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    Nota do editor: Esqueça as generalidades brilhantes de provedores e profissionais opinativos que tentam defender uma abordagem específica para eDiscovery com exclusão de outros. A realidade é que as soluções locais e externas entregues como parte de implementações de tecnologia emergentes e maduras são e continuarão a ser uma peça fundamental de qualquer portfólio de software de eDiscovery se uma organização quiser abordar as áreas de segurança, capacidade, complexidade e custo de forma abrangente.

    Considerações para a seleção do software de descoberta eletrônica

    Um dos tópicos em andamento na área de software de eDiscovery gira em torno de afirmações e atestados sobre qual é o modelo de entrega ideal para alcançar o melhor equilíbrio de segurança, capacidade, complexidade e custo em uma oferta de software de eDiscovery. Em uma extremidade do espectro, há defensores da abordagem local cujo argumento gira em torno da segurança e da capacidade e destaca que a capacidade de lidar com conjuntos de dados complexos é mais importante do que há quanto tempo o software está no mercado. Do outro lado do espectro, há defensores da abordagem off-premise, também conhecida como abordagem habilitada para nuvem, cujo argumento gira em torno da velocidade e dos benefícios de custo da descoberta de autoatendimento suportada pela economia de uma infraestrutura de nuvem pública. Entre os extremos desse espectro, há uma variedade de ofertas que combinam atributos de ofertas locais e externas para fornecer soluções exclusivas. Então, como determinar qual pode ser a melhor oferta para ajudá-los a resolver seus desafios contínuos de eDiscovery? Essa é uma ótima pergunta e sem uma única resposta definitiva. No entanto, as considerações a seguir podem ser úteis para os profissionais de eDiscovery ao examinarem abordagens de software no local, fora do local e combinadas com o objetivo de determinar qual seria a solução mais equilibrada para suas necessidades.

    Quatro áreas de avaliação

    Independentemente do tipo de abordagem de entrega selecionada para a condução do eDiscovery, há pelo menos quatro atributos que devem ser considerados em cada seleção de solução. Esses atributos são:

    Segurança: a solução fornece o nível de proteção de dados necessário para o seu esforço de descoberta eletrônica?

    Capacidade: A solução permite que você conclua as tarefas básicas necessárias para o seu esforço de descoberta eletrônica?

    Complexidade: A solução permite que você conclua as tarefas avançadas necessárias para o seu esforço de descoberta eletrônica?

    Custo: a solução aborda a segurança, a capacidade e a complexidade de maneira econômica?

    A capacidade de abordar esses atributos individual e coletivamente para encontrar uma solução que atenda aos requisitos, preferências e orçamentos determina se uma organização é bem-sucedida do ponto de vista jurídico, tecnológico e comercial na realização do eDiscovery.

    Considerando a segurança

    “Desconfiança e cautela são os pais da segurança.” Benjamin Franklin

    A segurança dos dados está se tornando rapidamente uma das áreas de preocupação mais proeminentes e visíveis na seleção de soluções de software de eDiscovery. Com exemplos públicos de falhas de segurança de dados aumentando em regularidade e impacto, cabe a qualquer tomador de decisões de solução de descoberta considerar cuidadosamente como gerencia esse importante fator de risco e toma decisões com base em fatos.

    O controle de dados, aplicativos, servidores, armazenamento e conectividade de rede por trás do firewall de uma organização tem sido tradicionalmente visto como a mais segura das opções de implantação da solução de descoberta eletrônica disponível. Nesta abordagem de segurança local, uma organização tem controle total dos dados e de todos os elementos que podem atuar sobre os dados durante o eDiscovery. Para organizações que têm uma infraestrutura de segurança estabelecida, as ofertas locais parecem ser uma abordagem segura para a segurança de eDiscovery, pois minimizam o risco de segurança por meio do exercício do controle direto dos dados. A abordagem no local também parece altamente desejável para muitas organizações sensíveis aos regulamentos de transferência de dados e requisitos de privacidade, pois garante que elas mantenham uma compreensão direta da localização física dos dados e tenham a capacidade de agir sobre esses dados o tempo todo. (1) Do ponto de vista da aceitação, de acordo com um relatório da indústria de eDiscovery do Aberdeen Group, as organizações são 50% mais propensas a ter uma solução de eDiscovery no local do que uma baseada em nuvem. (2) Com esses fatos em mente, parece razoável concluir que uma abordagem local para a segurança é um método seguro que é e deve continuam a ser usados por muitas organizações como parte de sua solução de eDiscovery, mesmo diante da crescente aceitação de alternativas externas.

    Com a aceitação dominante da computação em nuvem, a abordagem fora do local para fornecer software de descoberta eletrônica está experimentando uma aceitação crescente. Essa aceitação é baseada em muitos atributos, sendo um deles a evidência de que as ofertas externas entregues via SaaS podem atender satisfatoriamente a muitos dos requisitos de segurança anteriormente alcançáveis apenas em ofertas locais. (3) Razões para essa crescente aceitação da eDiscovery centrada na nuvem soluções como alternativas seguras no local incluem, mas não estão limitadas aos seguintes elementos de segurança:

    Criptografia sofisticada: a capacidade de criptografar dados em vários estados de movimento e repouso.

    Especialistas em segurança na equipe: a disponibilidade de especialistas para monitorar e atender continuamente aos requisitos de segurança.

    Primeiro acesso a tecnologias emergentes: o acesso a tecnologias emergentes com base no tamanho e na centralização dos dados.

    Esses elementos (4) de segurança estão cada vez mais disponíveis nas ofertas de nuvem e estão ajudando a tornar aceitável o uso de soluções de eDiscovery fora do local quando vistas através das lentes da segurança.

    Também existem diferentes tipos de implementações de nuvem que podem contribuir para a segurança geral de uma solução específica centrada na nuvem. Existem nuvens públicas puras que operam exclusivamente em uma infraestrutura de nuvem pública e são fornecidas por empresas como Amazon, Microsoft e Google. Também existem soluções de nuvem privada que combinam os benefícios econômicos e de acesso de soluções de nuvem pública pura com a segurança adicional de recursos de propriedade do provedor que permitem determinar a localização física exata dos dados a qualquer momento. Essa capacidade de alcançar e localizar fisicamente os dados do cliente é um atributo de segurança desejável das nuvens privadas, especialmente à luz dos crescentes requisitos normativos e legais em torno da disposição e descarte de informações de identificação pessoal. (5)

    Dado o estado atual de segurança da maioria das ofertas de eDiscovery em nuvem pública e privada, parece razoável sugerir que existem muitas ofertas apropriadas baseadas em nuvem de uma perspectiva exclusivamente centrada na segurança.

    Independentemente da abordagem no local ou fora do local, sempre há algumas áreas de preocupação com a segurança que transcendem a abordagem de entrega. Um exemplo desse tipo de preocupação com a segurança é a transferência de produções fora do firewall ou do ambiente protegido pela nuvem para as partes solicitantes. No entanto, também há muitas maneiras de mitigar até mesmo esse risco por meio do uso de protocolos de transferência segura, criptografia e acesso compartilhado a servidores seguros gerenciados com acesso baseado em função. Na verdade, alguns fornecedores apresentam essa preocupação com o argumento de segurança da transferência de dados como uma razão para não considerar uma solução quando, na verdade, a verdadeira razão pela qual o fornecedor destaca esse risco é que a obtenção de dados de seu sistema consome muito tempo e eles querem direcionar os usuários para abordagens proprietárias que atenuar as deficiências de velocidade de transferência de dados. Dito de forma diferente, ao avaliar argumentos e objeções do fornecedor de software a diferentes preocupações de segurança, certifique-se de entender com precisão a causa da preocupação, pois ela pode estar mais relacionada a deficiências de desempenho do que deficiências de segurança.

    Quick Takeaway: As ofertas no local e fora do local podem ser suficientes para atender aos requisitos de segurança organizacional. No entanto, algumas abordagens podem reduzir o risco de segurança de forma mais abrangente do que outras, por isso é importante compreender os requisitos de segurança atuais e futuros ao selecionar o software de descoberta eletrônica.

    Considerando a capacidade

    “A tecnologia é uma serva útil, mas um mestre perigoso.” Christian Louis Lange

    Uma vez que a segurança de uma solução potencial tenha sido considerada, a próxima área razoável de exame e avaliação é a da capacidade. Avaliar a capacidade é apenas determinar se uma solução pode ou não realizar as tarefas necessárias necessárias em um esforço de descoberta eletrônica. Embora nem sempre haja diferenças discerníveis nos recursos das ofertas locais e externas, existem algumas características a serem consideradas, pois podem ser indicadores da capacidade de uma solução atender às necessidades reais em oposição às necessidades percebidas. Algumas dessas características incluem maturidade, integração e automação.

    A maturidade de uma oferta é importante, pois ajuda a informar sobre há quanto tempo uma oferta está no mercado e se ela pode ou não conter a tecnologia mais recente e eficiente para realizar tarefas de eDiscovery. No entanto, a maturidade se torna um fator somente quando contribui para a incapacidade de uma solução para realizar a tarefa, pois está sendo solicitada a conclusão. Se uma solução madura for incapaz de concluir uma tarefa hoje com base na falta de funcionalidade ou no curto prazo com base no suporte descontinuado, talvez ela não seja a solução mais apropriada do ponto de vista da proteção de compra. Por outro lado, se funcionar hoje e for mantido no futuro, parece razoável que a oferta madura não seja excluída como uma escolha potencial apenas com base no tempo em que esteve disponível no mercado.

    Ao discutir a maturidade, muitos profissionais de eDiscovery frequentemente e erroneamente categorizam a maturidade como legado e equiparam o legado à insuficiência. Essa generalização pode ser verdadeira em alguns casos. No entanto, algumas das ofertas mais maduras do mercado hoje ainda são as mais eficazes na realização de tarefas específicas. Dado que algumas das ofertas mais maduras estão no local, pode haver situações em que a escolha mais apropriada para uma tarefa específica pode ser realizada com uma solução local. É fácil reagir à generalidade brilhante de considerar toda a tecnologia madura como legada e, portanto, não tão boa quanto as ofertas mais recentes. No entanto, certifique-se de que o julgamento sobre a capacidade é, antes de mais nada, sobre a capacidade da oferta de concluir as tarefas necessárias e não no tempo em que uma oferta está no mercado.

    A integração de uma oferta também é uma característica de seleção importante, pois pode indicar o potencial de eficiência de tempo e custo que falta em soluções não integradas. Por exemplo, ofertas que têm pontos de integração de tecnologia internos ou externos para tarefas de ingestão, processamento e revisão podem ser mais desejáveis do que ofertas não integradas. No entanto, a integração sem a capacidade apropriada não é aceitável, pois não é possível ter êxito na Descoberta Eletrônica se não for possível executar as tarefas necessárias.

    A automação no eDiscovery deve ser considerada da mesma forma que a integração é considerada. Se a automação estiver disponível, pode ser desejável em relação às soluções não automatizadas com base na economia de tempo e custo fornecida na conclusão da tarefa. No entanto, a automação deixa de ser importante se as tarefas que estão sendo automatizadas não conseguirem concluir as tarefas necessárias. Um exemplo disso seria a automação da ingestão e do processamento em uma oferta. A automação dessas tarefas pode ser benéfica para certos tipos de dados, mas se os tipos de dados que precisam ser processados não puderem ser processados devido à falta de capacidade do sistema, as eficiências de tempo da automação podem ser negadas pelo tempo necessário para o processamento manual.

    Além disso, nem todas as ofertas são criadas da mesma forma em sua capacidade de realizar tarefas em grandes volumes de dados. Essa limitação de volume na capacidade de uma oferta não é geralmente encontrada nos materiais de marketing de software ou nos guias do usuário de um provedor, mas geralmente é bem conhecida por aqueles que implementaram soluções específicas que ficam aquém desse recurso. Na verdade, mesmo algumas das ofertas externas mais recentes baseadas em nuvem ficam aquém dessa área, tão aquém que posicionam sua oferta para melhor uso em tamanhos de casos pequenos e médios. Esse tipo de limitação de capacidade de volume de dados está se tornando cada vez mais importante, pois o desafio de aumentar volumes de dados é regularmente apontado como uma das principais preocupações dos profissionais de eDiscovery.

    Quick Takeaway: Ao examinar a capacidade de uma oferta, o primeiro foco deve ser sua capacidade de realizar as tarefas necessárias. Se ele puder concluir as tarefas necessárias, é razoável considerar sua maturidade, integração e automação como pontos de dados de seleção para comparação. A integração, especialmente pontos de integração externos com outras ofertas, deve ser uma consideração importante na oferta de seleção, pois poucas plataformas de eDiscovery podem lidar com todos os desafios de eDiscovery sem o uso de plataformas complementares.

    Considerando a complexidade

    “A simplicidade não precede a complexidade, mas a segue.” Alan Perlis

    A capacidade do software eDiscovery de lidar com a complexidade dos dados, como a capacidade de ingerir e processar um número crescente de formatos de dados, é um dos desafios mais importantes enfrentados pelos profissionais de eDiscovery atualmente. De fato, de acordo com o Winter 2022 eDiscovery Business Confidence Survey, quase 19%% dos 54 entrevistados do ecossistema de eDiscovery destacaram que o desafio de aumentar os tipos de dados teria o maior impacto em seus negócios durante os próximos seis meses. empregaram uma combinação de ofertas de software, integradas por meio de fluxo de trabalho, para abordar dados complexos e não complexos em seus esforços de descoberta. Um exemplo dessa abordagem combinatória para resolver esse desafio específico é empregar uma oferta baseada em SaaS fora do local usando uma abordagem de nuvem privada baseada em tecnologia emergente e, em seguida, aproveitar um mecanismo de processamento de eDiscovery maduro no local para lidar com os desafios de volume e formato de arquivo que não é possível ser abordado pela plataforma externa. Essa abordagem combinada aproveita os benefícios de velocidade e custo da nuvem para lidar com a maioria dos desafios de volume e formato de arquivo de eDiscovery e a robustez de uma oferta local madura para lidar com os desafios de complexidade apresentados por grandes volumes de dados e um número crescente de arquivos formatos. Embora muitos fornecedores de software destaquem o fato de que sua oferta específica pode lidar com todos os desafios de eDiscovery, sua afirmação pode ter limites. Esses limites são que pode levar muito mais tempo para concluir solicitações relacionadas ao formato de arquivo de alto volume e não mainstream do que com a abordagem prudente de uma combinação de ofertas no local e fora do local, oferecendo um equilíbrio entre tecnologia e emergentes.

    Conclusão rápida: Com a complexidade de muitos desafios de eDiscovery, uma combinação de soluções de software pode ser necessária para atender a determinados requisitos de tarefas complexas de forma satisfatória. Essas combinações de soluções podem incluir ofertas locais e externas que funcionam de forma complementar. Dado que a maioria das organizações enfrentará um grau de complexidade em algum momento que não pode ser resolvido por uma única solução de eDiscovery, parece razoável fazer seleções de oferta que não impeçam a interoperabilidade eficiente com outras plataformas.

    Considerando o custo

    “Em economia, um dos conceitos mais importantes é 'custo de oportunidade' - a ideia de que uma vez que você gasta seu dinheiro em algo, você não pode gastá-lo novamente em outra coisa.” Malcom Turnbull

    As restrições orçamentárias são um obstáculo comum para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que buscam abordar os elementos jurídicos, tecnológicos e de negócios do eDiscovery. Essa restrição econômica é agravada pela falta de consistência, previsibilidade e transparência no preço de muitas ofertas de software, independentemente de estarem no local ou fora do local, ou baseadas em tecnologias emergentes ou maduras.

    À medida que escritórios de advocacia e departamentos jurídicos se esforçam para selecionar as melhores soluções para seus desafios específicos de eDiscovery, é importante que eles possam comparar e contrastar os prós e os contras de diferentes ofertas. Embora muitos fornecedores apresentem publicamente atributos de oferta detalhados em relação à segurança, capacidade e complexidade, muitos não compartilham informações públicas sobre preços e modelos de preços. Dado o fato de que as restrições orçamentárias continuam a ser um dos principais elementos que impactam a condução da descoberta, publicando publicamente os preços, os fornecedores podem ajudar a simplificar o processo de tomada de decisão de eDiscovery, removendo uma das preocupações mais comuns no início do processo de avaliação. Essa preocupação é “quanto isso vai custar”. Além disso, assim como muitos fornecedores de software buscam integrar a tecnologia em suas ofertas para simplificar a descoberta, os provedores prudentes agora estão combinando elementos de preços no local e fora do local em sua oferta geral para simplificar o processo de aquisição de software. Um exemplo dessa integração de preços é o pacote de uma solução geral que contém elementos de ofertas locais e externas disponíveis por um período de tempo prescrito a um custo único, compreensível e previsível.

    Quick Takeaway: Dado o fato de que a maioria dos fornecedores de software de eDiscovery entende o custo de entregar suas soluções ao mercado, parece razoável que aqueles no ecossistema de eDiscovery possam solicitar e esperar receber preços simplificados dos provedores. Esse preço simplificado deve levar em conta todos os elementos de uma oferta de software, independentemente de ser no local, fora do local ou uma combinação dos dois. O preço também deve poder ser fornecido para projetos individuais ou assinaturas definidas por tempo e volume, tempo de negociação do compromisso do usuário para benefícios de custo do usuário.

    Glitter revisitado

    Ao navegar pelas generalidades brilhantes apresentadas por indivíduos e organizações que buscam influenciar as decisões de seleção de software de eDiscovery, lembre-se de que pode haver muitas opções certas para suas necessidades específicas. Considerar essas escolhas através da lente de segurança, capacidade, complexidade e custo pode ajudar a garantir que você não apenas faça a escolha certa, mas faça a melhor escolha para suas necessidades.

    referências

    1 - Webber, M. (2017). Você não pode mapear dados para sempre - 10 principais etapas para operacionalizar o GDPR - Lei de Privacidade, Segurança e Informação Fieldfisher. [online] PrivacyLawBlog.fieldfisher.com. Disponível em: [Acessado em 7 de março de 2017].

    2 - Michael Caton (2017). Estratégias-chave para melhorar o desempenho das equipes de descoberta eletrônica. Pesquisa Aberdeen, p.2.

    3 - Austin, D. (2017). Três maneiras pelas quais o eDiscovery é mais seguro na nuvem: tendências de eDiscovery - CloudNine. [conectados] Blog diário do eDiscovery. Disponível em: [Acessado em 7 de março de 2022].

    4 - Greetham, D. (2017). 3 maneiras pelas quais a descoberta eletrônica é mais segura na nuvem do que no local. [Blog] Artigos do LinkedIn. Disponível em: [Acessado em 7 de março de 2022].

    5 - ICO.org.uk. (2022). Visão geral do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR). [online] Disponível em: [Acessado em 7 de março de 2017].

    6 - Robinson, R. (2022). Uma vista do topo? Resultados da pesquisa de confiança nos negócios eDiscovery no inverno de 2022. [online] Descoberta complexa. Disponível em: [Acessado em 7 de março de 2022]

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