollisia paketoituja palvelumahdollisuuksia, niiden tarkoituksena on jakaa, miten oikeudelliset teknologian tarjoajat voivat huomenna parantaa tulojaan tuotteistamalla valmiuksia, jotka heillä on jo tänään, ja pakkaamalla, että ne kykenevät täyttämään yritysten ja oikeudellisten osastojen teknologia, asiantuntemus ja liiketoiminnan tarpeet.
Alikäytetty lähestymistapa kasvaviin tuloihin
Markkinaterveyden ja hyperkilpailukyvyn yhdistelmä pakottaa edelleen oikeudellisia teknologiapalvelujen tarjoajia tutkimaan teknologiaominaisuuksia ja toimintoja ylittäviä tuotteistamisalueita, joilla lisätään tulovirtoja, lisätään katteita ja vähennetään myyntisyklejä. Yksi tuotteistamistekniikka, joka voi auttaa tuottajia kasvattamaan tuloja, on sellaisten paketoitujen palvelujen luominen, jotka täyttävät asiakasteknologian ja asiantuntemuksen tarpeet, mutta myös vastaavat yritysten ja asianajotoimistojen suunnittelu- ja ennustettavuustarpeita. Nämä paketoidut palvelut näyttävät edustavan alikäytettyä mutta tärkeää lähestymistapaa kasvaviin tuloihin.
Vertailevat määritelmät
Palvelu: Palvelu on olennaisesti aineettoman hyödyn tuottamista joko sellaisenaan tai aineellisen tuotteen merkittävänä osatekijänä, joka jonkinlaisen vaihdon kautta täyttää tunnistetun tarpeen.
Pakattu palvelu: Pakattu palvelu on ennalta määritetty joukko tehtäviä, jotka on suoritettava asiakkaille tietyn ajan kuluessa kiinteään hintaan.
Hallittu palvelu: tarjous, jonka avulla organisaatio voi ulkoistaa palvelun toimituksen, toiminnot ja hallinnan.
Pakattujen palvelujen luominen koostuu pakkaustuesta, joka on aiemmin toimitettu puhtaissa konsultointimalleissa paketteihin, jotka on ennalta määritelty tehtävien, aikavälejen ja hinnoittelun mukaan. Pakatut palvelut voivat auttaa oikeudellisten teknologiapalvelujen tarjoajia kuromaan umpeen perinteisten tuntikohtaisten konsultointitarjousten ja täysin hallinnoitujen palvelujen välisen Ne voivat myös tarjota vahvan mahdollisuuden luoda lisää myyntipisteitä ja mahdollisia uusia tulovirtoja helpottamalla nykyisten konsultointitarjonnan saatavuutta, helpommin arvioitavaksi ja helpommin ostettaviksi.
Markkinamahdollisuus paketoituille palveluille
Monet tietojen etsintä- ja lakisääteiset etsintäpalvelujen tarjoajat tarjoavat valikoiman konsultointitarjontaa, joka toimitetaan markkinoille perinteisellä konsultointitunnilla sitoutumismallia kohti tai osana perinteistä eDiscovery-rivikohdetta (esim. kunkin tehtävän hinnoittelu) tai kokonaiskustannusmallia (esim. kiinteämääräinen per huoltaja). Vaikka nämä mallit ovat itsessään kilpailukykyisiä, ne eivät täysin puutu yhteiseen ostokipupisteeseen eli palvelujen tarjoamiseen valmiuksien ja saatavuuden tarjoamiseen ennalta määritellyillä ja ennakoitavissa kustannuksilla, koska ajan ja/tai volyymin muuttujat ovat aina läsnä. Luomalla ennalta määritetyt tehtävät, jotka on suoritettava asiakkaille tietyn ajan kuluessa kiinteään hintaan, näyttää siltä, että monet palveluntarjoajat voisivat pakata osan nykyisestä konsultointitarjonnastaan tavalla, jolla voidaan käsitellä tätä ostokipupistettä ja poistaa muuttujat, jotka rajoittavat kustannuksia ennustettavuus.
Myyntisynergiaedut pakatuista palveluista
Sen lisäksi, että käsitellään ennakoitavissa olevan hinnoittelun asiakasostokipupistettä, paketoitujen tarjousten joukko helpottaisi myös myyntiprosessia, sillä paketoitujen palvelujen tehtävistä ja arvosta tiedottamista voisivat tehdä myyntiedustajat, joilla ei välttämättä ole vaadittua syvällistä verkkotunnuksen tuntemusta perinteisten konsultointisopimusten kehittämiseen. Tämä mahdollistaisi sen, että sekä konsultointikeskeiset että myyntikeskeiset palveluntarjoajan tiimin jäsenet voisivat myydä paketoituja palveluja ilman, että edellytettäisiin korkean dollarin konsultointiomaisuuden käyttöä myyntitapahtumien etupäässä. Myös määritellyt pakatut palvelun myyntimateriaalit voidaan kehittää rakeisemmalle selitystasolle kuin perinteiset konsultointimyyntimateriaalit, koska tarjonnan tehtävät, aikakehykset ja tuotokset on ennalta määritelty. Tämä rakeinen selitys parantaisi myyntimateriaalien tarjonnan valmiuden ja arvon edustamisen täydellisyyttä ja vähentäisi vastaavasti myynti- ja viestintäjaksoa potentiaalisten asiakkaiden kanssa.
Pakattu palvelu: Esimerkkikuvauksia tarjoava esimerkki
Alla on kuusi kuvausta tarjonnasta, jotka voitaisiin tuotteistaa ja esittää paketoituina palveluina vastaamaan asiakkaiden tarpeita tietohallinnon ja sähköisen löytämisen aloilla.
Tietohallinnon paketoidut palvelut
IG Health Check Service: IG-prosessien ja -käytäntöjen arvioinnit, joiden avulla organisaatiot ymmärtävät ja noudattavat oikeudellisia, sääntely- ja standardivaatimuksia.
IG Säilytysvaatimukset -tutkimuspalvelu: Organisaation tietueiden säilytys- ja luovutusvaatimuksiin vaikuttavien määräysten tunnistaminen organisaation Records Records Records Records Records Records Records Rec
IG-tiedostoanalyysi/Defensible Disposition Service: Teknologiaa tukeva prosessi, joka tarjoaa käsityksen ja hallinnan jäsentämättömiin tietoihin, tunnistamalla sisältöä, jolla ei ole lisäarvoa tai joka aiheuttaa riskin organisaatiolle, alentaa tallennus-, varmuuskopiointi- ja eDiscovery-kustannuksia.
Sähköinen etsintä (ED) Pakatut palvelut
ED Health Check Service: ED prosessien ja käytäntöjen arvioinnit, joiden avulla organisaatiot ymmärtävät ja optimoivat löytämisen toteutuksen ja hallinnan.
ED Tietopyyntö/Ehdotuksen hallintapalvelu: Organisaation RFI- ja RFP-prosessien kehittäminen ja hallinta, jotta varmistetaan tekniikan ja palvelujen standardoitu, täydellinen ja kustannustehokas hankinta.
ED Vendor Management and Oversight Service: Toimittajien hankkiman teknologian ja palveluiden hallinta ja valvonta, joka auttaa organisaatioita optimoimaan etsintäsijoitukset (aika ja raha).
Lisäksi alla on esimerkkejä siitä, miten nämä korkean tason palvelukuvaukset voidaan muuntaa toimitettavaksi tarjoukseksi.
Paketut palvelut: Kuusi esimerkkitarjontaa
#1: Pakattu IG-terveystarkistuspalvelu
IG-prosessien ja -käytäntöjen arvioinnit, joiden avulla organisaatiot ymmärtävät ja noudattavat oikeudellisia, sääntely- ja standardivaatimuksia.
IG Health Check Service sisältää:
IG-ohjelman käytäntöjen, menettelyjen ja vaatimustenmukaisuuden arviointi
Havaintojen analysointi parhaita käytäntöjä vastaan
Täytäntöönpanosuunnitelman ja strategian kehittäminen
IG Health Check Service -tuloksia ovat:
Tietojen keruu- ja arviointi (haastattelut/tutkinta)
Maturiteettimallin luokitus (tulokset/raportti)
Aukkoanalyysin riskinarviointi (tulokset/raportti)
Suositukset, täytäntöönpanosuunnitelma ja etenemissuunnitelma (tulokset/raportti)
Executive kustannus-hyötyesitys (esitys)
IG Health Check Service voi ostaa kahdella tavalla:
Kerran terveystarkastus (kahdesta kolmeen viikkoon)
Vuositilaus: alustava terveystarkistus ja neljännesvuosittaiset päivitykset (12 kuukautta)
Pakattu IG-terveystarkistuspalvelu, joka tarjoaa tehtäviä
Pakattu IG Health Check Service voidaan ostaa kertaluonteisena tarkistuksena tai vuosittaisena palveluna, ja se koostuu neljästä vaiheesta:
Suunnittelu - Vaihe 1
Tavoitteita koskeva selvitys
IG-ohjelman nykyinen komponentti/dokumentaation tunniste
IG-ohjelman sidosryhmien tunnistaminen
Yleiskatsaus organisaation oikeudellisiin, teknisiin ja käyttöympäristöihin
Arvioivien alueiden määrittäminen
Maturiteettimallin perusteiden määrittäminen
Kick off -kokous
Arviointi - Vaihe 2
Kaikkien IG-komponenttien tarkastelu
Rekisterien ja tietojen elinkaarihallinnan tarkastelu, mukaan lukien:
Luokittelu ja indeksointi lähestymistavat
Säilytys- ja luovutusmenettelyt
Tietojen tallennusprosessit ja -teknologiat
Pääsy- ja hakuvaatimukset
Oikeudellinen pitokäytäntö
Ilmoittaminen - Vaihe 3
Tulosten analysointi
Ongelmien tunnistaminen ja aukoanalyysi
Maturiteettiluokitus
Suositellut ratkaisut ja toteutusstrategia
Tulosten esittely
Jatkuvuus - Vaihe 4 (vain vuositilaus)
Kaikki edellä mainitut neljännesvuosittaisella sisäänkirjautumisella arvioitaessa parannuksia ja vaikutuksia maturiteettiluokitukseen
Suositellut strategiamuutokset
#2: Pakattu IG Säilytysvaatimusten tutkimuspalvelu
Organisaation tietueiden säilytys- ja luovutusvaatimuksiin vaikuttavien asetusten määrittäminen organisaation tietueiden säilytysaikataulun pätevyyden määrittämiseksi.
Pakattu IG Retention Requirements -tutkimuspalvelu sisältää:
Lainkäyttöalueen määritelmä (Yhdysvaltain liittovaltio ja osavaltio; enintään neljä muuta maata)
Tutkimuksen operatiivisen laajuuden määritelmä (yleinen liiketoiminta ja toimialakohtainen)
Tutkimuspalvelut
Tutkimustulosten analysointi olemassa olevaan säilytyskäytäntöön
IG Retention Requirements Research Service tuloksia ovat:
Sääntelymatriisi kunkin maan osalta
Havainnot ja suositukset (tulokset/raportti)
IG Säilytysvaatimukset Research Service voi ostaa kahdella tavalla:
Yhden kerran Vaatimusten tarkistus (kaksi - kolme viikkoa)
Vuotuinen tutkimuspäivitys (vuositilaus)
Pakatut IG Säilytysvaatimukset Tutkimuspalvelu tarjoaa tehtäviä
Pakattu IG Säilytysvaatimukset Research Service voidaan ostaa kertaluonteisena tarkistuksena tai vuotuisena käyttöoikeuksena ja koostuu neljästä vaiheesta:
Suunnittelu - Vaihe 1
Tavoitteita koskeva selvitys
Tietojen säilytyskäytännön yleiskatsaus
Yrityksen maantieteellisen jalanjäljen ja oikeushenkilön rakenteen ymmärtäminen
Ymmärtää toimintoalueen liiketoimintatoiminnot
Arviointi - Vaihe 2
Conduct Regulatory Research (Asianajaja laaja Regulatory
Koota tutkimus sääntelyn matriisista lainkäyttöalueen mukaan
Suorita olemassa olevan säilytyskäytännön analyysi
Kehitä kuiluanalyysi ja suositukset olemassa olevaan käytäntöön tehtävistä muutoksista
Ilmoittaminen - Vaihe 3
Lähetä sääntelymatriisi
Tulosten esittely
Jatkuvuus - Vaihe 4
Virkistetty ja päivitetty sääntelymatriisi lainkäyttöalueilla alkuperäisessä laajuudessa
#3: Pakattu IG-tiedostoanalyysi/Puolustettava käyttöpalvelu
Teknologiaa tukeva prosessi, joka tarjoaa tietoa ja hallitsee jäsentämättömiä tietoja, tunnistaa sisällön, jolla ei ole lisäarvoa tai joka aiheuttaa riskin organisaatiolle, alentaa tallennus-, varmuuskopiointi- ja eDiscovery-kustannuksia.
Pakattu IG-tiedostoanalyysi/Defensible Disposition Service sisältää:
Metatietovarasto määritellyn tietojoukon yli
Piilotettujen kustannussäästömahdollisuuksien ja turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusriskien löytäminen
Tietojen luovuttaminen rahan säästämiseksi ja riskin pienentämiseksi
IG File Analysis/Defensible Disposition Service -tuotokset sisältävät:
Tiedostojen tarkistuksen tulokset Valmiiksi määritettyjen parametrien perusteella (päivämäärät, ikä, laajennus, omistaja jne.) Toimitetaan graafisesti luovutusmahdollisuuksien välitöntä tunnistamista varten (tulokset/raportti)
Analyysi ja liiketoimintatapaussuositukset (tulokset/raportti)
IG File Analysis/Puolustettava Disposition Service voi ostaa seuraavasti:
Yhden kerran projekti (yksi kuukausi)
Pakattu IG-tiedostoanalyysi/Defensible Disposition Service, joka tarjoaa tehtäviä
Pakattu IG-tiedostoanalyysi/Defensible Disposition Service koostuu kolmesta vaiheesta:
Suunnittelu - Vaihe 1
Tavoitteita koskeva selvitys
Rakenteettoman sisällön yleiskatsaus
Nykyisen säilytyskäytännön tarkistaminen
Tiedostotarkistuksen laajuus
Tekniset vaatimukset
Sidosryhmien tunnistaminen
Kick off -kokous
Arviointi - Vaihe 2
Suorita skannaus
Analysoi skannaustulokset
Määritä luovutusluokat
Kerää kustannustilastoja
Kehitä liiketoimintatapausta
Ilmoittaminen - Vaihe 3
Kehitä skannaustulosten graafisia esityksiä
Nykyinen liiketoimintatapaus ja mittarit
Johdon esitys
#4: Pakattu ED Health Check Service
ED prosessien ja käytäntöjen arvioinnit, joiden avulla organisaatiot ymmärtävät ja optimoivat löytämisen toteutuksen ja hallinnan.
ED Health Check Service sisältää
Etsintäohjelman, prosessien ja teknologioiden arviointi
Havaintojen analysointi parhaiden käytäntöjen ja mukautettujen terveystarkastuskriteerien
Parannusstrategian ja -suunnitelman kehittäminen
ED Health Check Service -tuotokset sisältävät:
Tarkastus ja arviointi (haastattelut/tutkinta)
Kyvykkyyden, kustannusten ja riskien arviointi (tulokset)
Suositukset, täytäntöönpanosuunnitelma ja etenemissuunnitelma (tulokset/raportti)
Executive kustannus-hyötyesitys (esitys)
Meidän ED Health Check Service voi ostaa kahdella tavalla:
Kerran terveystarkastus (kahdesta kolmeen viikkoon)
Vuositilaus: Ensimmäinen tarkistus ja neljännesvuosittaiset päivitykset (12 kuukautta)
Pakattu ED Health Check -palvelu tarjoaa tehtäviä
Pakattu ED Health Check Service voidaan ostaa kertaluonteisena tai vuosittaisena palveluna, ja se koostuu neljästä vaiheesta:
Suunnittelu - Vaihe 1
Tavoitteita koskeva selvitys
ED Sidosryhmien katsaus
ED Platform
ED tehtäväprotokollien yleiskatsaus
Tallennus- ja tietoturvainfrastruktuurin yleiskuvaus
Maantieteellisen tuen vaatimuksen yleiskatsaus
Toimialuekohtaisen tuen vaatimuksen
Budjettitavoitteen, resurssien ja rajoitteiden yleiskatsaus
Arvioivien alueiden määrittäminen
Mukautettujen terveystarkistuskriteerien luominen
Kick off -kokous
Arviointi - Vaihe 2
Katsaus eDiscovery Approaches
eDiscoveryn prosessien ja teknologioiden tarkastelu
eDiscoveryn tukisopimusten ja lisenssien tarkistaminen
eDiscoveryn sijoituksen tuoton katsaus
Ilmoittaminen - Vaihe 3
Tulosten analysointi
eDiscoveryn lähestymistavan suositukset
Valmius- ja tehokkuussuositusten tunnistaminen
Kotouttamis- ja riskinhallintasuositusten
Tuen suositusten yksilöinti
Sijoituksen tuottosuositusten yksilöiminen
Kyvykkyyden, kustannusten ja riskien arviointi
Tulosten esittely
Jatkuvuus - Vaihe 4
Kaikki edellä mainitut neljännesvuosittaisella sisäänkirjautumisella parannusten arvioimiseksi
Sisäisten vaatimusten, alan kehityksen ja parhaiden käytäntöjen päivittäminen
Raportin aukkoanalyysi aiemmilla raporteilla
Suositeltavat strategiat, täytäntöönpanosuunnitelmat ja etenemissuunnitelman muutokset
#5: Pakattu ED tietopyyntö/Ehdotuksen hallintapalvelu
Organisaation RFI- ja RFP-prosessien kehittäminen ja hallinta, jotta varmistetaan tekniikan ja palvelujen standardoitu, täydellinen ja kustannustehokas hankinta.
ED Tietopyyntö/Ehdotuksen hallintapalvelu sisältää:
Standardoitujen RFI/P-prosessien kehittäminen
Räätälöityjen RFI/P-pyyntöjen kehittäminen (vaatimukset perustuvat)
RFI/P-jakelun ja viestinnän johtaminen
ED RFI/P Management Service -tuotokset sisältävät:
RFI/P Vaatimusten määritelmä (haastattelut/tutkinta)
RFI/P-kehitys (asiakirjat/lomakkeet)
RFI/P-jakelu, seuranta ja yhdistäminen (esivalintaprosessi)
RFI/P-toimittajan seuranta (Post Selection Process)
Nopean toiminnan päivitykset (puhelukeskustelut)
ED RFI/P Management Service -palvelumme voi ostaa kahdella tavalla:
Yhden kerran projekti: kolme kuukautta
Vuositilaus: Aloitushanke+vuosituki (12 kuukautta)
Konsultointi Pakattu ED tietopyyntö/Ehdotuksen hallintapalvelu, joka tarjoaa tehtäviä
Pakattu ED RFI/P Management Service -palvelumme voi ostaa kertaluonteisena projektina tai vuosittaisena palveluna, ja se koostuu neljästä vaiheesta:
Suunnittelu - Vaihe 1
Tavoitteita koskeva selvitys
eDiscovery RFI/P -tavoitteen yleis
eDiscovery RFI/P-kehitys (asiakirja)
eDiscovery RFI/P Process-
eDiscovery-toimittajan kutsusuositukset
Kick off -kokous
Arviointi - Vaihe 2
RFI/P-jakelun hallinta
RFI/P-salassapitosopimusten hallinnointi
RFI/P-kysymysten, huomioiden ja vastausten hallinta
RFI/P-vastausten määräaikojen hallinta
Viitetarkastusten hallinta/Avaintietojen validointi/Konfliktien tarkastukset
Toimittajan vastauksen luokitusmatriisin kehittäminen
Toimittajan finalistin suositusten kehittäminen yksityiskohtaista arviointia varten
Seuraava askel -viestinnän koordinointi (finalistit ja muut kuin finalistit)
Toimittajan finalistiesitysten hallinta (sisältö/aikataulutus)
Toimittajan finalistihaastattelujen/testauksen hallinta (aikataulutus/tarkkailu)
Toimittajan finalistin luokitusmatriisin kehittäminen
Toimittajan valinnan suositusten kehittäminen
Toimittajan finalistiviestinnän koordinointi (valitsimet ja muut kuin valitut)
Toimittajan valitsimen kehitys/tuki Alustava selvitys työstä
Alustavan toimittajan valitsimen käynnistyskokouksen seuranta
Toimittajan valitsimien alustavien projektikokousten seuranta (90 päivää)
Ilmoittaminen - Vaihe 3
RFI/P-prosessin analyysi
RFI/P-tulosten analysointi
RFI/P:n kehittäminen toimintakertomuksen jälkeen
Tulosten esittely
Jatkuvuus - Vaihe 4
RFI/P-prosessioppaan ja usein kysytyt kysymykset
Valitun toimittajan vaatimustenmukaisuuden seuranta RFI/P-prosessin kanssa
Sisäisten vaatimusten, alan kehityksen ja parhaiden käytäntöjen päivittäminen
Nopean toiminnan päivitykset (puhelukeskustelut)
#6 Pakattu ED Toimittajien hallinta- ja valvontapalvelu
Toimittajien hankkiman teknologian ja palveluiden hallinta ja valvonta, joka auttaa organisaatioita optimoimaan löytösijoitukset (aika ja raha).
ED Vendor Management and Oversight Service sisältää
Teknologian ja palveluvaatimuksen määritelmä
Toimittajan valinta, sitoutuminen ja hallinta
Uuden teknologian ja palvelun arvioinnit
ED Vendor Management ja Oversight Service -tuotokset sisältävät:
Tarkastus ja arviointi (haastattelut/tutkinta)
Havainnot ja suositukset (tulokset/raportti)
Kuukausittaiset vaatimukset ja suorituskyvyn arviointi (raportti/kokous)
Nopean toiminnan päivitykset (puhelukeskustelut)
ED Vendor Management and Oversight Service -palvelun voi ostaa seuraavasti:
Yhden kerran projekti: kolme kuukautta
Vuositilaus: Aloitushanke+vuosituki (12 kuukautta)
Konsultointi Pakattu ED Toimittajan hallinta ja yleiskatsaus Palvelun
Pakattua ED Vendor Management and Oversight Service (VMO) -palvelua voi ostaa kertaluonteisena projektina tai vuosittaisena palveluna, ja se koostuu neljästä vaiheesta:
Suunnittelu - Vaihe 1
Tavoitteita koskeva selvitys
Toimittajan maisema-arvostelu
Toimittajan sidosryhmän tunnistetiedot
Toimittajan eDiscovery RFI- tai RFP-ohjelmatarkistus
Organisaation oikeudellisten, teknisten ja käyttöympäristöjen yleiskatsaus
Organisaation strategisten ja taktisten vaatimusten tunnistaminen eDiscoverylle
Kick off -kokous
Arviointi - Vaihe 2
Arvioi nykyiset toimittajasuhteita
Muodollinen toimittajien hallinta- ja valvontaohjelma
Nykyisten ja uusien toimittajien sitoumusten hallinta
neljännesvuosittaisten tilipäivitysten
Puolivuosittaisten tarkistustilien
Ilmoittaminen - Vaihe 3
Kyvykkyys ja sitoutumismatriisi
Kustannusten tasaus- ja hallintaraportti
Riski- ja turvallisuusraportti
Tehtävän ja teknologian etenemissuunnitelman päivitys (Sisällyttäminen koneeseen)
Neljännesvuosittainen ja puolivuotinen tarkastelukertomus
Tulosten esittely
Jatkuvuus - Vaihe 4
Kaikki edellä mainitut neljännesvuosittaisella sisäänkirjautumisella tilan ja edistyksen arvioimiseksi
Suositellut toimittajien hallintaohjelman muutokset
Vaikka nämä kuvaukset ja esimerkit eivät ole kaikki kattavia mahdollisia paketoituja palvelumahdollisuuksia, niiden tarkoituksena on jakaa, miten oikeudelliset teknologian tarjoajat voivat huomenna parantaa tulojaan tuotteistamalla valmiuksia, jotka heillä on jo tänään, ja pakkaamalla, että ne kykenevät täyttämään yritysten ja oikeudellisten osastojen teknologia, asiantuntemus ja liiketoiminnan tarpeet.
Lähde: Complex Discover
