Revisionen und Entscheidungen? Neue Überlegungen für eDiscovery Secure Remote Reviews

One of the key revision and decision areas that business, legal, and IT professionals in the eDiscovery ecosystem are currently having to consider is how they plan for and execute the core eDiscovery task of review in today’s new world. From review market sizing to remote review decisions, the following update provides context and considerations that may be helpful for eDiscovery decision-makers as they consider the critical eDiscovery task of review during 2020.

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Anmerkung der Redaktion: Angesichts der sich verändernden ökologischen und wirtschaftlichen Bedingungen, die auf dem Ausbruch und den Auswirkungen der Coronavirus-Krankheit 2019 (COVID-19) basieren, erwägen eDiscovery-Fachleute geschäftliche Revisionen ihrer Pläne für 2020 und treffen oder beschleunigen auch eDiscovery-Entscheidungen zur Unterstützung der Sammlung. Verarbeitung und Überprüfung elektronisch gespeicherter Informationen (ESI). Einer der wichtigsten Revisions- und Entscheidungsbereiche, die Geschäfts-, Rechts- und IT-Experten im eDiscovery-Ökosystem derzeit prüfen müssen, ist, wie sie die Kernaufgabe der eDiscovery-Überprüfung in der heutigen neuen Welt planen und ausführen. Das folgende Update enthält Kontext und Überlegungen, die für Entscheidungsträger von eDiscovery hilfreich sein können, wenn sie die kritische eDiscovery-Aufgabe der Überprüfung im Jahr 2020 berücksichtigen.

Revisionen in der Marktgröße: Eine neue Schätzung für die Überprüfung

Bei der Berücksichtigung der relativen Kosten der drei wichtigsten eDiscovery-Aufgaben der Erfassung, Verarbeitung und Überprüfung wird die Kernaufgabe der Überprüfung im Jahr 2020 auf etwa 68% der gesamten eDiscovery-Ausgaben geschätzt. Während die Coronavirus-Krankheit 2019 (COVID-19) offenbar erhebliche Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit und die Durchführung von eDiscovery zu haben scheint, scheint sie in diesem frühen Zeitpunkt bei der Bewertung ihrer laufenden Auswirkungen nicht die Schätzungen des Aufgabenprozentsatzes im Jahr 2020 für die Erhebung, Verarbeitung erheblich verändert zu haben. und überprüfen.

Diagramm 1 - Relative Ausgaben für eDiscovery Kernaufgaben - 2020

1 — Relative Ausgaben für eDiscovery Kernaufgaben — 2020

Erste Schätzungen (November 2019) schlugen vor, dass die Marktgröße für die Überprüfungsaufgabe von eDiscovery im Jahr 2020 bei 8,61 Mrd. USD liegt. Überarbeitete Modellierungsschätzungen, die die durch den Ausbruch und die Auswirkungen von COVID-19 bedingten rechtlichen Veränderungen berücksichtigen, haben die Marktgrößenschätzungen für die Überprüfungsaufgabe von eDiscovery um rund 23% reduziert, wobei die überarbeitete Arbeitsschätzung jetzt 6,65 Milliarden US-Dollar für 2020 beträgt. Das Modell berücksichtigt das generell standardisierte Marktwachstum im ersten Quartal 2020 sowie Anpassungen der Umsatzschätzungen aufgrund von Marktänderungen in den letzten drei Kalenderquartalen 2020.

Abbildung 2 - eDiscovery-Markt zur Überprüfung - 2020 - Revision

2 — eDiscovery-Markt zur Überprüfung — 2020 — Revision

Erste Marktmodellschätzungen für 2020 (nicht veröffentlicht) deuten darauf hin, dass etwa 90% der Bewertungen vor Ort stattfinden würden, während fast 10% aus der Ferne durchgeführt würden. Aufgrund des Ausbruchs und der Auswirkungen von COVID-19 und der entsprechenden ortsabhängigen Reise- und Gruppenaggregationsbeschränkungen wurden jedoch überarbeitete Schätzungen für den Prozentsatz der vor Ort durchgeführten Bewertungen von 90% auf 10% für 2020 reduziert. Dementsprechend ist der geschätzte Prozentsatz der aus der Ferne durchzuführenden Überprüfungen im Jahr 2020 von 10% auf 90% gestiegen.

Diagramm 3 - Ausgaben für eDiscovery Relative Kernprüfungsaufgaben - 2020 - Revision

3 — Ausgaben für eDiscovery Relative Kernprüfungsaufgaben — 2020 — Revision

Bei der Anwendung überarbeiteter Marktmodellschätzungen für den Prozentsatz der vor Ort oder aus der Ferne durchgeführten Bewertungen auf die überarbeiteten Umsatzschätzungen für 2020 scheint sich der Markt für Fernüberprüfungen von den ursprünglichen Marktgrößenprognosen von 0,86 Mrd. USD auf 4,28 Mrd. USD zu erhöhen. Darüber hinaus wird der Vor-Ort-Überprüfungsmarkt von ursprünglichen Marktgrößenprognosen von 7,75 Mrd. USD auf 2,37 Mrd. USD zurückgehen. Das Modell berücksichtigt auch die generell standardmäßige prozentuale Bewertung vor Ort im ersten Quartal 2020 in Prozent sowie Anpassungen dieser Prozentsätze auf der Grundlage von Marktänderungen in den letzten drei Kalenderquartalen 2020.

Abbildung 4 - eDiscovery-Markt für Überprüfung vor Ort und Remote-Standort - 2020 - Revision

4 — eDiscovery-Markt für Vor-Ort- und Fernüberprüfung -2020 — Revision

Diese review-orientierten Marktgrößenüberarbeitungen werden zweifellos bei der Entwicklung der jährlichen eDiscovery Market Size Mashups von ComplexDiscovery überprüft und berücksichtigt. Sie können jedoch für Geschäfts-, Rechts- und Informationstechnologie-Experten von Vorteil sein, da sie die zunehmende Akzeptanz und Marktgrößenbahn für sichere Fernüberprüfungen bei der Durchführung von eDiscovery berücksichtigen.

Entscheidungen für Secure Remote Review: Qualifizierte Fragen und Überlegungen

Angesichts der raschen Veränderungen in der Umgebung für Überprüfungsdienste im Jahr 2020 bewerten viele Organisationen, die bisher keine Remote-Überprüfungen im Rahmen ihres eDiscovery-Arsenals eingesetzt haben, jetzt aktiv und aggressiv sichere Remote-Überprüfungsdienste. Da nicht alle Secure Remote Review-Angebote und -Anbieter gleich sind, können die folgenden qualifizierenden Fragen und Überlegungen für Anwaltskanzleien und Unternehmen bei der Bewertung von Remote Review Services hilfreich sein.

Qualifizierende Fragen und Überlegungen zum Remote-Review-Angebot

Allgemeine Fragen, die dazu beitragen können, die Erfahrung und das Know-how eines Anbieters mit sicheren Remoteprüfungsdiensten zu klären, sind u. a.:

Wie lange haben Sie sichere Remote-Überprüfungsdienste angeboten (wann war Ihre erste Angelegenheit)?

Wie viele sichere Remote-Review-Projekte haben Sie abgeschlossen, und für ungefähr wie viele verschiedene Clients?

Wie hoch ist die durchschnittliche Teamgröße und welche Teamgröße ist die größte Teamgröße für diese Projekte?

Wie viele Ihrer Rezensenten und Review-Manager haben an einem sicheren Remote-Review-Projekt teilgenommen, und wie hoch ist die durchschnittliche Anzahl der Projekte, an denen sie teilgenommen haben, einschließlich der durchschnittlichen Dauer für diese Projekte?

Wie viele Vollzeitprüfer, QCER und Review-Manager haben an sicheren Remote-Review-Projekten teilgenommen und stehen für diese zur Verfügung?

Wie viele Ihrer Rezensenten und Review-Manager haben an einem Schulungs- und Zertifizierungsprogramm teilgenommen, das von Ihrer Organisation für sichere Remote-Review-Projekte entwickelt wurde? Beschreiben Sie Ihr Fernschulungs- und Zertifizierungsprogramm.

Ist der sichere Remote-Überprüfungsservice, den Sie Ihrer Organisation anbieten, organisch oder durch eine Partnerschaft bereitgestellt? Falls letzteres, benennen Sie bitte den/die Partner.

Bitte geben Sie drei eindeutige Kundenreferenzen für Ihre sicheren Remote-Bewertungen an.

Zu den Bereichen, die bei der Auswahl von Fernüberprüfungsdiensten in Frage gestellt und bewertet werden sollten, gehören:

Fernbedienungstechnologie

Remote-Sicherheit

Remote-Prozesse (einschließlich QC/QA, Kommunikation und Überwachung)

Fragen rund um diese drei kritischen Erfahrungsbereiche umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:

Bietet Ihr Secure Remote Review-Angebot eine integrierte, zentrale Servicefunktion für die Kommunikation, Verbindung und Durchführung von Bewertungen?

Beschreiben Sie im Detail die Hardware, Technologie und Infrastruktur, die Ihr sicheres Remote-Review-Angebot erwägt/bietet, und beschreiben Sie die Sicherheitsanforderungen, einschließlich der geltenden Schutzmaßnahmen, wenn Prüfer ihre eigene Hardware verwenden und WiFi nutzen.

Enthält Ihr Angebot eine sichere E-Mail-Funktion mit eingeschränkten E-Mail-Sendefunktionen?

Wie verhindern Sie den Zugriff auf die Überprüfung von Arbeitsbereichen von lokalen Computern?

Unterstützt Ihre sichere Infrastruktur Kontrollen, um Administratorrechte einzuschränken, den USB-Zugriff auf Peripheriegeräte zu deaktivieren, das Installation/Hochladen von Software und den Lese-/Schreibzugriff auf lokale Laufwerke/Medien zu verhindern, das Herunterladen und Exportieren auf lokale Computer einzuschränken und den Druck zu verweigern (lokal, netzwerk- und Siebdruck)?

Unterstützt Ihre sichere Infrastruktur die Zwischenablagenumleitung (kein Kopieren/Ausschneiden/Einfügen) und die Datei-/Ordnerumleitung?

Beschreiben Sie detailliert Ihre QC/QA-Prozesse für Einzelpersonen und Team und wie sich diese von den Vor-Ort-Bewertungen unterscheiden und wie sie sich von anderen Anbietern unterscheiden. Dazu gehört auch, wie Sie sicherstellen, dass Prüfer während der gesamten Überprüfung von Anfang bis Ende genau und konsistent kodieren.

Beschreiben Sie detailliert Ihre Fernkommunikationsprozesse (mit Clients/Counsel und internen Teamkommunikationen) und wie sich diese von den Vor-Ort-Bewertungen unterscheiden, einschließlich der Verwendung von verschlüsseltem Chat.

Beschreiben Sie detailliert Ihre Zeit- und Produktivitätsüberwachungsverfahren, einschließlich der Sicherstellung einer genauen Zeiteingabe und der Handhabung von Ausfallzeiten.

Im Bereich der sicheren Remote-Review-Mitarbeiter können die folgenden Fragen einen Einblick in die Anbieterfähigkeit geben.

Beschreiben Sie die Personal-, Screening- und Rekrutierungsprozesse für sichere Remote-Projekte und wie sich diese von den Bewertungen vor Ort unterscheiden.

Wie werden Prüfer für sichere Remote-Review-Projekte ausgewählt?

Welche Arten von Prüfungen (z. B. Hintergrund, Sicherheit, Referenzen usw.) werden gegen sichere Remoteprüfungskandidaten und Teammitglieder ausgeführt, um zu berücksichtigen, wie oft diese Prüfungen validiert werden.

Welche konkreten Metriken werden verwendet, um neue (für Ihre Organisation) und erfahrene Prüfer (innerhalb Ihrer Organisation) für Ihre sicheren Remote-Review-Projekte auszuwählen?

Was müssen die Prüfer in Bezug auf technologische und physische Sicherheit, Arbeitspläne und Schutz der Privatsphäre zustimmen? Stellen Sie Beispieldokumentation bereit, einschließlich NDA/Vertraulichkeitsvereinbarungen und WFH (Work from Home) Regeln/Vereinbarungen.

Darüber hinaus können die folgenden Fragen aus kollektiver Sicht einen Einblick in die organisatorische Erfahrung und die Fähigkeit geben, sichere Remote-Review-Projekte zu unterstützen.

Beschreiben Sie die Struktur der entfernten Teams, einschließlich der ersten Zeile, der Qualitätskontrolle und der Bewertung Manager-Verhältnisse.

Verfügt Ihr Unternehmen über eine dedizierte interne Verwaltungsstruktur, die den gesamten Überprüfungsprozess unterstützt?

Verfügt Ihr Unternehmen über dedizierte Review-Management-Teams mit Erfahrung in der Zusammenarbeit?

Verfügt Ihr Unternehmen über einen Pool ausgebildeter, qualifizierter und zertifizierter Gutachter, die bei der Unterstützung von Review-Projekten zusammengearbeitet haben?

Von den Antworten auf diese qualifizierten Fragen sollten Entscheidungsträger von eDiscovery über genügend Informationen verfügen, um eine erste Bewertung der Anbieter vorzunehmen, die für sichere Remote-Review-Projekte in Betracht gezogen werden, und bereit sein, in formale Anbieterbewertungen zu wechseln, die Präsentationen, Demonstrationen und Diskussionen.

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Quelle: ComplexDiscovery

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