La course à la ligne de départ ? Annonces récentes d'examen sécurisé à distance

Not all secure remote review offerings are equal as the apparent experience a provider has in delivering and supporting secure remote review services, when viewed through the veil of branding or the halo effect of other eDiscovery offerings, may vary greatly from the reality of actual provider experience.

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Note de la rédaction : Au cours du dernier mois, la tâche de révision des documents juridiques a été amplifiée dans les cercles de découverte électronique par les restrictions géographiques et les exigences de distanciation sociale entraînées par l'épidémie malheureuse de la maladie du coronavirus 2019 (COVID-19). Cet agrandissement de la tâche d'examen a conduit à une prolifération d'annonces concernant la disponibilité de services d'examen à distance sécurisés. Ces annonces, allant des rappels d'offres déjà diffusées à l'introduction de nouveaux services, confirment l'importance et la nécessité de services d'examen à distance sécurisés dans le nouveau milieu de travail télécentré d'aujourd'hui. Les annonces soulignent également la nécessité pour les décideurs de l'écosystème de la découverte électronique de tenir compte de l'expérience lors de l'évaluation des fournisseurs de services d'évaluation à distance sécurisés.

La course à la ligne de départ ? Annonces récentes d'examen sécurisé à distance

Trois modèles d'examen de la découverte électronique (1, 2)

Dans le contexte des données et de la découverte électronique juridique, la tâche d'examen consiste à évaluer l'information numérique pour identifier les documents pertinents et sensibles à produire, et les documents privilégiés ou les informations confidentielles ou sensibles à retenir. Cette importante tâche de découverte électronique représente une part importante des dépenses mondiales totales consacrées à la découverte électronique et devrait consommer environ 68 % (8,61 milliard de dollars) de toutes les dépenses mondiales en matière de logiciels et de services de découverte électronique en 2020.

Il existe généralement trois modèles pour la prestation des services d'examen de la découverte électronique, notamment :

Modèle d'examen à distance (Diversification des examinateurs)

Modèle d'examen sur site (Diversification des centres d'examen)

Modèle d'examen hybride sur site et à distance (diversification distribuée)

Chaque modèle peut être approprié pour différentes situations de continuité d'activité de la découverte électronique, le meilleur équilibre entre sûreté, sécurité, efficacité et valeur économique semblant être le modèle d'examen à distance lorsqu'il est mis en œuvre au moyen d'une infrastructure d'examen à distance sécurisée.

Une brève définition et description de l'examen à distance sécurisé (3, 4)

Un examen à distance sécurisé est la réalisation d'un projet d'examen de documents juridiques avec des équipes virtuelles opérant à partir d'endroits éloignés et appuyées par une infrastructure sécurisée. Lorsqu'elle est correctement mise en œuvre par un fournisseur éprouvé et expérimenté, cette approche d'examen peut accroître la qualité et la rapidité des examens tout en éliminant de nombreux risques pour la sécurité associés aux réunions de groupe. Il peut également, dans de nombreux cas, être livré à des coûts inférieurs à ceux des examens traditionnels sur site.

Les offres de révision à distance sécurisées ne sont pas toutes égales par rapport à l'expérience apparente d'un fournisseur dans la prestation et la prise en charge de services de révision à distance sécurisés, lorsqu'elles sont vues à travers le voile de la marque ou l'effet halo d'autres offres de découverte électronique, peuvent varier considérablement de la réalité de l'expérience réelle du fournisseur. Autrement dit, juste parce qu'un fournisseur a réussi à fournir des services d'examen de documents juridiques et qu'il a maintenant mis en place une capacité d'examen à distance sécurisée, cela ne signifie pas que le fournisseur a l'expérience de fournir des services d'examen à distance sécurisés. Ce point est incroyablement important, car la technologie distante et l'infrastructure de connectivité peuvent être mises à l'échelle presque immédiatement par les fournisseurs d'eDiscovery. Toutefois, les fournisseurs d'eDiscovery ne peuvent pas mettre à l'échelle instantanément leur expérience dans la fourniture de services de révision à distance sécurisés. À mesure que les professionnels des données et de la découverte juridique examinent les annonces récentes concernant les services d'examen à distance sécurisés, ils peuvent bénéficier d'une évaluation structurée de l'expérience d'un fournisseur avant de choisir un fournisseur pour soutenir d'importants projets d'examen de documents juridiques.

Évaluation structurée de l'expérience des fournisseurs (5)

Les questions générales qui peuvent aider à clarifier l'expérience et l'expertise d'un fournisseur en matière de services d'examen sécurisés à distance comprennent, entre autres, les suivantes :

Depuis combien de temps offrez-vous des services d'examen à distance sécurisés ?

Combien de projets d'examen à distance sécurisés avez-vous réalisés ?

Combien de vos évaluateurs et gestionnaires de révision ont participé à un projet de révision à distance sécurisé ?

Combien de vos évaluateurs et gestionnaires d'examen ont participé à un programme de formation et de certification pour des projets d'examen à distance sécurisés ?

Le service d'examen à distance sécurisé que vous offrez est-il organique à l'organisation ou offert dans le cadre d'un partenariat ?

Les domaines d'expérience qui devraient être évalués lors de la sélection de fournisseurs de services d'examen à distance sécurisés comprennent :

Expérience de la technologie à distance

Expérience de la sécurité à distance

Expérience avec les équipes distantes

Expérience des processus distants

Expérience des communications à distance

Expérience du dépannage à distance

En outre, en examinant les six domaines d'expérience susmentionnés, il est essentiel de comprendre et d'évaluer le niveau collectif d'expérience d'un fournisseur dans la prestation de services d'examen à distance sécurisés, notamment :

Expérience de l'organisation avec les services à distance

Expérience des équipes de gestion avec des services à distance

Expérience des personnes ayant des services à distance

Le niveau collectif d'expérience d'examen à distance sécurisé d'un fournisseur peut être un indicateur clé de la profondeur et de l'ampleur véritables de sa capacité complète d'examen à distance sécurisé. Plus l'expérience collective est profonde, plus la probabilité de processus et de procédures intégrés, optimisés et éprouvés pour soutenir les tâches essentielles (p. ex. examen, gestion de l'examen et évaluation des paramètres), ainsi que des tâches habilitantes (p. ex. dotation, formation, certification, facturation, formation continue) est élevée.

Un interrogatoire attentif et courtois des fournisseurs de services d'examen à distance sécurisés sur leurs domaines et niveaux d'expérience spécifiques peut signifier la différence entre le succès rationalisé ou l'apprentissage subventionné (par le fournisseur d'examen à distance sécurisé) pendant la mise en œuvre et l'exécution des examens à distance sécurisés.

Recherche de fournisseurs : Annonces récentes d'examen sécurisé à distance

Au cours du dernier mois, il y a eu une prolifération d'offres de révision à distance sécurisées annoncées dans l'écosystème eDiscovery. Ces annonces vont des rappels d'offres annoncées antérieurement à l'introduction de nouvelles offres. Vous trouverez ci-dessous des extraits de communiqués de presse récents qui mettent en évidence les services d'examen à distance sécurisés et les fournisseurs, et qui donnent également une indication de l'expérience du fournisseur en matière d'examens à distance sécurisés.

Communiqués présentés dans l'ordre chronologique inverse

XDD Leviers Esquify Powered Managed Review Services pour convertir facilement les clients en clients distants

[31 mars 2020] Xact Data Discovery (XDD), l'un des principaux fournisseurs internationaux de services d'e-Discovery, de gestion des données et d'examen géré pour les cabinets d'avocats et les sociétés, annonce lundi la semaine dernière [23 mars 2020] la migration de 100% de son personnel et de ses opérations d'Esquify Powered Managed Review afin de fournir des à distance comme mesure de précaution pour le personnel et les clients pendant l'éclosion de la COVID-19.

Acquisition par la société à la fin de 2019, la plateforme Esquify Workforce Management de XDD a permis à XDD de convertir rapidement tous les projets existants et nouveaux d'examen géré dans une période de 24 heures la semaine dernière, sans perturber les questions relatives aux clients. Les services d'examen gérés gérés d'Esquify de XDD continueront de fonctionner et de fonctionner en respectant les configurations, les processus et les protocoles de sécurité standard de XDD.

Lisez la version complète de XDD Levers Esquify Powered Managed Review Services pour convertir en toute transparence les clients à distance

La conformité est fière d'offrir une révision distribuée, un service d'examen de documents à distance axé sur la sécurité

[31 mars 2020] Compliance Discovery Solutions, un fournisseur de services de découverte électronique intégré et de révision gérée, a récemment annoncé son nouveau service d'examen des documents à distance, Distributed Review. Avec une augmentation rapide de la répartition de la main-d'œuvre en raison des nombreuses commandes de « séjour à la maison » de COVID-19, Compliance a réussi à créer et à mettre en œuvre une façon d'accommoder ses clients juridiques dans leurs efforts continus d'examen des documents.

« Distributed Review est en cours d'application depuis 2019, et nous avons accéléré notre déploiement en raison de l'environnement actuel. En cette période de décentralisation du milieu de travail, nous sommes fiers d'offrir une solution qui maintient nos professionnels du droit au travail et à la productivité », a déclaré Marc Zamsky, directeur des opérations de Compliance Discovery Solutions.

Lisez la version complète de Compliance Froudly offre Distributed Review, un service d'examen de documents à distance axé sur la sécurité

Epiq lance un examen à distance sécurisé, évolutif et à distance en réponse à COVID-19

[Le 27 mars 2020] L'industrie juridique s'adapte rapidement aux nouvelles procédures de travail afin de respecter les mesures de prévention de la COVID-19 en constante évolution tout en continuant à faire le travail. Pour aider dans ce processus, Epiq s'est rapidement mobilisé pour créer une solution sûre et juridiquement défendable d'examen de documents et de gestion de projets à distance pour répondre à ce besoin.

La solution d'évaluation à distance d'Epiq transforme les flux de travail juridiques en fournissant un programme de révision à distance hautement sécurisé, évolutif et flexible. Le programme, disponible dans le monde entier depuis le 20 mars, permet d'accéder à n'importe quelle plateforme de découverte électronique, de réponse aux incidents ou d'examen des contrats. La solution permet à Epiq de mettre à l'échelle rapidement des équipes d'évaluateurs sur plusieurs sites, de manière très agile, afin de répondre aux besoins des clients.

Lire la version complète d'Epiq lance une revue sécurisée, évolutive et distante en réponse à COVID-19

KLDiscovery annonce le lancement réussi de fonctionnalités de révision de documents à distance, mettant l'accent sur la sécurité et la connectivité

[23 mars 2020] KLDiscovery a annoncé aujourd'hui sa transition complète et réussie vers l'examen à distance des documents, ce qui permet aux avocats en révision de continuer à travailler en toute sécurité depuis leur domicile, compte tenu de la perturbation mondiale du travail en cabinet causée par la COVID-19. En date du 20 mars, l'entreprise compte des centaines d'examinateurs dans le monde travaillant simultanément à la maison et d'autres en ligne chaque jour. Cette transition est le point culminant des préparatifs de l'entreprise qui durent des semaines et a été étendue à l'ensemble de la main-d'œuvre de KLDiscovery chargée de l'examen des documents.

« L'équipe KLD a relevé les défis de 2020 grâce à des préparatifs proactifs et rapides pour offrir un accès à distance sécurisé à nos examinateurs de documents », a déclaré Chris Weiler, PDG de KLDiscovery.

Lire la version complète de KLDiscovery annonce le lancement réussi des fonctions de révision de documents à distance, en mettant l'accent sur la sécurité et la connectivité

Consilio réalise une transition rapide vers une infrastructure entièrement distante, y compris un examen virtuel sécurisé pour 99 % des projets d'examen de documents des clients

[23 mars 2020] La croissance rapide de la COVID-19 a aggravé l'incertitude à une échelle mondiale sans précédent. Réagissant rapidement, Consilio, leader mondial des services de découverte électronique, d'examen de documents, de gestion des risques et de consultation juridique, a annoncé aujourd'hui que l'entreprise a réussi à migrer toutes ses activités du travail sur site vers le travail à distance afin d'assurer la santé et la sécurité de ses clients, de ses employés et de ses communautés.

« En choisissant de renforcer nos capacités virtuelles existantes plutôt que de lancer des solutions non éprouvées, nous évitons le dépannage des projets en direct et donnons à nos clients une plus grande confiance en ces temps d'incertitude », a déclaré Macdonald. « En raison de l'évolution rapide des directives en matière de santé et de réglementation, nous avons décidé d'agir rapidement, et nos équipes ont travaillé sans interruption pour que cette transition se produise sans compromettre la sécurité des données ou l'expérience client. Bien qu'il s'agisse d'un grand changement en peu de temps, il contribue à la sécurité de nos équipes, à l'emploi et contribue positivement à la réussite de nos clients et à l'économie mondiale. »

Lire la version complète de Consilio termine avec succès la transition rapide vers une infrastructure entièrement distante, y compris l'examen virtuel sécurisé pour 99% des projets d'examen de documents des clients

Integreon fournit une solution globale de travail à distance améliorée pendant une pandémie de coronavirus, en tirant parti de la plate-forme de sécurité des données SecureView

[19 mars 2020] Le Coronavirus a radicalement changé ses affaires à l'échelle internationale. En réponse, Integreon, un fournisseur mondial de services juridiques alternatifs et de services gérés par les entreprises, a annoncé aujourd'hui que l'entreprise a amélioré sa capacité à servir ses clients à distance en offrant un environnement de travail hautement sécurisé à domicile (WFH). Cet environnement continue d'offrir toute la sécurité, la productivité et la qualité des clients Integreon. Dans le cadre de la solution WFH, Integreon s'est associé à SecureView, en tirant parti de sa plate-forme de protection des données pour permettre aux employés de fournir des services en toute sécurité tout en travaillant à domicile ou dans d'autres lieux distants.

Les services d'Integreon exigent que les employés aient accès à des données sensibles et hautement confidentielles dans le cadre de litiges, d'incidents de cybersécurité et de demandes de conformité. Anticipant les impacts potentiels du Coronavirus sur sa main-d'œuvre mondiale et les effets en aval sur le service et la prestation des services à la clientèle, Integreon s'est mobilisée pour créer une solution WFH complète répondant aux normes rigoureuses de ses clients.

Lire la version complète d'Integreon fournit une solution de travail à distance globale améliorée pendant une pandémie de coronavirus, en tirant parti de la plate-forme de sécurité des données SecureView

Trustpoint.One recommande une initiative d'examen virtuel en réponse aux défis du coronavirus

[13 mars 2020] Alors que l'impact du Coronavirus (COVID-19) continue de se propager, des organisations de santé de premier plan, y compris l'OMS et les CDC, ont conseillé de ne pas se déplacer inutilement et d'éviter les grands groupes. En réponse, Trustpoint.One, l'un des principaux fournisseurs de solutions juridiques intégrées aux États-Unis, a annoncé aujourd'hui l'expansion de sa solution Trust.Review, une plateforme virtuelle d'examen des documents. Traditionnellement, les projets d'examen des documents sont menés par des groupes d'avocats situés à proximité. La nouvelle plateforme de Trustpoint élimine ce besoin de proximité physique et les risques pour la santé qui y sont associés.

Lire la version complète de Trustpoint.One recommande l'initiative d'examen virtuel en réponse aux défis du coronavirus

HayStackID met l'accent sur les services d'examen à distance pour la continuité de l'activité de la découverte électronique dans les temps difficiles à Coronavirus

[Le 29 février 2020] La malheureuse éclosion de la maladie du coronavirus 2019 (COVID-19) a des répercussions sur les individus et les entreprises du monde entier, alors que les principales autorités et organisations de la santé et du bien-être social mettent en garde contre les déplacements inutiles et conseillent d'éviter les grands groupes. En ces temps où le coronavirus est contesté, le fournisseur de découverte électronique HayStackID rappelle à la communauté juridique nos offres de révision à distance ReviewRight comme étant une alternative sûre, efficace et immédiatement disponible à la consultation traditionnelle sur site. En tant qu'initiateur de l'examen de documents à distance intégré et le plus expérimenté de l'industrie dans la prestation de services sécurisés d'examen de documents à distance, HayStackID et ses services ReviewRight continuent d'être disponibles immédiatement pour soutenir les nouveaux projets d'examen de documents en cours dans n'importe quelle langue.

HayStackID a réalisé plus de 425 projets d'examen à distance à ce jour, avec des projets couvrant le spectre des marchés verticaux de l'industrie et soutenant plusieurs des plus grandes entreprises et cabinets d'avocats leaders dans le monde dans des domaines nécessitant jusqu'à des centaines d'examinateurs.

« En tant que leader de l'examen de documents juridiques à distance, HayStackID offre à nos clients un accès instantané à plus de 16 000 avocats certifiés qui sont disponibles pour la sélection et l'intégration dans nos équipes d'examen gérées à distance grâce à notre offre ReviewRight Virtual », a souligné Seth Schechtman, Senior Directeur général des services d'examen pour HayStackID. « Nous comptons également plus de 3 200 examinateurs ayant de l'expérience dans la réalisation d'examens avec notre infrastructure virtuelle ReviewRight.

Lisez la version complète de HayStackID met l'accent sur les services d'examen à distance pour la continuité d'activité de la découverte électronique dans les périodes de crise du Coronavirus

Un nouveau monde. Un nouvel accent sur les examens à distance sécurisés.

Les examens à distance sécurisés sont une nouvelle nécessité fondée sur les exigences de notre nouveau monde éloigné. Les dirigeants et les décideurs de la découverte électronique feraient bien de regarder au-delà des annonces des fournisseurs et de se pencher sur les spécificités de l'expérience démontrée, alors qu'ils font des choix essentiels en matière de services d'évaluation à distance sécurisés. Il peut y avoir de nombreux choix judicieux pour les services d'examen à distance sécurisés. Toutefois, compte tenu de la criticité et du coût des examens de documents juridiques dans le cadre du processus de découverte électronique, aucune organisation ne peut se permettre de faire sciemment le mauvais choix en ne tenant pas compte suffisamment de l'expérience dans ses décisions concernant les fournisseurs de services d'examen à distance sécurisés.

Notes de bas de page

(1) Robinson, Rob. « Examen de la découverte électronique en 2020 : points de données sur les tâches, les dépenses et les coûts ». ComplexDiscovery, 2020, 31 mars 2020.

(2) « Planification de la continuité d'activité de la découverte électronique avec HayStackID ». HayStackID, 2020, consulté le 31 mars 2020.

3) Ibid.

(4) Robinson, Rob. « Activation de la découverte électronique à distance ? Un instantané des DaaS ». ComplexDiscovery, 2020, consulté le 31 mars 2020.

(5) Robinson, Rob. « Avez-vous de l'expérience ? Considérant les services de découverte électronique à distance ». ComplexDiscovery, 2020, consulté le 31 mars 2020.

Lecture supplémentaire

Le flux de travail de la découverte électronique : prise en compte des processus et des tâches

Automatisation de la découverte électronique : un cadre stratégique

Source : CompleDiscovery

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