Révisions et décisions ? Nouvelles considérations relatives aux examens à distance sécurisés eDiscovery

One of the key revision and decision areas that business, legal, and IT professionals in the eDiscovery ecosystem are currently having to consider is how they plan for and execute the core eDiscovery task of review in today’s new world. From review market sizing to remote review decisions, the following update provides context and considerations that may be helpful for eDiscovery decision-makers as they consider the critical eDiscovery task of review during 2020.

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Note de la rédaction : Compte tenu de l'évolution des conditions environnementales et économiques en fonction de l'éclosion et de l'impact de la maladie coronavirus 2019 (COVID-19), les professionnels de la découverte électronique envisagent de réviser leurs plans d'entreprise pour 2020 et prennent ou accélérent les décisions de découverte électronique appuyant la collecte. le traitement et l'examen des informations stockées électroniquement (ESI). L'un des principaux domaines de révision et de décision que les professionnels des affaires, juridiques et informatiques de l'écosystème de découverte électronique doivent prendre en considération est la façon dont ils planifient et exécutent la tâche principale de révision de la découverte électronique dans le nouveau monde d'aujourd'hui. De la taille du marché de l'examen aux décisions de révision à distance, la mise à jour suivante fournit le contexte et les considérations qui peuvent être utiles aux décideurs de la découverte électronique lorsqu'ils envisagent la tâche critique de l'examen en 2020.

Révisions de la taille du marché : une nouvelle estimation de l'examen

En ce qui concerne les coûts relatifs des trois principales tâches de découverte électronique que sont la collecte, le traitement et l'examen, en 2020, on estime que la tâche principale de révision représente environ 68 % des dépenses totales de découverte électronique. Bien que la maladie coronavirus 2019 (COVID-19) semble avoir un impact important sur l'économie et l'exécution de la découverte électronique, il ne semble pas, à ce stade précoce de l'évaluation de son impact continu, avoir considérablement modifié les estimations du pourcentage des tâches en 2020 pour la collecte, le traitement, la et examen.

Graphique 1 - Dépenses relatives des tâches de base liées à la découverte électronique - 2020

1 — Dépenses relatives des tâches de base liées à la découverte électronique — 2020

Selon les estimations initiales (novembre 2019), la taille du marché pour la tâche d'examen d'eDiscovery serait de 8,61 milliards de dollars en 2020. Les estimations révisées de modélisation qui tiennent compte des changements du paysage juridique découlant de l'éclosion et de l'impact du COVID-19 ont réduit d'environ 23 % les estimations de la taille du marché pour la tâche d'examen de la découverte électronique, l'estimation opérationnelle révisée étant maintenant de 6,65 milliards de dollars pour 2020. Le modèle tient compte de la croissance généralement standard du marché au premier trimestre de 2020 ainsi que des ajustements apportés aux estimations des revenus fondées sur les changements du marché au cours des trois derniers trimestres civils de 2020.

Graphique 2 - Marché de la découverte électronique - 2020 - Révision

2 — Marché eDiscovery pour examen — 2020 — Révision

Selon les estimations initiales du modèle de marché pour 2020 (non publiées), environ 90 % des examens seraient effectués sur place, tandis que près de 10 % seraient effectués à distance. Toutefois, compte tenu de l'éclosion et de l'impact de la COVID-19 et des restrictions correspondantes relatives aux déplacements et au regroupement de groupes, les estimations révisées du pourcentage d'examens effectués sur place ont été ramenées de 90 % à 10 % pour 2020. Par conséquent, le pourcentage estimé d'examens à effectuer à distance en 2020 est passé de 10 % à 90 %.

Graphique 3 - Dépenses relatives des tâches d'examen de base relatives de la découverte électronique - 2020 - Révision

3 — Dépenses relatives des tâches d'examen de base de la découverte électronique — 2020 — Révision

Lorsqu'on applique les estimations révisées du modèle de marché pour le pourcentage d'examens effectués sur place ou à distance aux estimations révisées des revenus des examens pour 2020, il semble que le marché des examens à distance augmentera par rapport aux projections initiales de la taille du marché de 0,86 milliard de dollars à 4,28 milliards de dollars. De plus, le marché de l'examen sur place diminuera par rapport aux projections initiales de la taille du marché de 7,75 milliards de dollars à 2,37 milliards de dollars. Le modèle tient également compte du ratio généralement standard de l'examen à distance sécurisé par rapport à l'examen sur place au premier trimestre de 2020, ainsi que des rajustements de ces pourcentages en fonction des changements du marché au cours des trois derniers trimestres civils de 2020.

Graphique 4 - Marché de la découverte électronique pour l'examen sur site et à distance - 2020 - Révision

4 — Marché de la découverte électronique pour l'examen sur site et à distance -2020 — Révision

Ces révisions de la taille du marché axées sur l'examen seront sans aucun doute examinées et prises en compte lors de l'élaboration des mashups annuels de la taille du marché de la découverte électronique par ComplexDiscovery. Cependant, ils peuvent être bénéfiques pour les professionnels des affaires, des juristes et des technologies de l'information, car ils tiennent compte de l'acceptation croissante et de la taille du marché pour les examens à distance sécurisés dans la conduite de la découverte électronique.

Décisions relatives à l'examen à distance sécurisé : Questions et considérations relatives à la qualification

Compte tenu des changements rapides intervenus dans l'environnement des services de révision en 2020, de nombreuses organisations qui n'avaient pas auparavant utilisé les examens à distance dans le cadre de leur arsenal eDiscovery évaluent maintenant activement et agressivement les services de révision à distance sécurisés. Comme toutes les offres et les fournisseurs de services d'examen à distance sécurisés ne sont pas égaux, les questions et considérations suivantes peuvent être utiles aux cabinets d'avocats et aux sociétés dans leur évaluation des services d'examen à distance.

Questions et considérations relatives à la qualification de l'offre de révision à distance

Les questions générales qui peuvent aider à clarifier l'expérience et l'expertise d'un fournisseur en matière de services d'examen sécurisé à distance comprennent, entre autres, les suivantes :

Depuis combien de temps avez-vous offert des services de révision à distance sécurisés (quand avez-vous eu votre première affaire) ?

Combien de projets de révision à distance sécurisés avez-vous réalisés et pour environ combien de clients distincts ?

Pour vos projets de révision à distance sécurisée uniquement, quelle est la taille moyenne de l'équipe et quelle est la taille la plus importante pour ces projets ?

Combien de vos examinateurs et gestionnaires d'examen ont participé à un projet d'examen à distance sécurisé et quel est le nombre moyen de projets auxquels ils ont participé, y compris la durée moyenne de ces projets ?

Combien d'examinateurs à temps plein, d'URQQ et de gestionnaires d'examen ont participé à des projets d'examen à distance sécurisés et sont disponibles pour ces projets ?

Combien de vos examinateurs et gestionnaires d'examen ont participé à un programme de formation et de certification conçu par votre organisation pour des projets d'examen à distance sécurisés ? Décrivez votre programme de formation et de certification à distance.

Le service de révision à distance sécurisé que vous offrez est-il organique à votre organisation ou fourni dans le cadre d'un partenariat ? Si ce dernier, veuillez nommer le (s) partenaire (s).

Veuillez fournir trois références client distinctes pour vos examens à distance sécurisés.

Parmi les domaines qui devraient être mis en doute et évalués lors de la sélection des fournisseurs de services d'examen à distance, mentionnons :

Technologie à distance

Sécurité à distance

Processus à distance (y compris QC/AQ, Communications et Audit)

Les questions entourant ces trois domaines critiques d'expérience comprennent, sans toutefois s'y limiter :

Votre offre de révision à distance sécurisée offre-t-elle une capacité de service unique et intégrée pour communiquer, se connecter et effectuer des examens ?

Décrivez en détail le matériel, la technologie et l'infrastructure qui ravitaille/fournit votre offre de révision à distance sécurisée et décrivez les exigences en matière de sécurité, y compris les protections en place si les réviseurs utilisent leur propre matériel et utilisent le Wi-Fi.

Votre offre comprend-elle une capacité de messagerie sécurisée avec des capacités limitées d'envoi d'e-mails ?

Comment empêcher l'accès aux espaces de travail de révision des ordinateurs locaux ?

Votre infrastructure sécurisée prend-elle en charge les contrôles visant à restreindre les droits d'administration, à désactiver l'accès USB aux périphériques, à empêcher l'installation/téléchargement de logiciels et l'accès en lecture/écriture aux lecteurs locaux et aux supports, à restreindre le téléchargement et l'exportation vers des machines locales et à refuser l'impression (local, réseau et sérigraphie) ?

Votre infrastructure sécurisée prend-elle en charge la redirection du presse-papiers (pas de copier/couper/coller) et la redirection de fichier/dossier ?

Décrivez en détail vos processus QC/AQ individuels et d'équipe distants et en quoi ils diffèrent des évaluations sur site, ainsi que leurs différences avec les autres fournisseurs, y compris comment vous vous assurez que les évaluateurs codent avec précision et cohérence tout au long de l'examen, du début à la fin.

Décrivez en détail vos processus de communication à distance (avec les clients, les avocats et les communications internes de l'équipe) et en quoi ils diffèrent des examens sur site, y compris l'utilisation du chat chiffré.

Décrivez en détail vos procédures d'audit du temps et de la productivité, notamment en assurant une saisie précise des temps et la gestion des temps d'arrêt.

Dans le domaine de la dotation sécuritaire d'examen à distance, les questions suivantes peuvent donner un aperçu de la capacité des fournisseurs.

Décrivez les processus de dotation, de présélection et de recrutement pour les projets éloignés sécurisés et en quoi ils diffèrent des examens sur place.

Comment les évaluateurs sont-ils sélectionnés pour des projets de révision à distance sécurisés ?

Quels types de vérifications (p. ex. antécédents, sécurité, références, etc.) sont effectuées contre des candidats à l'examen à distance sécurisé et des membres de l'équipe, y compris à quelle fréquence ces vérifications sont-elles validées ?

Quelles mesures concrètes sont utilisées pour sélectionner les nouveaux réviseurs (pour votre organisation) et les anciens réviseurs (au sein de votre organisation) pour vos projets de révision à distance sécurisés ?

Sur quoi les examinateurs doivent s'entendre en ce qui concerne la sécurité technologique et matérielle, les horaires de travail et la protection de la vie privée ? Fournir des exemples de documentation, y compris les accords de confidentialité et les règles/accords de travail à domicile.

De plus, du point de vue de l'expérience collective, les questions suivantes peuvent donner un aperçu de l'expérience organisationnelle et de l'aptitude à appuyer des projets sécurisés d'examen à distance.

Décrire la structure des équipes éloignées, y compris les ratios de première ligne, de contrôle de la qualité et d'examen des gestionnaires.

Votre organisation dispose-t-elle d'une structure de gestion interne dédiée à l'appui du processus d'examen complet ?

Votre organisation dispose-t-elle d'équipes dédiées à la gestion de l'examen ayant de l'expérience dans la collaboration ?

Votre organisation dispose-t-elle d'un bassin d'examinateurs formés, qualifiés et certifiés qui ont travaillé ensemble à l'appui des projets d'examen ?

À partir des réponses à ces questions de qualification, les décideurs en matière de découverte électronique devraient disposer de suffisamment d'information pour effectuer une évaluation initiale des fournisseurs envisagés pour des projets d'examen à distance sécurisés et être prêts à passer aux évaluations officielles des fournisseurs qui comprennent des présentations, des démonstrations et des discussions.

Lecture supplémentaire

Continuité d'activité eDiscovery : considérations relatives au travail à distance

Un aperçu 2020 de la revue eDiscovery : points de données sur les tâches, les dépenses et les coûts

Source : ComplexDiscovery

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