Revisiones y decisiones? Nuevas consideraciones para eDiscovery Secure Remote Reviews

One of the key revision and decision areas that business, legal, and IT professionals in the eDiscovery ecosystem are currently having to consider is how they plan for and execute the core eDiscovery task of review in today’s new world. From review market sizing to remote review decisions, the following update provides context and considerations that may be helpful for eDiscovery decision-makers as they consider the critical eDiscovery task of review during 2020.

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Nota del Editor: Dadas las cambiantes condiciones ambientales y económicas basadas en el brote y el impacto de la enfermedad del coronavirus 2019 (COVID-19), los profesionales de eDiscovery están considerando revisiones de negocios a sus planes de 2020 y también toman o aceleran las decisiones de eDiscovery que apoyan la colección, el procesamiento y el examen de la información almacenada electrónicamente (ESI). Una de las áreas clave de revisión y decisión que los profesionales empresariales, legales y de TI del ecosistema de eDiscovery están teniendo que considerar actualmente es cómo planean y ejecutan la tarea principal de revisión de eDiscovery en el nuevo mundo actual. Desde el tamaño del mercado de revisión hasta las decisiones de revisión remota, la siguiente actualización proporciona contexto y consideraciones que pueden ser útiles para los responsables de la toma de decisiones de eDiscovery al considerar la tarea crítica de revisión de eDiscovery durante 2020.

Revisiones en el tamaño del mercado: una nueva estimación de revisión

Al considerar los costos relativos de las tres tareas principales de eDiscovery de recopilación, procesamiento y revisión, en 2020, se estima que la tarea principal de revisión representa aproximadamente el 68% de los gastos totales de eDiscovery. Si bien la enfermedad del coronavirus 2019 (COVID-19) parece estar teniendo un impacto sustancial en la economía y ejecución de eDiscovery, no parece que en esta coyuntura temprana en la evaluación de su impacto en curso haya alterado significativamente las estimaciones del porcentaje de tareas en 2020 para la recolección, procesamiento, y revisión.

Gráfico 1 - Gastos de tareas principales relativas de eDiscovery - 2020

1 — Gastos de tareas básicas relativas de eDiscovery — 2020

Las estimaciones iniciales (noviembre de 2019) sugirieron que el tamaño del mercado para la tarea de revisión de eDiscovery fuera de $8.61B durante 2020. Las estimaciones revisadas de modelos que tienen en cuenta los cambios del panorama legal impulsados por el brote y el impacto de COVID-19 han reducido las estimaciones del tamaño del mercado para la tarea de revisión de eDiscovery en aproximadamente un 23%, con la estimación de trabajo revisada que ahora asciende a 6,65 millones de dólares para 2020. El modelo tiene en cuenta el crecimiento generalmente estándar del mercado en el primer trimestre de 2020, así como los ajustes de las estimaciones de ingresos basados en los cambios del mercado durante los tres últimos trimestres calendario de 2020.

Gráfico 2 - Revisión del Mercado de eDiscovery - 2020 - Revisión

2 — eDiscovery Market for Review — 2020 — Revisión

Las estimaciones iniciales del modelo de mercado para 2020 (no publicadas) sugerían que aproximadamente el 90% de las revisiones se realizarían in situ, mientras que casi el 10% se realizarían de forma remota. Sin embargo, con el brote y el impacto del COVID-19 y las correspondientes restricciones de viajes y agregación de grupos dependientes de la ubicación, las estimaciones revisadas para el porcentaje de revisiones realizadas in situ se han reducido del 90% al 10% para 2020. En consecuencia, el porcentaje estimado de revisiones que se realizarán a distancia en 2020 ha aumentado del 10% al 90%.

Gráfico 3 - Gastos de la tarea de revisión del núcleo relativo de eDiscovery - 2020 - Revisión

3 — Gastos de la tarea de revisión del núcleo relativo de eDiscovery — 2020 — Revisión

Al aplicar estimaciones revisadas del modelo de mercado para el porcentaje de revisiones realizadas in situ o remotamente a las estimaciones revisadas de ingresos de revisión para 2020, parece que el mercado de revisión a distancia aumentará de las proyecciones de tamaño de mercado originales de 0,86 millones de dólares a 4,28 millones de dólares. Además, el mercado de revisión in situ disminuirá de las proyecciones de tamaño de mercado originales de $7.75B a $2.37B. El modelo también tiene en cuenta la relación porcentual de revisión remota segura generalmente estándar y revisión in situ en el primer trimestre de 2020, así como los ajustes de estos porcentajes basados en los cambios en el mercado durante los tres últimos trimestres calendario de 2020.

Gráfico 4 - Mercado de eDiscovery para revisión in situ y remota - 2020 - Revisión

4 — Mercado de eDiscovery para revisión in situ y remota -2020 — Revisión

Sin duda, estas revisiones de tamaño de mercado centradas en la revisión serán revisadas y consideradas en el desarrollo de las mashups anuales de eDiscovery Market Size por CompleXDiscovery. Sin embargo, pueden ser beneficiosos para los profesionales de negocios, legales y de tecnología de la información, ya que consideran la creciente aceptación y la trayectoria del tamaño del mercado para revisiones remotas seguras en la realización de eDiscovery.

Decisiones para la revisión remota segura: preguntas y consideraciones de calificación

Dados los rápidos cambios en el entorno de servicios de revisión durante 2020, muchas organizaciones que no han empleado previamente revisiones remotas como parte de su arsenal de eDiscovery están evaluando activamente los servicios de revisión remota segura. Dado que no todas las ofertas y proveedores de revisión remota segura son iguales, las siguientes preguntas y consideraciones pueden ser útiles para los bufetes de abogados y las corporaciones en su evaluación de los servicios de revisión remota.

Preguntas y consideraciones sobre los requisitos de la oferta de revisión remota

Entre las preguntas generales que pueden ayudar a aclarar la experiencia y la experiencia de un proveedor con los servicios de revisión segura remota se incluyen, entre otras, las siguientes:

¿Cuánto tiempo ha ofrecido servicios de revisión remota seguros (cuándo fue su primer asunto)?

¿Cuántos proyectos de revisión remota segura ha completado y, aproximadamente, cuántos clientes distintos?

Para sus proyectos de revisión remota segura, ¿cuál es el tamaño medio del equipo y cuál es el tamaño de equipo más grande para esos proyectos?

¿Cuántos de sus revisores y directores de revisión han participado en un proyecto de revisión remota segura y cuál es el número medio de proyectos en los que han participado, incluido el tiempo medio para esos proyectos?

¿Cuántos revisores a tiempo completo, QRCE y gerentes de revisión han participado y están disponibles para proyectos de revisión remota seguros?

¿Cuántos de sus revisores y directores de revisión han participado en un programa de capacitación y certificación diseñado por su organización para proyectos de revisión remota seguros? Describa su programa remoto de formación y certificación.

¿El servicio de revisión remota segura que está ofreciendo es orgánico a su organización o se entrega a través de una asociación? En caso de ser este último, sírvase nombrar al (s) socio (s).

Proporcione tres referencias de clientes distintas para sus revisiones remotas seguras.

Las áreas que deben ser cuestionadas y evaluadas al seleccionar proveedores de servicios de revisión remota incluyen:

Tecnología remota

Seguridad remota

Procesos remotos (incluidos QC/QA, Comunicaciones y Auditoría)

Las preguntas en torno a estas tres áreas críticas de experiencia incluyen, entre otras, las siguientes:

¿Su oferta de revisión remota segura proporciona una capacidad de servicio única e integrada para comunicarse, conectarse y realizar revisiones?

Describa en detalle el hardware, la tecnología y la infraestructura que entrega/proporciona su oferta de revisión remota segura y describa los requisitos de seguridad, incluidas las protecciones existentes si los revisores utilizan su propio hardware y utilizan WiFi.

¿Su oferta incluye una capacidad de correo electrónico segura con capacidades limitadas de envío de correo electrónico?

¿Cómo se impide el acceso para revisar espacios de trabajo desde equipos locales?

¿Admite su infraestructura segura controles para restringir los derechos administrativos, deshabilitar el acceso USB a dispositivos periféricos, impedir la instalación/carga de software y el acceso de lectura/escritura a unidades o medios locales, restringir la descarga y exportación a máquinas locales y denegar la impresión (local, de red y guión)?

¿Su infraestructura segura admite la redirección del portapapeles (sin copiar/cortar/pegar) y la redirección de archivos/carpetas?

Describa en detalle sus procesos de QC/QA individuales y de equipo remotos y en qué se diferencian de las revisiones in situ, así como en qué se diferencian de otros proveedores, incluida la forma en que se asegura de que los revisores están codificando de forma precisa y coherente durante toda la revisión de principio a fin.

Describe en detalle tus procesos de comunicación remota (con clientes/asesores y comunicaciones internas del equipo) y cómo difieren de las revisiones in situ, incluido el uso de chat cifrado.

Describa en detalle sus procedimientos de auditoría de tiempo y productividad, incluida la garantía de una entrada de tiempo precisa y la gestión del tiempo de inactividad.

En el área de la dotación de personal de revisión remota segura, las siguientes preguntas pueden proporcionar información sobre la capacidad de los proveedores.

Describir el personal, la selección y los procesos de contratación para proyectos remotos seguros y en qué se diferencian de las revisiones in situ.

¿Cómo se seleccionan los revisores para proyectos de revisión remota segura?

Qué tipos de comprobaciones (por ejemplo, antecedentes, seguridad, referencias, etc.) se ejecutan contra candidatos y miembros del equipo de revisión remota segura, para incluir la frecuencia con la que se validan estas comprobaciones.

¿Qué métricas concretas se utilizan para seleccionar revisores nuevos (para su organización) y veteranos (dentro de su organización) para sus proyectos de revisión remota segura?

¿Qué deben aceptar los revisores en términos de seguridad tecnológica y física, horarios de trabajo y protecciones de privacidad? Proporcione documentación de ejemplo, incluidos acuerdos de confidencialidad y normas sobre el trabajo desde el hogar (WFH).

Además, desde la perspectiva de la experiencia colectiva, las siguientes preguntas pueden proporcionar información sobre la experiencia de la organización y la aptitud para apoyar proyectos de revisión remota seguros.

Describir la estructura de los equipos remotos, incluyendo la primera línea, el control de calidad y las relaciones de administrador de revisión.

¿Tiene su organización una estructura de gestión interna dedicada para respaldar el proceso completo de revisión?

¿Su organización cuenta con equipos de gestión de revisiones dedicados con experiencia trabajando juntos?

¿Tiene su organización un grupo de revisores capacitados, calificados y certificados que han trabajado juntos en apoyo de proyectos de revisión?

A partir de las respuestas a estas preguntas calificativas, los responsables de la toma de decisiones de eDiscovery deben tener suficiente información para realizar una evaluación inicial de los proveedores que están siendo considerados para proyectos de revisión remota segura y estar preparados para pasar a evaluaciones formales de proveedores que incluyan presentaciones, demostraciones y discusiones.

Lectura adicional

Continuidad del negocio de eDiscovery: consideraciones para el trabajo remoto

Una revisión de eDiscovery de 2020: Puntos de datos de tareas, gastos y costes

Fuente: ComplexDiscovery

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