Nota del editor: Preparado originalmente en apoyo de un compromiso de consultoría ampliado con una consultora líder del sector, la siguiente descripción general proporciona un marco para evaluar, asesorar, supervisar y gestionar la gobernanza de la información (IG) y tareas, proyectos y programas de eDiscovery, que van desde comprobaciones de estado de IG específicas a programas holísticos de gestión y supervisión de proveedores de eDiscovery. Aunque no incluye todas las oportunidades de servicio empaquetado potencialmente disponibles, estas descripciones y ejemplos están diseñados para compartir cómo los proveedores de tecnología legal pueden aumentar sus ingresos mañana mediante la producción de la capacidad que ya poseen hoy y empaquetando esa capacidad para cumplir con los tecnología, experiencia y necesidades comerciales de las corporaciones y los departamentos jurídicos.
Un enfoque infrautilizado para aumentar los ingresos
La combinación de salud del mercado e hipercompetitividad sigue empujando a los proveedores de servicios tecnológicos legales a investigar áreas de productización más allá de las características y funciones tecnológicas para aumentar los flujos de ingresos, aumentar los márgenes y disminuir los ciclos de ventas. Una técnica de productización que puede ayudar a los proveedores a aumentar los ingresos es la creación de servicios empaquetados que no solo satisfagan las necesidades de tecnología y experiencia de los clientes, sino que también satisfacen las necesidades comerciales de planificación y previsibilidad de las corporaciones y bufetes de abogados. Estos servicios empaquetados parecen representar un enfoque infrautilizado pero importante para aumentar los ingresos.
Definiciones comparativas
Servicio: Un servicio es la producción de un beneficio esencialmente intangible, ya sea por derecho propio o como elemento significativo de un producto tangible que, mediante algún tipo de intercambio, satisface una necesidad identificada.
Servicio empaquetado: un servicio empaquetado es un conjunto de tareas preconfigurado que deben realizarse para los clientes durante un período de tiempo determinado por un precio fijo.
Servicio administrado: oferta que permite a una organización externalizar la entrega, las operaciones y la administración de un servicio.
La creación de servicios empaquetados consiste en el soporte de empaquetado suministrado previamente bajo modelos de consultoría pura en paquetes predefinidos en términos de tareas, plazos y precios. Los servicios empaquetados pueden ayudar a los proveedores de servicios de tecnología legal a cerrar la brecha entre las ofertas tradicionales de consultoría por hora y los servicios totalmente administrados. También pueden brindar una oportunidad sólida para crear puntos de entrada de ventas adicionales y nuevas fuentes de ingresos potenciales, haciendo que el acceso a las ofertas de consultoría actuales sea más fácil de entender, evaluar y facilitar la compra.
Una oportunidad de mercado para los servicios empaquetados
Muchos proveedores de servicios de descubrimiento legal y descubrimiento de datos ofrecen una cartera de ofertas de consultoría que se entregan al mercado bajo una hora de consulta tradicional por modelo de contratación o como parte de una línea de pedido convencional de eDiscovery (por ejemplo, precios para cada tarea) o modelo de coste total (por ejemplo, tarifa plana por custodio). Si bien estos modelos son competitivos por derecho propio, no abordan completamente el problema común de las compras de proporcionar capacidad y accesibilidad a los servicios a un costo predefinido y predecible porque las variables de tiempo y/o volumen están siempre presentes. Al crear un conjunto preconfigurado de tareas que se llevarán a cabo para los clientes durante un período de tiempo determinado a un precio fijo, parece que muchos proveedores podrían empaquetar una parte de sus ofertas de consultoría actuales de manera que se solucione este problema de compra y elimine las variables que limitan el costo. previsibilidad.
Sinergias de ventas de servicios empaquetados
Además de abordar el problema de compra del cliente de precios predecibles, un conjunto de ofertas empaquetadas también serviría para simplificar el proceso de ventas, ya que los representantes de ventas podrían llevar a cabo la comunicación de las tareas y el valor de los servicios empaquetados, que tal vez no tengan el conocimiento profundo del dominio requerido. para elaborar acuerdos de consultoría tradicionales. Esto permitiría que los servicios empaquetados sean vendidos tanto por miembros centrados en la consulta como en las ventas del equipo de un proveedor de servicios sin requerir el uso de activos de consultoría de alto valor en dólares en la parte delantera de los compromisos de ventas. Además, los materiales de venta de servicios empaquetados definidos se pueden desarrollar con un nivel de explicación más detallado que los materiales de venta de consultoría tradicionales porque las tareas, los plazos y los entregables de las ofertas están predefinidos. Este nivel detallado de explicación mejoraría la integridad de la representación de la capacidad y el valor de las ofertas en materiales de venta y debería disminuir en consecuencia el ciclo de ventas y comunicaciones con clientes potenciales.
Servicio empaquetado: descripciones de ofertas de ejemplo
A continuación se presentan seis descripciones de ofertas que podrían producirse y presentarse como servicios empaquetados para satisfacer las necesidades de los clientes en las áreas de gobernanza de la información y descubrimiento electrónico.
Servicios empaquetados de gobierno de la información (IG)
Servicio de comprobación de estado de IG: evaluaciones de los procesos y prácticas de IG para ayudar a las organizaciones a comprender y cumplir con los requisitos legales, reglamentarios y normativos.
Servicio de investigación de requisitos de retención de IG: Identificación de las regulaciones que afectan a los requisitos de retención y eliminación de registros de una organización para determinar la validez del programa de retención de registros de la organización.
IG File Analysis/Servicio de Disposición Defensible: Proceso habilitado para la tecnología que proporciona información y control sobre los datos no estructurados, identifica contenido que no tiene más valor o plantea riesgos para la organización, lo que reduce los costos de almacenamiento, backup y eDiscovery.
Servicios empaquetados de detección electrónica (ED)
ED Health Check Service: Evaluaciones de los procesos y prácticas de ED para ayudar a las organizaciones a comprender y optimizar la ejecución y la administración del descubrimiento.
Servicio de Gestión de Solicitudes de Información/Propuestas ED: Desarrollo y gestión de procesos organizativos de RFI y RFP para garantizar un abastecimiento estandarizado, completo y rentable de tecnología y servicios.
Servicio de supervisión y gestión de proveedores ED: administración y supervisión de la tecnología y los servicios de origen del proveedor para ayudar a las organizaciones a optimizar las inversiones de descubrimiento (tiempo y dinero).
Además, a continuación se ofrecen ejemplos de cómo traducir estas descripciones de servicios de alto nivel en ofertas procesables.
Servicios empaquetados: seis ofertas de ejemplo
#1: Servicio de verificación de estado de IG empaquetado
Evaluaciones de los procesos y prácticas de IG para ayudar a las organizaciones a comprender y cumplir los requisitos legales, reglamentarios y normativos.
El servicio IG Health Check incluye:
Evaluación de las políticas, procedimientos y cumplimiento del programa IG
Análisis de los resultados frente a las mejores prácticas
Elaboración del plan y estrategia de implementación
Los productos de IG Health Check Service incluyen:
Constatación de hechos y evaluación (entrevistas/investigación)
Calificación del modelo de vencimiento (resultados/informe)
Evaluación de riesgos de análisis de brechas (resultados/informe)
Recomendaciones, plan de implementación y hoja de ruta (resultados/informe)
Presentación ejecutiva de costo/beneficio (presentación)
El servicio de comprobación de estado de IG se puede comprar de dos formas:
Comprobación del estado de una sola vez (dos a tres semanas)
Suscripción anual: Comprobación de estado inicial+actualizaciones trimestrales (12 meses)
Tareas de oferta de servicios de comprobación de estado de IG
El servicio de verificación de estado de IG empaquetado se puede comprar como cheque único o como servicio anual y consta de cuatro pasos:
Planificación - Paso 1
Declaración de objetivos
IG Programa IG Identificación de componentes y documentación actual
Identificación de partes interesadas del programa IG
Descripción general de los entornos jurídicos, técnicos y operativos de la organización
Determinación de las áreas que deben evaluarse
Determinación de criterios del modelo de vencimiento
Reunión de inicio
Evaluación - Paso 2
Revisión de todos los componentes IG
Revisión de la administración del ciclo de vida de registros e información, que incluye:
Enfoques de clasificación e indexación
Procedimientos de retención y eliminación
Procesos y tecnologías de almacenamiento de información
Requisitos de acceso y recuperación
Prácticas de retención legal
Generación de informes: paso 3
Análisis de resultados
Identificación de problemas y análisis de brechas
Calificación de vencimiento
Soluciones recomendadas y estrategia de implementación
Presentación de resultados
Continuidad: paso 4 (solo suscripción anual)
Todo lo anterior con check-in trimestral para evaluar las mejoras y el impacto en la calificación de madurez
Modificaciones de estrategia recomendadas
#2: Servicio de investigación de requisitos de retención de IG empaquetado
Identificación de las regulaciones que afectan a los requisitos de retención y eliminación de registros de una organización para determinar la validez del programa de retención de registros de la organización.
El servicio de investigación de requisitos de retención de IG empaquetado incluye
Definición del ámbito jurisdiccional (federal y estatal de los EE. UU.; hasta 4 países adicionales)
Definición del ámbito operativo para la investigación (negocios generales y específicos de la industria)
Servicios de investigación
Análisis de los resultados de la investigación de la política de retención existente
Los productos del Servicio de investigación de requisitos de retención de IG incluyen:
Matriz regulatoria para cada país
Conclusiones y recomendaciones (resultados/informe)
El servicio de investigación de requisitos de retención de IG se puede comprar de dos maneras:
Comprobación de requisitos única (dos a tres semanas)
Actualización anual de la investigación (suscripción anual)
Servicio de investigación de requisitos de retención de IG empaquetado que ofrece
El servicio de investigación de requisitos de retención de IG empaquetado se puede comprar como cheque único o como acceso anual y consta de cuatro pasos:
Planificación - Paso 1
Declaración de objetivos
Descripción general de la política de retención
Comprender la huella geográfica de la empresa y la estructura de la entidad
Comprender las funciones empresariales dentro del ámbito
Evaluación - Paso 2
Llevar a cabo investigaciones regulatorias (abogado con amplia experiencia en investigación regulatoria)
Compilación de investigaciones sobre matriz regulatoria por jurisdicción
Realizar análisis de la política de retención existente
Desarrollar análisis de brechas y recomendaciones para cambios en la política existente
Generación de informes: paso 3
Enviar matriz regulatoria
Presentación de resultados
Continuidad - Paso 4
Matriz regulatoria actualizada o actualizada para jurisdicciones dentro del ámbito inicial
#3: Análisis de archivos IG empaquetados/Servicio de disposición defendible
Un proceso habilitado para la tecnología que proporciona información y control sobre los datos no estructurados, identifica contenido que no tiene más valor o plantea riesgos para la organización, lo que reduce los costos de almacenamiento, backup y eDiscovery.
El servicio de análisis de archivos IG empaquetado/disposición defensible incluye:
Inventario de metadatos sobre conjunto de datos definido
Descubrimiento de oportunidades ocultas de ahorro de costes y riesgos de seguridad y cumplimiento
Disposición de datos para ahorrar dinero y reducir el riesgo
Las prestaciones del Servicio de Disposición Defensible de IG File Analysis/incluyen:
Resultados de la exploración de archivos basados en parámetros predefinidos (fechas, antigüedad, extensión, propietario, etc.) Proporcionado gráficamente para la identificación inmediata de oportunidades de disposición (resultados/informe)
Análisis y recomendaciones de casos de negocio (resultados/informe)
El Servicio de Análisis de Archivos IG /Disposición Defensible se puede comprar de la siguiente manera:
Proyecto único (un mes)
Análisis de archivos IG empaquetado/Tareas de oferta de servicio de disposición defendible
El servicio de análisis de archivos IG empaquetado/disposición defensible consta de tres pasos:
Planificación - Paso 1
Declaración de objetivos
Descripción general del contenido no estructurado
Revisión de la política de retención actual
Alcance del análisis de archivos
Requisitos técnicos
Identificar partes
Reunión de inicio
Evaluación - Paso 2
Análisis de conducta
Analizar los resultados del análisis
Definir categorías de disposición
Recopilar estadísticas de costes
Desarrollar caso de negocio
Generación de informes: paso 3
Desarrollar representaciones gráficas de los resultados de la exploración
Caso comercial actual y métricas
Presentación ejecutiva
#4: Servicio de comprobación de estado ED empaquetado
Evaluaciones de los procesos y prácticas de ED para ayudar a las organizaciones a comprender y optimizar la ejecución y la administración del descubrimiento.
El servicio de comprobación de estado ED incluye:
Evaluación del programa, los procesos y las tecnologías de descubrimiento
Análisis de los resultados de las prácticas recomendadas y los criterios de comprobación de estado personalizados
Elaboración de estrategia y plan de mejora
Los productos de ED Health Check Service incluyen:
Auditoría y evaluación (entrevistas/investigación)
Evaluación del análisis de deficiencias de capacidad, coste y riesgo (resultados)
Recomendaciones, plan de implementación y hoja de ruta (resultados/informe)
Presentación ejecutiva de costo/beneficio (presentación)
Nuestro servicio de comprobación de estado ED se puede comprar de dos formas:
Comprobación del estado de una sola vez (dos a tres semanas)
Suscripción anual: comprobación inicial+actualizaciones trimestrales (12 meses)
Tareas de oferta del servicio de comprobación de estado de ED empa
El servicio de comprobación de estado de ED empaquetado se puede comprar como cheque único o como servicio anual y consta de cuatro pasos:
Planificación - Paso 1
Declaración de objetivos
Descripción general de las partes interesadas
Descripción general de la plataforma ED
Descripción general de protocolos de tareas
Descripción general de la infraestructura de almacenamiento y seguridad
Resumen de requisitos de soporte geográfico
Descripción general del requisito de soporte específico del dominio
Descripción general del objetivo presupuestario, los recursos y las restricciones
Determinación de las áreas que deben evaluarse
Establecimiento de criterios de comprobación de estado personalizados
Reunión de inicio
Evaluación - Paso 2
Revisión de los enfoques de eDiscovery
Revisión de los procesos y tecnologías de eDiscovery
Revisión de los acuerdos y licencias de soporte de eDiscovery
Revisión del retorno de la inversión en eDiscovery
Generación de informes: paso 3
Análisis de resultados
Recomendaciones del enfoque eDiscovery
Identificación de recomendaciones de capacidad y eficiencia
Identificación de recomendaciones de integración y riesgo
Identificación de recomendaciones de soporte
Identificación de recomendaciones de retorno de la inversión
Evaluación del análisis de deficiencias de capacidad, costo y riesgo
Presentación de resultados
Continuidad - Paso 4
Todo lo anterior con check-in trimestral para evaluar las mejoras
Actualización de requisitos internos, desarrollos del sector y prácticas recomendadas
Análisis de brechas de informes con informes anteriores
Modificaciones recomendadas de la estrategia, el plan de implementación y la hoja de ruta
#5: Servicio de Gestión de Solicitudes de Información y Propuestas de ED empaquetado
Desarrollo y gestión de procesos organizativos de RFI y RFP para garantizar un abastecimiento estandarizado, completo y rentable de tecnología y servicios.
El servicio de gestión de solicitudes de información y propuestas de ED incluye:
Desarrollo de procesos RFI/P estandarizados
Desarrollo de solicitudes de RFI/P personalizadas (basadas en requisitos)
Gestión de la distribución y comunicaciones de RFI/P
Los productos de ED RFI/P Management Service incluyen:
Definición de requisitos de RFI/P (entrevistas/investigación)
Desarrollo de RFI/P (documentos/formularios)
Distribución, seguimiento y agregación de RFI/P (proceso de preselección)
Seguimiento de proveedores de RFI/P (proceso de selección posterior)
Actualizaciones de respuesta rápida (discusiones de guardia)
Nuestro servicio de administración ED RFI/P se puede comprar de dos formas:
Proyecto de una sola vez: tres meses
Suscripción anual: proyecto inicial+apoyo anual (12 meses)
Consultoría de solicitud de ED empaquetada para tareas de oferta de servicios de gestión de información/propuesta
Nuestro servicio de gestión ED RFI/P empaquetado se puede comprar como un proyecto único o como servicio anual y consta de cuatro pasos:
Planificación - Paso 1
Declaración de objetivos
Descripción general de objetivos de eDiscovery RFI/P
Desarrollo de eDiscovery RFI/P (documento)
Plan de proyecto de proceso de eDiscovery RFI/P
Recomendaciones de invitación para proveedores de eDisco
Reunión de inicio
Evaluación - Paso 2
Gestión de la distribución de RFI/P
Gestión de los acuerdos de confidencialidad de la RFI/P
Gestión de preguntas, consideraciones y respuestas de RFI/P
Gestión de plazos de respuesta de RFI/P
Gestión de comprobaciones de referencia/validación de información clave /comprobaciones de conflictos
Desarrollo de una matriz de calificación de respuesta del proveedor
Desarrollo de recomendaciones de los finalistas del proveedor para una evaluación detallada
Coordinación de las comunicaciones de Next Step (finalistas y no finalistas)
Gestión de presentaciones de finalistas de proveedores (contenido/programación)
Gestión de entrevistas/pruebas de los finalistas del proveedor (programación/alcance)
Desarrollo de la matriz de calificación de los finalistas de proveedores
Desarrollo de recomendaciones de selección de proveedores
Coordinación de las comunicaciones de los finalistas de proveedores (seleccionados y no seleccionados)
Desarrollo y apoyo de la declaración inicial de trabajo del proveedor seleccionado
Supervisión de la reunión inicial de inicio de selección de proveedores
Supervisión de las reuniones iniciales del proyecto seleccionadas por el proveedor (90 días)
Generación de informes: paso 3
Análisis del proceso RFI/P
Análisis de los resultados de la RFI/P
Elaboración del informe de RFI/P después de la acción
Presentación de resultados
Continuidad - Paso 4
Desarrollo de la guía de procesos de RFI/P y preguntas frecuentes
Supervisión del cumplimiento de proveedores seleccionados con el proceso RFI/P
Actualización de requisitos internos, desarrollos del sector y prácticas recomendadas
Actualizaciones de respuesta rápida (discusiones de guardia)
#6 Servicio de supervisión y gestión de proveedores de ED empaquetado
Administración y supervisión de la tecnología y los servicios de origen del proveedor para ayudar a las organizaciones a optimizar las inversiones de descubrimiento (tiempo y dinero).
El servicio de supervisión y gestión de proveedores de ED incluye:
Definición de requisitos de tecnología y servicio
Selección, participación y administración de proveedores
Evaluaciones de nuevas tecnologías y servicios
Los productos de ED Vendor Management and Oversight Service incluyen:
Auditoría y evaluación (entrevistas/investigación)
Conclusiones y recomendaciones (resultados/informe)
Requisitos mensuales y revisión del rendimiento (informe/reunión)
Actualizaciones de respuesta rápida (discusiones de guardia)
El servicio de supervisión y gestión de proveedores de ED se puede comprar de la siguiente manera:
Proyecto de una sola vez: tres meses
Suscripción anual: proyecto inicial+apoyo anual (12 meses)
Consultoría Gestión de proveedores de ED y descripción general de tareas de oferta de servicios
Nuestro servicio de supervisión y gestión de proveedores de ED (VMO) empaquetado se puede comprar como proyecto único o como servicio anual y consta de cuatro pasos:
Planificación - Paso 1
Declaración de objetivos
Revisión del panorama del proveedor
Identificación de partes interesadas del proveedor
Revisión del programa de RFI o RFP de eDiscovery del proveedor
Descripción general de los entornos jurídicos, técnicos y operativos de la organización
Identificación de los requisitos estratégicos y tácticos de la organización para eDiscovery
Reunión de inicio
Evaluación - Paso 2
Evaluar las relaciones actuales de los proveedores
Establecer un programa formal de gestión y supervisión de proveedores
Asumir la administración de las contrataciones de proveedores actuales y nuevos
Establecer actualizaciones trimestrales de cuentas
Establecer revisiones semestrales de cuentas de revisión
Generación de informes: paso 3
Matriz de capacidad y compromiso
Informe Alineación de costes y controles
Informe de riesgos y seguridad
Actualización de la hoja de ruta de tareas y tecnología (para incluir el estado de incorporación)
Informe de revisión trimestral y semestral
Presentación de resultados
Continuidad - Paso 4
Todo lo anterior con check-in trimestral para evaluar el estado y el progreso
Modificaciones recomendadas del programa de administración de proveedores
Aunque no incluye todas las oportunidades de servicio empaquetado potencialmente disponibles, estas descripciones y ejemplos están diseñados para compartir cómo los proveedores de tecnología legal pueden aumentar sus ingresos mañana mediante la producción de la capacidad que ya poseen hoy y empaquetando esa capacidad para cumplir con los tecnología, experiencia y necesidades comerciales de las corporaciones y los departamentos jurídicos.
Fuente: ComplexDiscovery
