Der Boom von Zoom? Sorgfältige Überlegungen für eDiscovery-Experten

According to Michael Finnegan of Computerworld, the challenges facing Zoom continue to mount, as the company now faces investor lawsuits and as more organizations ban the use of the video meeting app due to privacy and security concerns. Whether your company is currently evaluating vendors, or has already rolled out remote working technology solutions, now is the time to think about these issues.

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Anmerkung der Redaktion: Angesichts der jüngsten Zunahme der Remote-Arbeit, die durch den Ausbruch der Coronavirus-Krankheit 2019 (COVID-19) verursacht wurde, integrieren viele Juristen nun Werkzeuge in ihren Geschäftskommunikationsworkflow, die sie möglicherweise noch nie zuvor verwendet haben oder in Umgebungen, in denen die rechtliche Verteidigbarkeit der Kommunikation. Eines dieser Tools ist die Zoom-Telekonferenzplattform. Im Folgenden finden Sie eine Reihe von Auszügen aus Informationshinweisen, Artikeln und Klagen, die für die Prüfung durch Daten- und Rechtsermittlungsfachleute und -anbieter von Vorteil sein können, wenn sie die Verwendung von Zoom zur Unterstützung der Durchführung von eDiscovery bewerten.

Vollständige Informationshinweise der Datenschutzkommission (DPC) Irland

Datenschutz-Tipp für Videokonferenzen

Angesichts der jüngsten Zunahme der Fernarbeit, die durch Maßnahmen zur Begrenzung der COVID-19 erforderlich ist, sowie der zunehmenden Zahl, die online mit Freunden und Familie in Kontakt bleiben, ist die Zahl der Videokonferenzen und Videokonferenzen dramatisch gestiegen. Dies hat auch dazu geführt, dass Menschen Apps und Dienste verwenden, die sie vorher nicht verwendet haben oder jetzt aus verschiedenen Gründen verwenden — d. h. eine App verwenden, die sie normalerweise für persönliche Zwecke verwenden, jetzt für Arbeitszwecke oder umgekehrt.

Es wurden Bedenken darüber aufgeworfen, wie diese Technologien genutzt werden können, um mit Kollegen und Angehörigen in einer sicheren und sicheren Weise in Kontakt zu bleiben und einen angemessenen Datenschutzstandard zu gewährleisten.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die sowohl Einzelpersonen als auch Organisationen helfen (z. B. Arbeitgeber, die neue oder verstärkte Videokonferenzregelungen für Mitarbeiter einführen), diese Dienste auf sichere Weise zu nutzen.

Tipps für Einzelpersonen

Stellen Sie sicher, dass das Gerät, das Sie für Videoanrufe verwenden, über die erforderlichen Updates verfügt, z. B. Betriebssystemupdates (wie iOS oder Android) und Software-/Antivirus-Updates (und stellen Sie sicher, dass es überhaupt Antivirus-/Online-Sicherheitssoftware hat).

Versuchen Sie, Dienste zu nutzen, die Sie kennen und vertrauen, einige Recherchen durchgeführt haben und/oder von Ihrem Arbeitgeber überprüft und vorgeschlagen wurden, usw., für Videokonferenzen oder Videokonferenzen.

Nehmen Sie sich einige Zeit, um die Datenschutz- oder Datenschutzrichtlinien des Dienstes zu lesen, um sicherzustellen, mit wem Ihre personenbezogenen Daten geteilt werden, wo sie gespeichert oder verarbeitet werden und zu welchen Zwecken sie unter anderem verwendet werden.

Denken Sie zweimal darüber nach, nach welchen Berechtigungen Sie für Daten oder Sensoren gefragt werden: Müssen Sie beispielsweise Ihren Standort oder Ihre Kontaktliste wirklich freigeben? Wofür werden diese Daten verwendet?

Wenn die Datenschutz- oder Datenschutzinformationen unzureichend sind oder zu viele Informationen oder der Zugriff auf Ihr Gerät gesucht wird, sollten Sie vorsichtig sein, personenbezogene Daten mit diesem Dienst zu teilen, und möglicherweise weitere Schritte unternehmen oder einen anderen Dienst in Erwägung ziehen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät an einem sicheren Ort verwendet wird. Halten Sie z. B. im Auge, was (oder wer) von Ihrer Kamera aus gesehen werden kann, und achten Sie darauf, sich abzumelden, stumm zu schalten oder das Video auszuschalten, wenn Sie eine Pause machen.

Berücksichtigen Sie die Datenschutz- und Datenschutzrechte anderer, bevor Sie ein Bild oder Video eines Videoanrufs veröffentlichen oder freigeben, das das Bild, die Stimme und/oder die Kontaktdaten enthält.

Lesen Sie unsere allgemeinen Tipps, um online während einer Pandemie sicher zu bleiben

Tipps für Organisationen

Mitarbeiter sollten Ihre vertraglich vereinbarten Dienstleister für arbeitsbezogene Kommunikation nutzen. Stellen Sie sicher, dass Sie mit den Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen der Dienste zufrieden sind, die Sie von ihnen verlangen. Die Ad-hoc-Nutzung von Apps oder Diensten durch Einzelpersonen sollte nicht gefördert werden.

Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter nach Möglichkeit Arbeitskonten, E-Mail-Adressen, Telefonnummern usw. für geschäftliche Videokonferenzen verwenden, um die unnötige Erfassung ihrer persönlichen Kontakt- oder Social-Media-Daten zu vermeiden.

Stellen Sie sicher, dass denjenigen, die Videokonferenzen nutzen, klare, verständliche und aktuelle Organisationsrichtlinien und Richtlinien zur Verfügung gestellt werden, damit sie wissen, welche Regeln zu befolgen sind und welche Schritte zur Minimierung von Datenschutzrisiken zu ergreifen sind. Dies sollte Informationen über die Kontrollen umfassen, die die Dienste bereitstellen und die ihnen zur Verfügung stehen, um ihre Sicherheit, Daten und Kommunikation zu schützen.

Implementieren und/oder beraten Sie Mitarbeiter bei der Implementierung geeigneter Sicherheitskontrollen wie Zugriffskontrollen (z. B. Multi-Faktor-Authentifizierung und eindeutige Kennwörter) und beschränken Sie die Nutzung und die Datenfreigabe auf das Notwendige.

Wenn Videokonferenzdienste aus organisatorischen Gründen verwendet werden müssen, haben Sie eine einheitliche Richtlinie darüber, welche Dienste verwendet werden und wie, und bieten, wenn möglich über VPN oder Remote-Netzwerkzugriff.

Vermeiden Sie die Freigabe von Unternehmensdaten, Dokumentenstandorten oder Hyperlinks in einem gemeinsam genutzten „Chat“ -Dienst, der öffentlich sein kann, da diese möglicherweise vom Dienst oder Gerät auf unsichere Weise verarbeitet werden.

Lesen Sie unsere Anleitung zum Schutz personenbezogener Daten bei Remote-Arbeiten und unsere Leitlinien zur Datensicherheit und stellen Sie sicher, dass die darin enthaltenen Punkte den Mitarbeitern klar gemacht werden.

Lesen Sie den ursprünglichen Informationshinweis unter Datenschutztipp für Videokonferenzen

Vollständige Informationshinweise der Datenschutzkommission (DPC) Irland

Schutz personenbezogener Daten bei Remote-Arbeiten

Geräte

Achten Sie besonders darauf, dass Geräte wie USBs, Telefone, Laptops oder Tablets nicht verloren gehen oder verlegt werden.

Stellen Sie sicher, dass jedes Gerät über die erforderlichen Updates verfügt, z. B. Betriebssystemupdates (wie iOS oder Android) und Software-/Antivirus-Updates.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer, Laptop oder Gerät an einem sicheren Ort verwendet wird, z. B. an dem Sie ihn aus den Augen behalten und minimieren können, wer den Bildschirm sonst sehen kann, insbesondere wenn Sie mit sensiblen persönlichen Daten arbeiten.

Sperren Sie Ihr Gerät, wenn Sie es aus irgendeinem Grund unbeaufsichtigt lassen müssen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Geräte ausgeschaltet, gesperrt oder sorgfältig aufbewahrt werden, wenn sie nicht in Gebrauch sind.

Verwenden Sie effektive Zugriffskontrollen (z. B. Multi-Faktor-Authentifizierung und starke Kennwörter) und, soweit verfügbar, Verschlüsselung, um den Zugriff auf das Gerät zu beschränken und das Risiko zu verringern, wenn ein Gerät gestohlen oder verlegt wird.

Wenn ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird, sollten Sie sofort Schritte unternehmen, um eine Remote-Speicherlöschung sicherzustellen, soweit möglich.

E-Mails

Befolgen Sie alle geltenden Richtlinien in Ihrer Organisation bezüglich der Verwendung von E-Mails.

Verwenden Sie geschäftliche E-Mail-Konten anstelle von persönlichen Konten für geschäftliche E-Mails mit personenbezogenen Daten. Wenn Sie persönliche E-Mails verwenden müssen, stellen Sie sicher, dass Inhalte und Anhänge verschlüsselt sind und vermeiden Sie die Verwendung persönlicher oder vertraulicher Daten in Betreffzeilen.

Stellen Sie vor dem Senden einer E-Mail sicher, dass Sie diese an den richtigen Empfänger senden, insbesondere für E-Mails mit großen Mengen an personenbezogenen Daten oder sensible personenbezogene Daten.

Cloud- und Netzwerkzugriff

Wenn möglich, verwenden Sie nur die vertrauenswürdigen Netzwerke oder Cloud-Services Ihrer Organisation und erfüllen alle Organisationsregeln und -verfahren für Cloud- oder Netzwerkzugriff, Anmeldung und Datenfreigabe.

Wenn Sie ohne Cloud- oder Netzwerkzugriff arbeiten, stellen Sie sicher, dass lokal gespeicherte Daten angemessen gesichert werden.

Papieraufzeichnungen

Es ist wichtig zu bedenken, dass der Datenschutz nicht nur für elektronisch gespeicherte oder verarbeitete Daten gilt, sondern auch für personenbezogene Daten in manueller Form (z. B.

Wenn Sie aus der Ferne mit Papierdatensätzen arbeiten, ergreifen Sie Schritte, um die Sicherheit und Vertraulichkeit dieser Datensätze zu gewährleisten, z. B. indem Sie sie in einem Aktenschrank oder Schublade aufbewahren, wenn sie nicht in Gebrauch sind, sicher entsorgen (z. B. Zerkleinern), wenn sie nicht mehr benötigt werden, und stellen Sie sicher, dass sie nicht irgendwo gelassen werden. wo sie verlegt oder gestohlen werden könnten.

Wenn Sie mit Aufzeichnungen zu tun haben, die spezielle Kategorien personenbezogener Daten enthalten (z. B. Gesundheitsdaten), sollten Sie besonders darauf achten, ihre Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten und diese Aufzeichnungen nur von einem sicheren Ort zu entfernen, wo es unbedingt notwendig ist, Ihre Arbeit auszuführen.

Wenn möglich, sollten Sie eine schriftliche Aufzeichnung darüber führen, welche Datensätze und Dateien nach Hause genommen wurden, um gute Datenzugriffs- und Governance-Praktiken aufrechtzuerhalten.

Lesen Sie den ursprünglichen Informationshinweis unter Schutz personenbezogener Daten bei Remote-Arbeiten

Ein Auszug aus einem Artikel von Nick Statt über The Verge

Google verbietet seinen Mitarbeitern die Verwendung von ZO0m wegen Sicherheitsbedenken

Google verbietet die Nutzung der Zoom-Telekonferenzplattform für Mitarbeiter. Das Unternehmen zitiert Sicherheitsprobleme mit der App, die entstanden sind, seit Zoom während der COVID-19 Pandemie zu einem der beliebtesten Dienste für kostenlose Video-Chats geworden ist. Die Nachricht wurde zum ersten Mal von BuzzFeed News heute berichtet [8. April 2020].

Google hat in der vergangenen Woche Mitarbeiter per E-Mail über das Verbot informiert und Mitarbeitern, die die Zoom-App auf ihren von Google bereitgestellten Maschinen installiert haben, mitgeteilt, dass die Software bald nicht mehr funktionieren würde. Es ist erwähnenswert, dass Google im Rahmen seines G Suite-Angebots einen eigenen Enterprise-Zoom-Konkurrenten namens Meet anbietet.

Andere Probleme waren offenbarte Zoom-Aufnahmen, nicht offenbarte Datenfreigabe mit Facebook, offenbarte LinkedIn-Profile und ein „Malware-ähnliches“ Installationsprogramm für macOS. Das Unternehmen steht jetzt vor einem ausgeklügelten Schutz vor Privatsphäre und Sicherheit. Zoom hat mit dem Rennen reagiert, um Löcher zu stopfen und seinen Verbraucher- und Unternehmensschutz zu verstärken, um den harten Wettbewerb durch Microsoft Teams und Skype, Google G Suite-Apps und andere traditionellere Telefonkonferenzanbieter abzuwehren. Zoom sagte Anfang dieses Monats, dass es neue Funktionen für 90 Tage pausieren würde, um sich auf Privatsphäre und Sicherheit zu konzentrieren.

Lesen Sie den vollständigen Artikel bei Google verbietet seinen Mitarbeitern die Verwendung von ZO0m über Sicherheitsbedenken

Ein Auszug aus einem Artikel von Matthew Finnegan über Computerworld

Zoom Hit von Investor Klage als Sicherheit, Datenschutz Bedenken Mount

Die Herausforderungen, mit denen Zoom konfrontiert ist, steigen weiterhin an, da das Unternehmen jetzt vor einer Investorenklage steht und mehr Organisationen die Verwendung der Videokonferenz-App aufgrund von Datenschutz- und Sicherheitsproblemen verbieten. Das Unternehmen hat auch die Bemühungen zur Verbesserung seiner Sicherheits- und Datenschutzpraktiken gestärkt, indem es den ehemaligen CSO von Facebook als Berater eingestellt hat.

Zoom hat in den letzten Wochen einen Anstieg der Nutzung erlebt, da die Selbstisolierung als Reaktion auf die Pandemie die Nachfrage nach Videosoftware steigt. Da seine Popularität sowohl für den geschäftlichen als auch für den privaten Gebrauch boomte und der Aktienkurs des Unternehmens rasant stieg, ist Zoom auf eine Reihe von Fronten unter Druck geraten.

Am Dienstag [7. April 2020] legte der Aktionär Michael Drieu vor einem kalifornischen Bundesgericht Klage ein und behauptete, dass Zoom den Grad, in dem seine Plattform verschlüsselt sei, „deutlich überbewertet“ habe, „und diese „Mängel“ nicht den Aktionären offenzulegen.

Zoom wurde am 1. April zu einer „Diskrepanz“ in seiner Definition der End-to-End-Verschlüsselung von der allgemein akzeptierten Definition zugelassen. Drieu behauptet, dass er und andere Aktionäre durch einen Rückgang des Aktienkurs von Zoom nach der Zulassung „erhebliche Verluste und Schäden“ erlitten haben.

Lesen Sie den vollständigen Artikel bei Zoom Hit By Investor Klage As Security, Privacy Bedenken Mount

Ein Auszug aus einer Klagesklage gegen Zoom Video Communications

Cullen v. Zoom Video Communications, Inc.

US-Amtsgericht für den Northern District of California, 30. März 2020

Zoom hat es jedoch versäumt, die persönlichen Daten der wachsenden Millionen von Nutzern seiner Softwareanwendung („Zoom App“) und Videokonferenzplattform ordnungsgemäß zu schützen. Bei der Installation oder bei jedem Öffnen der Zoom-App sammelt Zoom die persönlichen Informationen seiner Nutzer und gibt diese personenbezogenen Daten ohne angemessene Ankündigung oder Genehmigung an Dritte weiter, einschließlich Facebook, Inc. („Facebook“), die in die Privatsphäre von Millionen von Nutzern eindringen.

Rechtssache 5:20 -cv-02155 Dokument 1 eingereicht 03/30/20 (PDF)

Zoom-Beschwerde Fall 5-20-cv-02155 Dokument 1 eingereicht 033020

Ein Auszug aus einer Klagesklage gegen Zoom Video Communications

Drieu v Zoom Video Communications, Inc. et al

US-Amtsgericht für den Northern District of California, 7. April 2020

Die Wahrheit über die Mängel bei der Software-Verschlüsselung von Zoom begann bereits im Juli 2019 ans Licht zu kommen. Aufgrund der Verschleierung des Unternehmens war es jedoch erst nach der COVID-19-Pandemie im März und April 2020, wobei Unternehmen und andere Organisationen zunehmend auf die Videokommunikationssoftware von Zoom angewiesen waren, um Remote-Arbeitsaktivitäten zu erleichtern, da Regierungen zunehmend Unterkünfte implementierten. bestellen, dass die Wahrheit in einer Reihe von Korrekturoffenbarungen vollständig entblößt wurde. Da durch eine Reihe von Nachrichtenberichten und Zulassungen des Unternehmens deutlich wurde, dass Zoom den Grad, in dem seine Videokommunikationssoftware verschlüsselt wurde, erheblich überbewertet hatte und Organisationen folglich den Mitarbeitern die Verwendung von Zoom für Arbeitsaktivitäten untersagten, verbot der Aktienkurs des Unternehmens stürzt, schaden Investoren.

Rechtssache 5:20 -cv-02353 Dokument 1 eingereicht 04/07/20 (PDF)

Zoom-Beschwerde Fall 3-20-cv-02353 Dokument 1 eingereicht 040720

Ein Auszug aus einem Artikel von Oded Gal über den Zoom Blog

Fakten rund um Zoom und Verschlüsselung Meetings/Webinare

Angesichts des jüngsten Interesses an unseren Verschlüsselungspraktiken möchten wir uns zunächst für die Verwirrung entschuldigen, die wir dadurch verursacht haben, dass Zoom-Meetings in der Lage sind, End-to-End-Verschlüsselung zu verwenden. Zoom hat immer versucht, Verschlüsselung zu verwenden, um Inhalte in so vielen Szenarien wie möglich zu schützen, und in diesem Sinne haben wir den Begriff End-to-End-Verschlüsselung verwendet. Obwohl wir nie beabsichtigten, einen unserer Kunden zu täuschen, erkennen wir, dass es eine Diskrepanz zwischen der allgemein anerkannten Definition der End-to-End-Verschlüsselung und der Verwendung dieser Verschlüsselung gibt. Dieser Blog soll diese Diskrepanz korrigieren und genau klären, wie wir die Inhalte, die sich über unser Netzwerk bewegen, verschlüsseln.

Das Ziel unseres Verschlüsselungsdesigns ist es, möglichst viel Privatsphäre zu bieten und gleichzeitig die vielfältigen Anforderungen unserer Kundenbasis zu unterstützen.

In einer Besprechung, bei der alle Teilnehmer Zoom-Clients verwenden und die Besprechung nicht aufgezeichnet wird, verschlüsseln wir alle Video-, Audio-, Bildschirmfreigabe- und Chatinhalte am sendenden Client und entschlüsseln sie nicht zu irgendeinem Zeitpunkt, bevor sie die empfangenden Clients erreicht.

Lesen Sie den vollständigen Artikel unter The Facts Around Zoom and Encryption Meetings/Webinare

Ein Auszug aus einem Artikel von Maria Crimi Speth von Jaburg Wilk

Wie privat ist Zoom Videokonferenzen?

Viele von uns besuchen Meetings durch Videokonferenz, wie z.B. Zoom. Möglicherweise haben Sie sogar vertrauliche Interaktionen mit Ihren Kunden, medizinischen Anbietern oder juristischen Anbietern. Wenn Sie sich fragen, wie sicher diese Interaktionen sind, haben wir die Sicherheits-, Rechts- und Datenschutzrichtlinien von Zoom (die am 18. März 2020 aktualisiert wurden) analysiert, um Ihnen dabei zu helfen, auf dem Laufenden zu bleiben, ohne das Kleingedruckte lesen zu müssen.

Lesen Sie den vollständigen Artikel unter How Private is Zoom® Videoconferencing?

Ein Auszug aus Zoom's Privacy Policy von Aparna Bawa via Zoom

Zoom-Datenschutzerklärung

Bei Zoom ist die Gewährleistung der Privatsphäre und Sicherheit unserer Nutzer und ihrer Daten oberste Priorität. Wir möchten die jüngsten Bedenken bezüglich der Datenschutzerklärung von Zoom ansprechen.

Wir möchten betonen, dass:

Zoom verkauft keine Daten unserer Nutzer.

Zoom hat in der Vergangenheit noch nie Benutzerdaten verkauft und hat nicht die Absicht, die Daten der Nutzer in Zukunft zu verkaufen.

Zoom überwacht weder Ihre Meetings noch deren Inhalt.

Zoom erfüllt alle geltenden Datenschutzgesetze, -regeln und -vorschriften in den Rechtsordnungen, in denen es tätig ist, einschließlich der DSGVO und der CCPA.

Wir ändern keine unserer Praktiken. Wir aktualisieren unsere Datenschutzerklärung [29. März 2020], um klarer, expliziter und transparenter zu sein.

Lesen Sie den vollständigen Artikel unter Zoom's Privacy Policy

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