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    Nota do Editor: Preparado originalmente para apoiar um envolvimento estendido de consultoria com uma consultoria líder do setor, a visão geral a seguir fornece uma estrutura para avaliar, aconselhar, supervisionar e gerenciar tarefas, projetos e programas de governança das informações (IG) e eDiscovery, que vão desde verificações de saúde direcionadas do IG para programas holísticos de gerenciamento e supervisão de fornecedores de eDiscovery. Embora não seja tudo incluído de oportunidades de serviço potencialmente disponíveis, essas descrições e exemplos são projetados para compartilhar como os provedores de tecnologia jurídica podem aumentar sua receita amanhã, produzindo capacidade que eles já possuem hoje e empacotando essa capacidade para atender ao tecnologia, experiência e necessidades de negócios de corporações e departamentos jurídicos.

    Uma abordagem subutilizada para aumentar a receita

    A combinação de saúde do mercado e hipercompetitividade continua a impulsionar os provedores de serviços de tecnologia jurídica a investigar áreas de produção além dos recursos e funções tecnológicas para aumentar os fluxos de receita, aumentar as margens e diminuir os ciclos de vendas. Uma técnica de produção que pode ajudar os provedores a aumentar a receita é a criação de serviços empacotados que não apenas atendem às necessidades de tecnologia e especialização do cliente, mas também atendem às necessidades de negócios de planejamento e previsibilidade de corporações e escritórios de advocacia. Esses serviços empacotados parecem representar uma abordagem subutilizada, mas importante, para o crescimento da receita.

    Definições comparativas

    Serviço: Um serviço é a produção de um benefício essencialmente intangível, seja por direito próprio ou como elemento significativo de um produto tangível, que através de alguma forma de troca, satisfaz uma necessidade identificada.

    Serviço empacotado: Um serviço empacotado é um conjunto pré-configurado de tarefas a serem realizadas para clientes durante um determinado período de tempo por um preço fixo.

    Serviço gerenciado: uma oferta que permite que uma organização terceirize a entrega, as operações e o gerenciamento de um serviço.

    A criação de serviços empacotados consiste no suporte a empacotamento fornecido anteriormente sob modelos de consultoria puros em pacotes pré-definidos em termos de tarefas, prazos e preços. Os serviços empacotados podem ajudar os provedores de serviços de tecnologia jurídica a preencher a lacuna entre as ofertas tradicionais de consultoria por hora e serviços totalmente gerenciados. Eles também podem oferecer uma grande oportunidade para criar pontos de entrada de vendas adicionais e potenciais novos fluxos de receita, tornando o acesso às ofertas de consultoria atuais mais fácil de entender, mais fácil de avaliar e mais fácil de comprar.

    Uma oportunidade de mercado para serviços empacotados

    Muitos provedores de serviços de detecção legal e descoberta de dados oferecem um portfólio de ofertas de consultoria que são entregues ao mercado em uma hora de consultoria tradicional por modelo de engajamento ou como parte de um item de linha de eDiscovery convencional (por exemplo, preços para cada tarefa) ou modelo de custo total (por exemplo, taxa fixa por guardião). Embora esses modelos sejam competitivos por direito próprio, eles não abordam totalmente o ponto problemático de compra comum de fornecer capacidade e acessibilidade aos serviços a um custo predefinido e previsível, porque as variáveis de tempo e/ou volume estão sempre presentes. Ao criar um conjunto pré-configurado de tarefas a serem realizadas para clientes durante um determinado período de tempo por um preço fixo, parece que muitos provedores poderiam empacotar uma parte de suas ofertas de consultoria atuais de forma a resolver esse ponto problemático de compra e remover as variáveis que limitam o custo previsibilidade.

    Sinergias de vendas de serviços empacotados

    Além de abordar o ponto problemático de compra do cliente de preços previsíveis, um conjunto de ofertas empacotadas também serviria para simplificar o processo de vendas, pois a comunicação das tarefas e o valor dos serviços empacotados poderia ser feita por representantes de vendas que podem não ter o conhecimento profundo do domínio necessário para o desenvolvimento de contratos de consultoria tradicionais. Isso permitiria que os serviços empacotados fossem vendidos por membros centrados em consultoria e centrados em vendas da equipe de um provedor de serviços sem exigir o uso de ativos de consultoria de alto dólar no front-end dos contratos de vendas. Além disso, os materiais de vendas de serviços empacotados definidos podem ser desenvolvidos para um nível de explicação mais granular do que os materiais de vendas de consultoria tradicionais, porque as tarefas, prazos e entregas das ofertas são predefinidos. Esse nível granular de explicação aumentaria a integralidade de representar a capacidade e o valor das ofertas em materiais de vendas e deveria reduzir correspondentemente o ciclo de vendas/comunicações com clientes em potencial.

    Serviço empacotado: Exemplo de descrições de oferta

    Foram fornecidas abaixo seis descrições de ofertas que podem ser produzidas e apresentadas como serviços empacotados para atender às necessidades dos clientes nas áreas de governança de informações e descoberta eletrônica.

    Serviços em pacote de governança da informação (IG)

    IG Health Check Service: Avaliações de processos e práticas de IG para ajudar as organizações a entender e cumprir os requisitos legais, regulamentares e de padrões.

    IG Retention Requirements Research Service: Identificação das regulamentações que afetam os requisitos de retenção e descarte de registros de uma organização para determinar a validade do Cronograma de Retenção de Registros da organização.

    IG File Analysis/Defensible Disposition Service: Processo habilitado para tecnologia que fornece informações e controle sobre dados não estruturados, identificando conteúdo que não tem mais valor ou representa riscos para a organização, reduzindo os custos de armazenamento, backup e eDiscovery.

    Serviços empacotados de descoberta eletrônica (ED)

    Serviço de verificação de integridade ED: Avaliações de processos e práticas de ED para ajudar as organizações a entender e otimizar a execução e o gerenciamento da descoberta.

    Serviço de Gerenciamento de Informações/Propostas ED: Desenvolvimento e gerenciamento de processos organizacionais de RFI e RFP para garantir um fornecimento padronizado, completo e econômico de tecnologia e serviços.

    Serviço de Gerenciamento e Supervisão de Fornecedores ED: Gerenciamento e supervisão de tecnologia e serviços de origem de fornecedores para ajudar as organizações a otimizar investimentos em descoberta (tempo e dinheiro).

    Além disso, são fornecidos abaixo exemplos de como traduzir essas descrições de serviços de alto nível em ofertas acionáveis.

    Serviços empacotados: seis exemplos de ofertas

    #1: Serviço de verificação de saúde do IG embalado

    Avaliações de processos e práticas de IG para ajudar as organizações a entender e cumprir os requisitos legais, regulamentares e de padrões.

    O serviço IG Health Check inclui:

    Avaliação das políticas, procedimentos e conformidade do programa IG

    Análise de descobertas em relação às melhores práticas

    Desenvolvimento de plano e estratégia de implementação

    Os resultados do Serviço IG Health Check incluem:

    Detectação e avaliação de fatos (Entrevistas/Investigação)

    Classificação do modelo de maturidade (resultados/relatório)

    Avaliação de riscos de análise de lacunas (resultados/relatório)

    Recomendações, plano de implementação e roteiro (resultados/relatório)

    Apresentação de custo/benefício executivo (apresentação)

    O Serviço IG Health Check pode ser adquirido de duas maneiras:

    Verificação de saúde única (duas a três semanas)

    Assinatura anual: verificação de integridade inicial+atualizações trimestrais (12 meses)

    Tarefas de oferta de serviço de verificação de integridade IG

    O Serviço de Verificação de Saúde IG embalado pode ser adquirido como um cheque único ou como um serviço anual e consiste em quatro etapas:

    Planejamento - Etapa 1

    Declaração de objetivos

    Componente atual do programa IG/Identificação da documentação

    Identificação das partes interessadas do programa IG

    Visão geral dos ambientes jurídicos, técnicos e operacionais da organização

    Determinação de áreas a serem avaliadas

    Determinação do modelo de maturi

    Reunião inicial

    Avaliação - Etapa 2

    Revisão de todos os componentes do IG

    Análise do gerenciamento do ciclo de vida de registros e informações, incluindo:

    Abordagens de classificação e indexação

    Procedimentos de retenção e descarte

    Processos e tecnologias de armazenamento de informações

    Requisitos de acesso e recuperação

    Práticas de retenção legal

    Relatórios - Etapa 3

    Análise de resultados

    Identificação de problemas e análise de lacunas

    Classificação de maturidade

    Soluções recomendadas e estratégia de implementação

    Apresentação dos resultados

    Continuidade - Etapa 4 (Somente assinatura anual)

    Todos os itens acima com check-in trimestral para avaliar melhorias e impacto na classificação de maturidade

    Modificações de estratégia recomendadas

    #2: Serviço de pesquisa de requisitos de retenção de IG embalados

    Identificação das regulamentações que afetam os requisitos de retenção e descarte de registros de uma organização para determinar a validade da Programação de Retenção de Registros da organização.

    O serviço de pesquisa de requisitos de retenção de IG embalados inclui:

    Definição de escopo jurisdicional (federal e estadual dos EUA; até 4 países adicionais)

    Definição de escopo operacional para pesquisa (negócios gerais e específicos do setor)

    Serviços de pesquisa

    Análise dos resultados da pesquisa para a política de retenção existente

    Os produtos do serviço de pesquisa de requisitos de retenção da IG incluem:

    Matriz regulatória para cada país

    Achados e recomendações (resultados/relatório)

    O serviço de pesquisa de requisitos de retenção da IG pode ser adquirido de duas maneiras:

    Verificação de requisitos de uma vez (duas a três semanas)

    Atualização anual de pesquisa (assinatura anual)

    Tarefas de oferta de serviço de pesquisa de requisitos de retenção IG

    O Serviço de Pesquisa de Requisitos de Retenção de IG em pacote pode ser adquirido como uma verificação única ou como acesso anual e consiste em quatro etapas:

    Planejamento - Etapa 1

    Declaração de objetivos

    Visão geral da diretiva de retenção

    Entenda a pegada geográfica da empresa e a estrutura da entidade jurídica

    Entenda as funções comerciais dentro do escopo

    Avaliação - Etapa 2

    Conduzir pesquisas regulatórias (advogado com ampla experiência em pesquisa regulatória)

    Compilar pesquisa em matriz regulatória por jurisdição

    Realizar análise da política de retenção existente

    Desenvolver análise de lacunas e recomendações para alterações na política existente

    Relatórios - Etapa 3

    Enviar Matriz Regulatória

    Apresentação dos resultados

    Continuidade - Etapa 4

    Matriz regulatória atualizada/atualizada para jurisdições dentro do escopo inicial

    #3: Análise de arquivos IG empacotados/Serviço de descarte defensável

    Um processo habilitado para tecnologia que fornece insights e controle sobre dados não estruturados, identificando conteúdo que não tem mais valor ou representa riscos para a organização, reduzindo os custos de armazenamento, backup e eDiscovery.

    O serviço de análise de arquivos IG empacotado/descarte defensável inclui:

    Inventário de metadados sobre conjunto de dados definido

    Detecção de oportunidades ocultas de economia de custos e riscos de segurança e conformidade

    Disposição de dados para economizar dinheiro e reduzir riscos

    Os produtos de análise de arquivo IG/Serviço de descarte defensável incluem:

    Resultados da varredura de arquivos com base em parâmetros predefinidos (datas, idade, extensão, proprietário, etc.) Fornecido graficamente para identificação imediata de oportunidades de descarte (resultados/relatório)

    Recomendações de análise e business case (resultados/relatório)

    IG File Analysis/Defensible Disposition Service pode ser adquirido como:

    Projeto único (um mês)

    Análise de arquivos IG empacotados/Tarefas de oferta de serviço de descarte def

    A Análise de Ficheiros IG Packaged/Defensible Disposition Service consiste em três etapas:

    Planejamento - Etapa 1

    Declaração de objetivos

    Visão geral de conteúdo não estruturado

    Análise da política de retenção atual

    Escopo da verificação de arquivos

    Requisitos técnicos

    Identificar as partes interessadas

    Reunião inicial

    Avaliação - Etapa 2

    Varredura de

    Analisar resultados da digitalização

    Definir categorias de descarte

    Colete estatísticas de custo

    Desenvolver business case

    Relatórios - Etapa 3

    Desenvolva representações gráficas dos resultados da varredura

    Presente Business Case e métricas

    Apresentação executiva

    #4: Serviço de verificação de integridade ED empacotado

    Avaliações de processos e práticas de ED para ajudar as organizações a entender e otimizar a execução e o gerenciamento da descoberta.

    O serviço de verificação de integridade ED inclui:

    Avaliação do programa de descoberta, processos e tecnologias

    Análise de descobertas contra práticas recomendadas e critérios personalizados de verificação de integridade

    Desenvolvimento de Estratégia e Plano de Melhoria

    Os resultados do Serviço de Verificação de Integridade ED incluem:

    Auditoria e avaliação (Entrevistas/Investigação)

    Avaliação da análise de lacunas de capacidade, custo e risco (resultados)

    Recomendações, plano de implementação e roteiro (resultados/relatório)

    Apresentação de custo/benefício executivo (apresentação)

    Nosso Serviço de Verificação de Saúde ED pode ser adquirido de duas maneiras:

    Verificação de saúde única (duas a três semanas)

    Assinatura anual: verificação inicial+atualizações trimestrais (12 meses)

    Tarefas de oferta de serviço de verificação de integridade ED

    O serviço de verificação de integridade ED empacotado pode ser adquirido como uma verificação única ou como um serviço anual e consiste em quatro etapas:

    Planejamento - Etapa 1

    Declaração de objetivos

    Visão geral das partes interessadas ED

    Visão geral da plataforma ED

    Visão geral dos protocolos de tarefa

    Visão geral da infraestrutura de armazenamento e segurança

    Visão geral dos requisitos de suporte geográfico

    Visão geral dos requisitos de suporte específico do domínio

    Visão geral de Objetivos, Recursos e Restrições Orçamentárias

    Determinação de áreas a serem avaliadas

    Estabelecimento de critérios personalizados de verificação de saúde

    Reunião inicial

    Avaliação - Etapa 2

    Análise de abordagens de eDiscovery

    Análise de processos e tecnologias de eDiscovery

    Revisão de contratos e licenças de suporte de eDiscovery

    Análise do retorno sobre o investimento em eDiscovery

    Relatórios - Etapa 3

    Análise de resultados

    Recomendações sobre abordagem de descoberta eletrônica

    Identificação de recomendações de capacidade e eficiência

    Identificação de recomendações de integração e risco

    Identificação de recomendações de suporte

    Identificação de recomendações de retorno sobre o investimento

    Avaliação da análise de lacunas de capacidade, custo e risco

    Apresentação dos resultados

    Continuidade - Etapa 4

    Todos os itens acima com check-in trimestral para avaliar melhorias

    Atualização de requisitos internos, desenvolvimentos do setor e práticas recomendadas

    Análise de lacunas de relatório com relatórios anteriores

    Modificações recomendadas de estratégia, plano de implementação e roteiro

    #5: Pedido ED empacotado para serviço de gerenciamento de informações/propostas

    Desenvolvimento e gerenciamento de processos organizacionais de RFI e RFP para garantir um fornecimento padronizado, completo e econômico de tecnologia e serviços.

    O Serviço de Gerenciamento de Solicitação de Informação/Proposta ED inclui:

    Desenvolvimento de processos RFI/P padronizados

    Desenvolvimento de solicitações RFI/P personalizadas (com base em requisitos)

    Gestão de Distribuição e Comunicações RFI/P

    Os resultados do Serviço de Gerenciamento ED RFI/P incluem:

    Definição de requisitos RFI/P (Entrevistas/Investigação)

    Desenvolvimento RFI/P (Documentos/Formulários)

    Distribuição, rastreamento e agregação RFI/P (processo de pré-seleção)

    Acompanhamento de fornecedor RFI/P (processo de seleção pós-)

    Atualizações de Resposta Rápida (Discussões de chamada

    Nosso Serviço de Gerenciamento ED RFI/P pode ser adquirido de duas maneiras:

    Projeto Único: Três Meses

    Assinatura anual: projeto inicial+suporte anual (12 meses)

    Consulting Packaged ED Solicitação de Informações/Proposal Management Service Oferta

    Nosso Serviço de Gerenciamento ED RFI/P empacotado pode ser adquirido como um projeto único ou como um serviço anual e consiste em quatro etapas:

    Planejamento - Etapa 1

    Declaração de objetivos

    Visão geral do objetivo do eDiscovery RFI/P

    Desenvolvimento de eDiscovery RFI/P (Documento)

    Plano de projeto de processo eDiscovery RFI/P

    Recomendações de convite para fornecedor de eDiscovery

    Reunião inicial

    Avaliação - Etapa 2

    Gerenciamento da distribuição RFI/P

    Gestão de contratos de não divulgação RFI/P

    Gerenciamento de perguntas, considerações e respostas sobre RFI/P

    Gestão de prazos de resposta RFI/P

    Gerenciamento de verificações de referência/Validação de informações-chave

    Desenvolvimento da matriz de classificação de resposta do fornecedor

    Desenvolvimento de recomendações de finalistas do fornecedor para avaliação detalhada

    Coordenação de Comunicações de Próxima Etapa (Finalistas e Não Finalistas)

    Gerenciamento de apresentações de finalistas de fornecedores (conteúdo/agendamento)

    Gerenciamento de entrevistas/testes de finalistas do fornecedor (agendamento/escopo)

    Desenvolvimento da matriz de classificação do finalista do fornecedor

    Desenvolvimento de recomendações de seleção de fornecedores

    Coordenação de Comunicações Finalistas do Fornecedor (Selectee e Non-Selectees)

    Declaração de trabalho inicial de desenvolvimento/suporte do fornecedor selecionado

    Monitoramento da reunião inicial inicial do fornecedor

    Monitoramento das reuniões iniciais do projeto selecionado pelo fornecedor (90 dias)

    Relatórios - Etapa 3

    Análise do processo RFI/P

    Análise dos resultados RFI/P

    Desenvolvimento de RFI/P After Action Report

    Apresentação dos resultados

    Continuidade - Etapa 4

    Desenvolvimento do Guia de Processo RFI/P e Perguntas frequentes

    Monitoramento da conformidade do fornecedor selecionado com o processo RFI/P

    Atualização de requisitos internos, desenvolvimentos do setor e práticas recomendadas

    Atualizações de Resposta Rápida (Discussões de chamada

    Serviço de supervisão e gerenciamento de fornecedores ED empacotados #6

    Gerenciamento e supervisão de tecnologia e serviços de origem de fornecedores para ajudar as organizações a otimizar investimentos em descoberta (tempo e dinheiro).

    O Serviço de Supervisão e Gerenciamento de Fornecedores ED inclui:

    Definição de requisitos de tecnologia e serviço

    Seleção, engajamento e gerenciamento de fornecedores

    Avaliações de novas tecnologias e serviços

    Os resultados do serviço de gerenciamento e supervisão de fornecedores ED incluem:

    Auditoria e avaliação (Entrevistas/Investigação)

    Achados e recomendações (resultados/relatório)

    Requisitos mensais e análise de desempenho (relatório/reunião)

    Atualizações de Resposta Rápida (Discussões de chamada

    O Serviço de Supervisão e Gerenciamento de Fornecedores ED pode ser adquirido como:

    Projeto Único: Três Meses

    Assinatura anual: projeto inicial+suporte anual (12 meses)

    Consultoria em pacote de gerenciamento e visão geral de fornecedores ED Tarefas de oferta de serviços

    Nosso Serviço de Gerenciamento e Supervisão de Fornecedores ED (VMO) empacotado pode ser adquirido como um projeto único ou como um serviço anual e consiste em quatro etapas:

    Planejamento - Etapa 1

    Declaração de objetivos

    Revisão do cenário do fornecedor

    Identificação das partes interessadas do fornecedor

    Revisão do programa RFI ou RFP do fornecedor eDiscovery

    Visão geral dos ambientes jurídicos, técnicos e operacionais da organização

    Identificação de requisitos estratégicos e táticos da organização para eDiscovery

    Reunião inicial

    Avaliação - Etapa 2

    Avalie os relacionamentos atuais com fornecedores

    Estabelecer um programa formal de gerenciamento e supervisão de fornecedores

    Suponha que o gerenciamento de engajamentos de fornecedores atuais e novos

    Estabelecer atualizações trimestrais de conta

    Estabelecer análises semestrais da conta

    Relatórios - Etapa 3

    Matriz de capacidade e compromisso

    Relatório de Alinhamento e Controles de Custos

    Relatório de risco e segurança

    Atualização do roteiro de tarefas e tecnologia (para incluir o status de integração)

    Relatório de revisão trimestral e semestral

    Apresentação dos resultados

    Continuidade - Etapa 4

    Todos os itens acima com check-in trimestral para avaliar o status e o progresso

    Modificações recomendadas do programa de gerenciamento de fornecedores

    Embora não seja tudo incluído de oportunidades de serviço potencialmente disponíveis, essas descrições e exemplos são projetados para compartilhar como os provedores de tecnologia jurídica podem aumentar sua receita amanhã, produzindo capacidade que eles já possuem hoje e empacotando essa capacidade para atender ao tecnologia, experiência e necessidades de negócios de corporações e departamentos jurídicos.

    Fonte: ComplexDiscovery

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